Laternenumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Laternenumzug braucht mehr Vorbereitung als Laternen und ein gemeinsames Lied. Kläre zuerst Route, Treffpunkt, Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen, bevor Einladungen verschickt werden. Danach folgen Anmeldung, Helferplan, Laternenmaterial und die Verpflegung am Ziel. Kurz vor dem Termin prüfst du Strecke, Wetter, Beleuchtung und die letzten Informationen für alle Teilnehmenden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Treffpunkt festlegen
2 Personen
Genehmigung oder Meldung regeln
Verkehrsmaßnahmen beantragen
Versicherung und Haftung prüfen
Sammelpunkt und Ziel reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Lieferant für Laternen festlegen
Catering bestellen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwilligenplan erstellen
Strecke vor Ort prüfen
2 Personen
Anwohner informieren
2 Personen
Verkehrsregler einweisen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmenden die letzten Informationen senden
Einkaufen gehen
2 Personen
Lampions und Materialien prüfen
2 Personen
Beleuchtung und Batterien testen
2 Personen

Event

Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Anmeldeformulare bereitlegen
Ausgabepunkt für Laternen einrichten
2 Personen
Basteltische einrichten
3 Personen
Bastelmaterialien verteilen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Lampions verteilen
3 Personen
Laternen dekorieren lassen
4 Personen
Kinder beim Basteln begleiten
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Lichter verteilen und prüfen
3 Personen
Eröffnung und Sicherheitseinweisung geben
2 Personen
Umzug begleiten
10 Personen
Zurückbleibende betreuen
2 Personen
Zielbereich besetzen
3 Personen
Besucher zum Ausgang weisen
2 Personen
Lampions einsammeln
3 Personen
Abfall während der Veranstaltung sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Geschirr und Material spülen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundgegenstände registrieren
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Dankesnachricht an Freiwillige senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
KlappischeAnz. 4
TischdeckensetsAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 8

Catering

ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
Einkäufe

Dekoration

PapierlampionsAnz. 180
LampionstäbeAnz. 180
LED-LichterAnz. 200
BastelpapierAnz. 300
BuntstiftsetsAnz. 20
FilzstifteAnz. 20
KinderscherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 40
KlebebandrollenAnz. 20
AufkleberbögenAnz. 100

Beleuchtung

LED-TaschenlampenAnz. 20
AA-BatterienAnz. 240
AAA-BatterienAnz. 120
BatterielaternenAnz. 12

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 12
HandyladegeräteAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6

Sicherheit

Warnwesten für VerkehrspostenAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 10
VerkehrskegelAnz. 20

Informationen

WegweiserAnz. 20
RegistrierungsschilderAnz. 4
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 200

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4
WischsetsAnz. 2

Tipps

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Treffpunkt und Genehmigungen. Für Straßenquerungen oder Verkehrsmaßnahmen brauchen zuständige Stellen oft mehrere Wochen Vorlauf.
Lege die Anmeldung spätestens 3 Wochen vor dem Umzug an. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit die Bestellung für Getränke und Essen nicht auf Schätzungen beruht.
Plane pro 10 bis 15 Kinder mindestens eine eingewiesene Aufsichtsperson ein und erstelle den Freiwilligenplan spätestens 7 Tage vorher. Verkehrsregler brauchen klare Positionen, Warnwesten und eine kurze Einweisung.
Teste 2 bis 3 Tage vorher jede Batterielaterne und alle LED-Lichter. Lege zusätzlich passende AA- und AAA-Batterien sowie LED-Taschenlampen für dunkle Streckenabschnitte bereit.
Informiere Teilnehmende, Anwohner und Helfer spätestens 48 Stunden vorher über Treffpunkt, Startzeit, Route, Ziel und Wetterhinweise. Am Veranstaltungstag sollten Empfangstheke, Anmeldeformulare, Tische, Stühle und Partyzelte mindestens 60 Minuten vor Beginn stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Laternenumzug anmelden?: Starte die Anmeldung und Genehmigungsprüfung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Bei benötigten Verkehrsmaßnahmen solltest du eher 8 Wochen einplanen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Laternenumzug?: Rechne mit mindestens einer Aufsichtsperson pro 10 bis 15 Kindern, zusätzlich zu den Personen für Empfang, Verpflegung und Verkehrssicherung. Erstelle den Einsatzplan spätestens 7 Tage vorher.
Was muss man für einen Laternenumzug an Laternen einplanen?: Plane eine Laterne und einen Laternenstab pro Kind sowie Ersatzmaterial für etwa 10 Prozent der Gruppe ein. Batterien, LED-Lichter und Reparaturmaterial sollten spätestens 2 bis 3 Tage vorher geprüft werden.
Wann soll man die letzten Infos zum Laternenumzug verschicken?: Sende Treffpunkt, Startzeit, Route, Ziel, Wetterhinweise und Hinweise zu Laternen spätestens 48 Stunden vorher. So können Familien fehlende Materialien noch rechtzeitig besorgen.

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