Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del vivero

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el programa y las inscripciones con varias semanas de margen. Pregunta por las preferencias dietéticas al registrarse para calcular el catering sin depender de estimaciones de última hora.
• Define las rutas de la visita guiada antes de colocar las señales. Prepara un plano visible y comprueba que los senderos estén limpios y sean fáciles de seguir para grupos completos.
• Separa la preparación de la venta de plantas de la recepción de visitantes. Ten listas las etiquetas y los precios antes del montaje de las mesas para no escribirlos mientras llegan las primeras personas.
• Comprueba el pronóstico del tiempo y prepara las carpas, el aparcamiento y la iluminación exterior con antelación. Revisa también cables alargadores, regletas, micrófono y altavoz antes de abrir.
• Monta el punto de café y enfría las bebidas el mismo día, pero deja tazas, vasos, platos y cubiertos contados desde el día anterior. Así puedes detectar faltantes antes de que empiece la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del vivero?

Empieza a fijar la fecha y el programa entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones y abre las inscripciones cuanto antes; deja la compra y el montaje final para los últimos 1 o 2 días.

¿Cuántas bebidas necesito para una jornada de puertas abiertas?

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una reserva del 10 al 15 %. Para el café, cuenta al menos una taza por visitante previsto y comprueba que los termos y las máquinas tengan capacidad suficiente.

¿Cuándo preparo las etiquetas y los precios de las plantas?

Selecciona las plantas de venta y prepara precios y etiquetas como mínimo 3 días antes. El día anterior revisa el stock y coloca las etiquetas en las mesas para que la zona esté lista antes de recibir al público.

¿Cuándo debo montar las carpas y probar el equipo?

Monta las carpas, las mesas y las sillas el día anterior si el recinto lo permite. Prueba micrófono, altavoz, cables, regletas y luces al menos 2 horas antes de la apertura para poder cambiar la distribución o resolver fallos.

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