LizztLIZZT
esLanguage — Español

Jornada de puertas abiertas de arte: checklist de organización

Organizar una jornada de puertas abiertas de arte requiere coordinar exposición, talleres y visitas en el mismo espacio. Esta checklist reúne 66 tareas y 55 materiales para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha y confirmar a los artistas hasta abrir el lugar al público. Incluye también lo que suele quedarse para el último momento: etiquetas, mapas, preferencias dietéticas, embalaje de obras y preparación independiente de cada taller.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Fijar la fecha y el programa

    2 personas

  • Confirmar los artistas participantes

    2 personas

  • Planificar talleres y demostraciones

    2 personas

  • Reservar el lugar

  • Asignar monitores del taller

    2 personas

  • Crear formulario de inscripción

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Publicar promoción en redes sociales

  • Colgar pósters

    2 personas

  • Gestionar inscripciones

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Inventariar obras de arte y medidas

    2 personas

  • Diseñar etiquetas de exposición

  • Imprimir el programa y el mapa

    2 personas

  • Comprobar la lista de la compra

    2 personas

  • Hacer la compra

    3 personas

  • Empaquetar las obras de arte de forma segura

    3 personas

  • Preparar el material para cada taller

    3 personas

  • Enfriar bebidas

    2 personas

  • Abrir la ubicación

    2 personas

  • Colocar mesas y sillas

    4 personas

  • Colocar los paneles de exposición

    4 personas

  • Colgar obras de arte

    4 personas

  • Montar esculturas y cerámica

    3 personas

  • Fijar las etiquetas de la exposición

    2 personas

  • Preparar las mesas del taller

    3 personas

  • Distribuir los materiales por puesto de trabajo

    3 personas

  • Montar el mostrador de recepción

    2 personas

  • Preparar las tarjetas de nombre y la lista de asistencia

  • Preparar café y té

    2 personas

  • Preparar el buffet y los aperitivos

    3 personas

  • Probar la iluminación y la música

    2 personas

  • Comprobar las rutas de paso seguras

    2 personas

Evento

  • Abrir las puertas para los visitantes

    2 personas

  • Recibir a los visitantes

    2 personas

  • Registrar inscripciones

    2 personas

  • Repartir el programa

  • Presentar a los artistas

  • Guiar la visita

    2 personas

  • Dirigir el taller de pintura

    2 personas

  • Coordinar la demostración de cerámica

    2 personas

  • Guiar la demostración de dibujo

    2 personas

  • Acompañar la actividad infantil

    3 personas

  • Responder a las preguntas de los visitantes

    2 personas

  • Servir café y té

    2 personas

  • Servir aperitivos

    2 personas

  • Rellenar las bebidas

  • Controlar el buffet

    2 personas

  • Recoger la vajilla usada

    2 personas

  • Reponer el material del taller

  • Limpiar las mesas de trabajo durante el evento

    2 personas

  • Vaciar los contenedores de basura

  • Guiar a los visitantes hacia la salida

    2 personas

  • Cerrar el registro de ventas

    2 personas

Seguimiento

  • Desmontar las obras de arte

    4 personas

  • Desmontar los paneles de exposición

    3 personas

  • Reunir los materiales del taller

    3 personas

  • Empaquetar el catering restante

    2 personas

  • Lavar la vajilla

    3 personas

  • Recoger mesas y sillas

    4 personas

  • Limpiar el lugar

    4 personas

  • Retirar los residuos

    2 personas

  • Devolver las obras de arte de forma segura

    3 personas

  • Devolver el material prestado

    2 personas

  • Guardar los materiales sobrantes

    2 personas

  • Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Mesas plegablescant. 10
  • Sillascant. 80
  • Mesa de recepción
  • Taburetescant. 12
  • Cubos expositorescant. 8
  • Percheroscant. 2
  • Papeleracant. 6
  • Manteleríacant. 10

Decoración

  • Paneles de exposicióncant. 12
  • Caballetescant. 10
  • Ganchos de paredcant. 40
  • Cables para cuadroscant. 20
  • Etiquetas de exposicióncant. 40
  • Cartel de bienvenida
  • Atriles para programascant. 4
  • Banderinescant. 3
  • Arreglos floralescant. 4
  • Tarjetas de nombrecant. 50

Vajilla

  • Tazas de cafécant. 80
  • Vasoscant. 100
  • Platoscant. 100
  • Tenedorescant. 100
  • Cuchilloscant. 100
  • Cucharascant. 100
  • Tablas para servircant. 6
  • Cuencoscant. 12
  • Jarrascant. 8

Equipo

  • Máquinas de cafécant. 2
  • Teterascant. 2
  • Neveras portátilescant. 4
  • Altavoces Bluetoothcant. 2
  • Cables alargadorescant. 6
  • Regletascant. 6
  • Pistolas de pegamentocant. 6
  • Tapetes de cortecant. 10
  • Delantalescant. 20
  • Guantes de trabajocant. 10
  • Carros plataformacant. 2

Cocina

  • Jarras medidorascant. 4
  • Tablas de cortarcant. 4
  • Cuchillos de chefcant. 4
  • Pinzas de servircant. 8
  • Cucharonescant. 6
  • Bandejas de comidacant. 12

Iluminación

  • Focos LEDcant. 8
  • Luces decorativascant. 8
  • Bateríascant. 24

Limpieza

  • Escobacant. 2
  • Recogedor y escobacant. 2
  • Fregonascant. 2
  • Cuboscant. 4
  • Sprays de limpiezacant. 4
  • Paños de microfibracant. 20
  • Escobillas de bañocant. 2

Catering

  • Compras

Consejos

  • Cierra primero la fecha, el programa y los artistas participantes; después reserva el lugar y asigna monitores para cada taller. Sin esas confirmaciones, las invitaciones y el formulario de inscripción pueden quedar desactualizados.
  • Abre las inscripciones con tiempo suficiente para revisar los datos antes del evento. Recoge también las preferencias dietéticas, porque suelen aparecer demasiado tarde si solo se pregunta al llegar.
  • Prepara una ficha para cada obra con su inventario y medidas antes de diseñar las etiquetas. Así puedes imprimir etiquetas, programa y mapa sin corregir nombres o ubicaciones durante el montaje.
  • Empaqueta las obras de forma segura y separa el material de cada taller en cajas identificadas. El día del evento, comprobar una caja por taller evita buscar herramientas mientras ya están llegando los participantes.
  • Planifica el montaje por zonas: primero mesas, sillas y paneles; después cuelga las obras, monta esculturas y cerámica, y fija las etiquetas. Deja las bebidas enfriándose mientras terminas la recepción y la señalización.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de arte?
Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, confirmar artistas, reservar el lugar y definir talleres. Dedica los últimos 2 o 3 días a la compra, el embalaje y el montaje de la exposición.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una jornada de arte?
Abre el formulario entre 3 y 4 semanas antes del evento, sobre todo si los talleres tienen plazas limitadas. Cierra las inscripciones al menos 3 días antes para confirmar asistentes, monitores y preferencias dietéticas.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una exposición de arte?
Reserva entre 3 y 5 horas para colocar mobiliario, paneles, obras, esculturas, cerámica y etiquetas. Si participan varios artistas o hay talleres simultáneos, prepara el espacio el día anterior y deja solo los ajustes finales para la jornada.
¿Qué se suele olvidar en una jornada de puertas abiertas de arte?
Lo que más se retrasa son las etiquetas con medidas correctas, el mapa impreso, los ganchos y cables para cuadros, y el material separado por taller. Compruébalos con una lista final 24 horas antes y revisa de nuevo la recepción al abrir el lugar.

Planes parecidos a este

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.

Organiza este evento gratis con Lizzt

¡Organiza gratis e invita a tus contactos!