Lampionnenoptocht organiseren: checklist en planning

Een lampionnenoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen lampionnen uitdelen. Je regelt eerst de route, toestemming en verkeersmaatregelen, daarna de deelnemers, vrijwilligers en materialen. Plan ook de start- en eindlocatie, zodat duidelijk is waar mensen verzamelen en hoe je de optocht afsluit. Met deze checklist houd je de 72 taken en 60 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd bevestigen
2 personen
Route vaststellen
3 personen
Toestemming voor route aanvragen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Startlocatie bevestigen
Eindlocatie bevestigen
Leveranciers reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aantal deelnemers bepalen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routekaart maken
Routekaart verspreiden
2 personen
Lampionnen bestellen
Verlichting testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers herinneren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Lampionnen controleren
3 personen
Lampionstokken monteren
4 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Vrijwilligersinstructies printen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Starttafel inrichten
3 personen
Eindtijdlocatie inrichten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Aanmeldtafel bemannen
3 personen
Lampionnen uitdelen
4 personen
Lampionverlichting uitdelen
2 personen
Route uitleggen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Deelnemers verzamelen
4 personen
Lampionnen aanzetten
4 personen
Optocht starten
3 personen
Voorhoede begeleiden
3 personen
Achterhoede begeleiden
3 personen
Kruispunten beveiligen
6 personen
Route vrijhouden
4 personen
Verdwaalde deelnemers opvangen
2 personen
Optocht ontbinden
3 personen
Afsluitend drankje serveren
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Lampionnen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen teruggeven

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kleedjesaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Papieren lampionnenaantal 180
Lampionstokkenaantal 180
Batterijhoudersaantal 180
Decoratieve vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 10

Apparatuur

Megafoonaantal 2
Bluetoothspeakeraantal 2
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Portofoonsaantal 8
Handlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 16
Verkeerskegelsaantal 20
Dranghekkenaantal 8
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Routeaanduiding

Routebordenaantal 20
Pionlintaantal 6
Krijtaantal 12
Routekaartenaantal 100

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Organisatie

Kassa- of geldkist
Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 20
Naamstickersaantal 100
Polsbandjesaantal 200
Opbergkrattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, start- en eindlocatie minimaal 6 weken vooraf vast. Vraag toestemming voor de route aan voordat je uitnodigingen verstuurt; verkeersmaatregelen kunnen extra afstemming vragen.
Wijs per groep of deel van de route een vrijwilliger aan. Gebruik veiligheidshesjes, portofoons en een megafoon, en zorg dat de voor- en achterste begeleider elkaar tijdens de optocht kunnen bereiken.
Test alle verlichting uiterlijk 2 dagen vooraf. Controleer LED-lichtslingers, lantaarns, batterijhouders en verlengkabels afzonderlijk en leg reservebatterijen en powerbanks klaar.
Monteer lampionstokken niet pas bij de start. Controleer de lampionnen en zet de stokken vooraf klaar, zodat je op locatie alleen nog beschadigde exemplaren hoeft te vervangen.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 4 uur voor vertrek. Zet partytenten, kleedjes en tafels klaar voor het verzamelpunt en bepaal vooraf wat je doet bij harde wind of regen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lampionnenoptocht organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, route en toestemming. Reserveer leveranciers en werf vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de optocht.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lampionnenoptocht?: Reken minimaal op 1 begeleider per 10 tot 15 deelnemers, plus 2 vaste mensen voor de voor- en achterzijde. Bij een route met kruisingen of verkeer zijn extra verkeersbegeleiders nodig.
Wanneer moet ik de route voor een lampionnenoptocht regelen?: Stel de route 6 tot 8 weken vooraf vast en vraag daarna direct toestemming aan. Verspreid de definitieve routekaart uiterlijk 1 week voor vertrek en plaats routeborden op de dag zelf.
Hoeveel reserveverlichting heb ik nodig voor een lampionnenoptocht?: Houd minimaal 10 procent reservebatterijen en lampionnen achter de hand. Test alle verlichting 2 dagen vooraf en neem tijdens de optocht handlampen, zaklampen en reservebatterijen mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.