Checklist voor een kwekerij open dag organiseren

Een kwekerij open dag vraagt om meer voorbereiding dan alleen een rondleiding en wat planten klaarzetten. Je regelt tegelijk bezoekersstromen, verkoop, catering, parkeren en een veilige route door kas en buitenruimte. Begin met datum, programma en aanmeldingen, werk daarna de hoeveelheden en leveringen uit. In de laatste week draait alles om schoonmaak, bewegwijzering, apparatuur en een opstelling die bezoekers vanzelf van ontvangst naar rondleiding en verkoop leidt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Leveringen reserveren
Rondleidingroutes bepalen
2 personen
Verkoopplanten selecteren
3 personen
Prijzen en plantlabels maken
2 personen
Plattegrond en routebord maken
Weersverwachting controleren
Parkeerterrein voorbereiden
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Verkoopvoorraad controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Kas en paden schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verkooptafels inrichten
3 personen
Plantlabels plaatsen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Garderobe en gevonden voorwerpen klaarzetten
Contant geld en pinapparaat controleren
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Briefing rondleiders geven
3 personen
Briefing verkoopteam geven
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Plantvragen beantwoorden
3 personen
Planten verkopen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en tafels bijhouden
2 personen
Parkeerplaats begeleiden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Verkoopplanten veilig wegzetten
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en glaswerk afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Kas en sanitair schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Garderoberek
Kledinghangersaantal 80
Transportkarrenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Apparatuur

Pinapparaat
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Handmicrofoon
Luidspreker

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Buitenlampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 10
Plantlabelsaantal 150
Routebordenaantal 12
Prijshoudersaantal 40
Krijtbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en houd per route ruimte voor de verwachte groepsgrootte. Zo voorkom je dat bezoekers zich ophopen bij smalle kaspaden of verkooptafels.
Maak plantlabels en prijzen uiterlijk enkele dagen vooraf. Controleer de verkoopvoorraad nogmaals op de ochtend zelf, zodat bezoekers niet naar planten vragen waarvan er te weinig of geen exemplaren zijn.
Richt het koffiepunt apart van de entree en de verkoop in. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen vooraf klaar.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur voor opening. Zet partytenten, buitenlampen en verlengkabels zo neer dat regen en bezoekersstromen geen losse kabels of gladde doorgangen veroorzaken.
Test pinapparaat, luidspreker en handmicrofoon vóórdat de tafels en tenten definitief staan. Leg voor het parkeerterrein, de entree, de rondleiding en de verkoop elk een duidelijk routebord klaar; bezoekers zoeken juist daar vaak te laat naar aanwijzingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kwekerij open dag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en verwerk aanmeldingen, zodat je ongeveer 2 weken voor de open dag catering, rondleidingen en verkoopvoorraad kunt bepalen.
Hoeveel koffie en drank moet ik inkopen voor een kwekerij open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd extra water achter de hand. Tel dieetwensen en bezoekers die niet vooraf zijn aangemeld mee voordat je de cateringhoeveelheden bestelt.
Wanneer zet ik routeborden en plantlabels voor een open dag?: Plaats vaste plantlabels en routeborden de dag vóór de open dag, na het schoonmaken van kas en paden. Loop de volledige route op de ochtend zelf nog één keer na, inclusief parkeerterrein en verkooptafels.
Wat moet ik de dag voor een kwekerij open dag controleren?: Controleer verkoopvoorraad, prijzen, aanmeldingen, cateringleveringen, pinapparaat en geluidsapparatuur uiterlijk de avond ervoor. Zet waar mogelijk tafels, stoelen, garderoberek en koffiepunt al klaar; partytenten en buitenverlichting controleer je opnieuw op de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.