Zo organiseer je een lampionnenoptocht

Begin minstens zes weken vooraf met de datum, route en toestemming voor de openbare weg. Leg daarna de start- en eindlocatie vast en regel verkeersmaatregelen, vrijwilligers en eventuele leveranciers. Vier weken voor de tocht wil je weten hoeveel deelnemers komen, zodat je lampionnen, stokken en begeleiding kunt afstemmen. In de laatste week draait alles om testen, routeaanduiding, weersverwachting en een duidelijke briefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2 personen
2
Route vaststellen
3 personen
3
Toestemming voor route aanvragen
4
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
5
Startlocatie bevestigen
6
Eindlocatie bevestigen
7
Leveranciers reserveren
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen opstellen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Aantal deelnemers bepalen
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Routekaart maken
16
Routekaart verspreiden
2 personen
17
Lampionnen bestellen
18
Verlichting testen
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Deelnemers herinneren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen ophalen
2 personen
23
Lampionnen controleren
3 personen
24
Lampionstokken monteren
4 personen
25
Routeborden voorbereiden
2 personen
26
Vrijwilligersinstructies printen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
30
Starttafel inrichten
3 personen
31
Eindtijdlocatie inrichten
3 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Routepijlen plaatsen
3 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

39
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
41
Aanmeldtafel bemannen
3 personen
42
Lampionnen uitdelen
4 personen
43
Lampionverlichting uitdelen
2 personen
44
Route uitleggen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Koffie en thee schenken
2 personen
49
Deelnemers verzamelen
4 personen
50
Lampionnen aanzetten
4 personen
51
Optocht starten
3 personen
52
Voorhoede begeleiden
3 personen
53
Achterhoede begeleiden
3 personen
54
Kruispunten beveiligen
6 personen
55
Route vrijhouden
4 personen
56
Verdwaalde deelnemers opvangen
2 personen
57
Optocht ontbinden
3 personen
58
Afsluitend drankje serveren
3 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

60
Lampionnen opruimen
4 personen
61
Versiering verwijderen
3 personen
62
Routeborden verwijderen
3 personen
63
Verlichting afbreken
3 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Afval wegbrengen
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven eten opruimen
2 personen
72
Gevonden voorwerpen teruggeven

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kleedjesaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Papieren lampionnenaantal 180
Lampionstokkenaantal 180
Batterijhoudersaantal 180
Decoratieve vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 10

Apparatuur

Megafoonaantal 2
Bluetoothspeakeraantal 2
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Portofoonsaantal 8
Handlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 16
Verkeerskegelsaantal 20
Dranghekkenaantal 8
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Routeaanduiding

Routebordenaantal 20
Pionlintaantal 6
Krijtaantal 12
Routekaartenaantal 100

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Organisatie

Kassa- of geldkist
Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 20
Naamstickersaantal 100
Polsbandjesaantal 200
Opbergkrattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag toestemming voor de route en stem verkeersmaatregelen uiterlijk vier tot zes weken vooraf af. Controleer ook of kruisingen, smalle doorgangen en de eindlocatie extra begeleiding nodig hebben.
Plan minimaal één vrijwilliger per groep van ongeveer 10 tot 15 deelnemers en wijs daarnaast aparte mensen aan voor de voorhoede, achterhoede en het startpunt. Deel portofoons of telefoonnummers uiterlijk tijdens de briefing.
Test alle verlichting twee tot drie dagen vooraf. Controleer LED-lichtslingers, lantaarns, batterijhouders en verlengkabels; leg reservebatterijen, powerbanks en handlampen klaar op een vast uitgiftepunt.
Maak een routekaart met start, eindpunt, rust- of verzamelpunten en nooduitgangen. Zet routeborden en pionlint op de dag zelf minstens 60 minuten voor vertrek neer, zodat je nog kunt bijsturen.
Plan de laatste deelnemersherinnering 24 tot 48 uur vooraf met starttijd, verzamelplek, route, kledingadvies en wat deelnemers zelf meenemen. Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend van de optocht en bepaal wie de beslissing communiceert bij slecht weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lampionnenoptocht organiseren?: Start ongeveer zes weken vooraf met datum, route en toestemming. Regel vrijwilligers en leveranciers vier weken vooraf en rond materialen, routeborden en deelnemerscommunicatie in de laatste zeven dagen af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lampionnenoptocht?: Reken op minimaal één begeleider per 10 tot 15 deelnemers, plus twee mensen voor de voor- en achterhoede. Bij drukke kruisingen heb je per punt meestal nog één extra verkeersbegeleider nodig.
Hoeveel lampionnen moet ik bestellen?: Bestel één lampion en één lampionstok per aangemelde deelnemer, plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 80 deelnemers kom je daarmee uit op 88 lampionnen en 88 stokken.
Wanneer controleer je de route en verlichting voor een lampionnenoptocht?: Loop de route één week vooraf nogmaals na en controleer de verlichting twee tot drie dagen voor vertrek. Zet routeborden, pionlint en veiligheidsmateriaal op de dag zelf minimaal 60 minuten vooraf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.