Checklist voor een goed georganiseerde kunstopendag

Een kunstopendag vraagt meer voorbereiding dan alleen kunstwerken ophangen. Je stemt kunstenaars, workshops, demonstraties en bezoekersregistratie op elkaar af, terwijl de expositie veilig en overzichtelijk moet worden ingericht. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar promotie, materialen en catering. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor panelen, ezels, labels, ontvangst en een laatste controle van de workshops.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende kunstenaars bevestigen
2 personen
Workshops en demonstraties plannen
2 personen
Locatie reserveren
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kunstwerken en maten inventariseren
2 personen
Expositielabels ontwerpen
Programma en plattegrond drukken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
Materialen per workshop klaarzetten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Expositiepanelen plaatsen
4 personen
Kunstwerken ophangen
4 personen
Sculpturen en keramiek opstellen
3 personen
Expositielabels bevestigen
2 personen
Workshoptafels inrichten
3 personen
Materialen per werkplek verdelen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Naambadges en presentielijst klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffet en hapjes klaarzetten
3 personen
Verlichting en muziek testen
2 personen
Veilige looproutes controleren
2 personen

Event

Deuren openen voor bezoekers
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma uitdelen
Kunstenaars voorstellen
Rondleiding begeleiden
2 personen
Schilderworkshop begeleiden
2 personen
Keramiekdemonstratie begeleiden
2 personen
Tekendemonstratie begeleiden
2 personen
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Buffet bijhouden
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Workshopmaterialen aanvullen
Werktafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Verkoopregistratie afsluiten
2 personen

Nazorg

Kunstwerken afbouwen
4 personen
Expositiepanelen demonteren
3 personen
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
Resterende catering verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Kunstwerken veilig terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 12
Displaykubussenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Tafellinnenaantal 10

Decoratie

Expositiepanelenaantal 12
Schildersezelsaantal 10
Wandhakenaantal 40
Schilderijdradenaantal 20
Expositielabelsaantal 40
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Vlaggetjesaantal 3
Bloemstukkenaantal 4
Naamkaartjesaantal 50

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerplankenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Karaffenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Lijmpistolenaantal 6
Snijmattenaantal 10
Schortenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 10
Rolsteekwagensaantal 2

Keuken

Maatbekersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Voedselbakkenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan workshops en demonstraties vóór je het programma en de uitnodigingen vastlegt. Noteer per onderdeel de begeleider, starttijd, duur, maximale groepsgrootte en benodigde materialen.
Maak voor elk kunstwerk een inventaris met kunstenaar, titel, afmetingen en ophangwijze. Controleer daarna of je genoeg expositiepanelen, wandhaken, schilderijdraden en displaykubussen hebt.
Verstuur uitnodigingen en start promotie zodra datum, locatie en programma definitief zijn. Zet het aanmeldformulier uiterlijk 2 weken vooraf open, zodat je deelnemers en dieetwensen kunt verwerken.
Zet workshopmaterialen per activiteit apart klaar in bakken of dozen. Zo voorkom je dat je op de ochtend zelf nog moet zoeken naar benodigdheden terwijl kunstenaars en begeleiders al binnenkomen.
Reserveer op de opbouwdag extra tijd voor verlichting, labels en looproutes. Plaats ontvangsttafel, programmastandaards, kapstokken en afvalbakken vóór de deuren opengaan en koel dranken minimaal enkele uren vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstopendag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, locatie, kunstenaars en programma vast; daarna volgen aanmeldingen, promotie, drukwerk en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik kunstenaars bevestigen voor een kunstopendag?: Bevestig deelnemende kunstenaars uiterlijk 6 weken voor de kunstopendag. Vraag dan ook de kunstwerken, afmetingen, titels en ophanginstructies op, zodat labels en de plattegrond op tijd kunnen worden gemaakt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kunstopendag?: Reken op minimaal 3 tot 4 uur voor een kleine tot middelgrote expositie. Tafels en stoelen plaatsen gaat snel, maar panelen opstellen, kunstwerken ophangen, sculpturen neerzetten en labels bevestigen kosten samen de meeste tijd.
Wanneer moet ik de catering voor een kunstopendag regelen?: Controleer de boodschappenlijst en dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en doe de houdbare boodschappen dan. Koop gekoelde producten 1 dag eerder en koel dranken enkele uren voor de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.