Checklist pour organiser une journée portes ouvertes d’artistes

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un enchaînement précis : confirmer les artistes, structurer le programme, préparer les inscriptions, puis installer l’exposition sans précipitation. Prévoyez des créneaux distincts pour les ateliers, les démonstrations et les visites libres. Cette checklist vous aide à ne rien oublier, des besoins alimentaires aux étiquettes des œuvres, et à répartir les préparatifs jusqu’à l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes participants
2 personnes
Planifier les ateliers et les démonstrations
2 personnes
Réserver le lieu
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Inventorier les œuvres et les dimensions
2 personnes
Concevoir les étiquettes d’exposition
Imprimer le programme et le plan
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
Préparer le matériel par atelier
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les panneaux d'exposition
4 personnes
Accrocher les œuvres
4 personnes
Installer les sculptures et la céramique
3 personnes
Fixer les étiquettes d’exposition
2 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Répartir le matériel par poste de travail
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs et la liste de présence
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes aux visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
Présenter les artistes
Animer la visite guidée
2 personnes
Animer l'atelier de peinture
2 personnes
Encadrer la démonstration de céramique
2 personnes
Encadrer la démonstration de dessin
2 personnes
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Suivre le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Réapprovisionner le matériel d’atelier
Nettoyer les tables de travail entre deux utilisations
2 personnes
Vider les poubelles
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer l'enregistrement des ventes
2 personnes

Suivi

Démonter les œuvres d’art
4 personnes
Démonter les panneaux d’exposition
3 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Table d’accueil
Tabouretsqté 12
Cubes d’expositionqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6
Nappesqté 10

Décoration

Panneaux d'expositionqté 12
Chevaletsqté 10
Crochets murauxqté 40
Câbles pour tableauxqté 20
Étiquettes d'expositionqté 40
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Guirlandes de fanionsqté 3
Compositions floralesqté 4
Badges nominatifsqté 50

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Planches de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pistolets à colleqté 6
Tapis de découpeqté 10
Tabliersqté 20
Gants de travailqté 10
Diables à roulettesqté 2

Cuisine

Verres doseursqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Bacs alimentairesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sprays nettoyantsqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 6 à 8 semaines à l’avance, puis confirmez rapidement chaque artiste participant pour éviter les changements de dernière minute.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi ajuster les ateliers, les achats et l’accueil.
Pour chaque œuvre, notez le nom de l’artiste, le titre et les dimensions avant l’impression des étiquettes. Faites cette vérification au moins 3 jours avant l’installation.
Préparez un bac ou une caisse par atelier avec son matériel complet la veille. Cela évite de chercher les fournitures pendant l’accueil du public.
Réservez plusieurs heures pour l’installation : comptez au minimum 2 heures pour les tables et les chaises, les panneaux, les œuvres, les sculptures et la signalétique avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes d’artistes ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu, confirmez les artistes et définissez le programme pendant les deux premières semaines.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une exposition d’art ?: Prévoyez au moins 2 heures pour une installation simple, et 3 à 4 heures si vous accrochez de nombreuses œuvres ou présentez des sculptures et de la céramique. Terminez la signalétique avant l’arrivée du public.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant l’événement, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Fermez les inscriptions environ une semaine à l’avance si les ateliers ont un nombre de places limité.
Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez environ 2 boissons par personne pour les deux premières heures, puis 1 boisson supplémentaire par personne et par heure. Ajoutez une marge de 10 % et gardez les boissons au frais avant l’ouverture.

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