Checklist para organizar un desfile de farolillos
Un desfile de farolillos necesita más que preparar las luces: hay que cerrar la ruta, tramitar los permisos y coordinar la seguridad antes de invitar a los participantes. Esta checklist reúne el trabajo desde la primera decisión hasta el montaje final. Incluye la organización de inscripciones, voluntarios, señales, farolillos e iluminación. Úsala en orden para evitar que la ruta o los materiales se queden para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y hora
2 personas
Definir la ruta
3 personas
Solicitar permiso para la ruta
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
Confirmar el lugar de inicio
Confirmar la ubicación final
Reservar proveedores
Reclutar voluntarios
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar el número de participantes
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Crear un mapa de la ruta
Distribuir el mapa de la ruta
2 personas
Encargar farolillos
Probar la iluminación
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los participantes
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Comprobar los farolillos
3 personas
Montar los palos de los faroles
4 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Imprimir las instrucciones para voluntarios
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar la mesa de inicio
3 personas
Preparar el lugar de cierre
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar flechas de ruta
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas
Evento
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Repartir farolillos
4 personas
Repartir la iluminación de farolillos
2 personas
Explicar la ruta
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Reunir a los participantes
4 personas
Encender los farolillos
4 personas
Dar salida al desfile
3 personas
Acompañar al grupo de cabeza
3 personas
Acompañar al grupo de retaguardia
3 personas
Asegurar los cruces
6 personas
Mantener libre la ruta
4 personas
Atender a los participantes perdidos
2 personas
Disolver el desfile
3 personas
Servir la bebida de cierre
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Seguimiento
Recoger los farolillos
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar los carteles de ruta
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Llevar la basura
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar la comida sobrante
2 personas
Devolver objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mantelescant. 8
- Percheroscant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Faroles LEDcant. 12
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
Decoración
- Farolillos de papelcant. 180
- Palos de los farolescant. 180
- Soportes para pilascant. 180
- Guirnaldas de banderines decorativascant. 8
- Globoscant. 100
- Decoración de mesacant. 10
Equipo
- Megáfonocant. 2
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Baterías externascant. 4
- Cables de cargacant. 6
- Walkie-talkiescant. 8
- Linternas de manocant. 8
- Baterías de repuestocant. 24
Seguridad
- Chalecos reflectantescant. 16
- Conos de tráficocant. 20
- Vallas de control de multitudescant. 8
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 8
- Extintorescant. 2
Señalización de ruta
- Señales de rutacant. 20
- Cinta de delimitarcant. 6
- Tizacant. 12
- Mapas de rutacant. 100
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 200
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 200
- Cubiertoscant. 200
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Pinzascant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Recogedores de polvocant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Organización
- Caja registradora o caja de efectivo
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 20
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Pulserascant. 200
- Cajas de almacenamientocant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la hora y los puntos de inicio y final antes de enviar invitaciones. Solicita el permiso de la ruta y coordina las medidas de tráfico con varias semanas de margen, porque pueden requerir revisión externa.
- Define la ruta en un mapa con antelación y prepara señales visibles para cruces y cambios de dirección. Distribuye el mapa a los participantes antes del desfile y lleva una copia para cada responsable de grupo.
- Calcula el número de participantes a partir de las inscripciones y asigna voluntarios a tareas concretas. Reserva también tiempo para recoger preferencias dietéticas si habrá comida o bebida al finalizar.
- Prueba la iluminación antes del día del desfile: comprueba los farolillos, los soportes para pilas, las baterías y los cables de carga. Lleva baterías de repuesto, linternas y walkie-talkies para resolver fallos durante el recorrido.
- Consulta el pronóstico del tiempo el día anterior y vuelve a revisarlo el mismo día. Prepara con antelación las carpas, el material de seguridad, las señales y el botiquín para no depender de una compra de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de farolillos?
- Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar la ruta, solicitar permisos, reservar proveedores y reclutar voluntarios. Deja la última semana para cerrar inscripciones, revisar el pronóstico y comprobar todos los materiales.
- ¿Qué permiso necesito para un desfile de farolillos?
- Si el recorrido utiliza calles o afecta al tráfico, consulta y solicita el permiso correspondiente antes de anunciar la ruta. Hazlo como mínimo 4 semanas antes, porque también pueden ser necesarias medidas de tráfico.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un desfile de farolillos?
- Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 10 a 15 participantes y añade responsables para el inicio, el final y los cruces. El número exacto depende de la longitud de la ruta y de las indicaciones de tráfico.
- ¿Cuándo se deben preparar los farolillos y las señales?
- Comprueba los farolillos y prueba la iluminación entre 3 y 7 días antes. Monta los palos, prepara las señales de ruta y revisa las baterías el día anterior para tener tiempo de sustituir material defectuoso.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!