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Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de pépinière

Une journée portes ouvertes en pépinière demande plus qu’un espace bien rangé. Il faut guider les visiteurs, préparer les plantes à vendre, organiser les inscriptions et prévoir un accueil qui fonctionne même en cas d’affluence. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, de la date au rangement final. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : étiquettes, paiement, stationnement, boissons fraîches et matériel de repli en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Déterminer les quantités de catering

    2 personnes

  • Réserver les livraisons

  • Définir les parcours de visite

    2 personnes

  • Sélectionner les plants à vendre

    3 personnes

  • Créer les prix et les étiquettes des plantes

    2 personnes

  • Créer le plan du site et le panneau d’itinéraire

  • Vérifier les prévisions météo

  • Préparer le parking

    3 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Tester l'équipement

    2 personnes

  • Vérifier le stock de vente

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Nettoyer la serre et les allées

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables de vente

    3 personnes

  • Mettre les étiquettes des plantes

    3 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    2 personnes

  • Installer la décoration

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Préparer le vestiaire et les objets trouvés

  • Vérifier l’argent liquide et le terminal de paiement

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    2 personnes

  • Briefer les guides

    3 personnes

  • Faire le briefing de l'équipe de vente

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Enregistrer les inscriptions

    2 personnes

  • Accompagner les visites guidées

    4 personnes

  • Répondre aux questions sur les plantes

    3 personnes

  • Vendre des plantes

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Gérer les déchets et les tables

    2 personnes

  • Encadrer le parking

    2 personnes

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    2 personnes

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

Suivi

  • Mettre les plantes à vendre en lieu sûr

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Laver la vaisselle et la verrerie

    2 personnes

  • Collecter et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le point café

    2 personnes

  • Nettoyer la caisse et les sanitaires

    3 personnes

  • Retirer la signalétique

    2 personnes

  • Ranger les courses restantes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tente de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tables hautesqté 6
  • Portant à vêtements
  • Cintresqté 80
  • Chariots de transportqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verresqté 120
  • Assiettesqté 120
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Cuillèresqté 120
  • Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Conteneurs à glaceqté 3
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Carafesqté 6

Équipement

  • Terminal de paiement
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 4
  • Microphone à main
  • Haut-parleur

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes d'extérieurqté 6

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Nappesqté 8
  • Compositions floralesqté 10
  • Étiquettes pour plantesqté 150
  • Panneaux de directionqté 12
  • Porte-prixqté 40
  • Panneaux en ardoiseqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et le programme au moins 4 semaines à l’avance. Laissez suffisamment de temps pour envoyer les invitations, traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
  • Définissez les parcours avant de déplacer les tables de vente. Prévoyez une signalétique visible dès le parking et vérifiez que le trajet reste praticable avec des poussettes ou par temps humide.
  • Préparez les prix et les étiquettes des plantes plusieurs jours avant l’ouverture. Contrôlez ensuite le stock de vente : une plante sans prix ou sans emplacement ralentit immédiatement les visiteurs et l’encaissement.
  • Réservez les livraisons et dimensionnez le catering à partir des inscriptions confirmées. Gardez une marge pour les visiteurs qui viennent sans avoir prévu leur passage, surtout si le programme est ouvert toute la journée.
  • Testez le terminal de paiement, les rallonges, les machines à café et la sonorisation la veille. Le matin même, refroidissez les boissons, installez le point café et prévoyez un contrôle météo avant de monter les tentes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes en pépinière ?
Prévoyez au moins 4 semaines pour fixer le programme, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Commencez les achats, les étiquettes et la préparation du site 7 à 10 jours avant l’événement.
Quand vérifier la météo pour une journée portes ouvertes de pépinière ?
Faites une première vérification 7 jours avant, puis une deuxième 48 heures avant. Le jour précédent, décidez définitivement de l’installation des tentes, de l’éclairage extérieur et du parcours de visite.
Combien de plantes faut-il préparer pour la vente ?
Basez la préparation sur le stock confirmé et sur les inscriptions, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les visiteurs non inscrits. Étiquetez chaque référence au plus tard la veille pour éviter les erreurs à l’accueil.
Quand installer les tables et les panneaux de parcours ?
Installez les tables, les panneaux et les étiquettes le jour précédent si le site est sécurisé. Gardez le matin de l’ouverture pour les contrôles, le café, les boissons, le paiement et les derniers ajustements du parcours.

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