Zo organiseer je een kunstmarkt zonder last-minute chaos

Begin met datum, locatie en vergunningen voordat je kunstenaars uitnodigt. Daarna bouw je stap voor stap een deelnemerslijst op, deel je de kramen in en leg je praktische afspraken vast. Een kunstmarkt loopt vooral vast wanneer plattegrond, stroom, betalingen en weerscenario’s te laat worden geregeld. Werk daarom terug vanaf de marktdag en geef deelnemers uiterlijk één week vooraf alle informatie over aankomst, kraamnummer en opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Kunstenaars benaderen
2 personen
4
Inschrijfformulier versturen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Plattegrond maken
2 personen
9
Kraamnummers toewijzen
10
Bevestiging naar kunstenaars sturen
11
Promotietekst schrijven
12
Affiches ontwerpen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Affiches verspreiden
3 personen
15
Socialmediaberichten plaatsen
16
Catering bestellen
17
Tafels en stoelen reserveren
18
Weersverwachting controleren
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Contant geld opnemen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Naambadges voorbereiden
2 personen
24
Kraamnummers printen
25
Routebordjes maken
2 personen
26
Kunstenaars telefonisch informeren
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Terrein controleren
2 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
34
Informatiebalie inrichten
2 personen
35
Kraamnummers ophangen
3 personen
36
Kunstenaars ontvangen
3 personen
37
Kunstenaars naar kramen verwijzen
2 personen
38
Expositietafels aankleden
4 personen
39
Prijslijsten controleren
2 personen
40
Betaalpunt inrichten
2 personen
41
Hapjes klaarzetten
2 personen
42
Afvalbakken plaatsen
2 personen
43
Toiletvoorzieningen controleren

Event

44
Opening aankondigen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Informatiepunt bemannen
2 personen
47
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
48
Betalingen verwerken
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Tafels en looproutes controleren
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
55
Foto's van de markt maken
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Kunstenaars laten inpakken
3 personen

Nazorg

58
Kassa afsluiten
2 personen
59
Ongebruikte catering verzamelen
2 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Partytenten afbreken
6 personen
64
Verlichting verwijderen
3 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
70
Voorraad droog opslaan
2 personen
71
Locatie netjes opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Kraamtafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Informatiebalie
Afsluitbare geldkistaantal 2
Kledingrekkenaantal 6
Presentatiepanelenaantal 12
Klaptafelsaantal 4

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 2
Portofoonsaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Handmicrofoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Gebaksbordenaantal 100
Theelepelsaantal 80
Opscheptangenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Koelzakkenaantal 6

Decoratie

Kraamdoekenaantal 30
Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Kraamnummerbordenaantal 30
Prikbordenaantal 6
Kleefstripsaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de indeling vast zodra de aanmeldingen binnen zijn. Wijs iedere kunstenaar een kraamnummer toe en houd rekening met loopruimte, de informatiebalie, catering en eventuele partytenten.
Controleer stroom en betaalmogelijkheden per kraam minimaal twee weken vooraf. Noteer waar verlengkabels, stekkerdozen en betaalterminals komen en zorg dat telefoons en oplaadstations op de dag zelf bruikbaar zijn.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de kunstmarkt. Vermeld daarin het kraamnummer, de aanrijroute, het opbouwtijdstip, de beschikbare tafels en stoelen en wat kunstenaars zelf moeten meenemen.
Regel promotie in meerdere momenten: verspreid affiches en verstuur uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan, gevolgd door meerdere socialmediaberichten in de laatste 14 dagen.
Maak een apart plan voor regen en wind en controleer de weersverwachting 48 uur vooraf. Bepaal dan of partytenten nodig zijn, hoe presentatiepanelen worden vastgezet en wie bezoekers en kunstenaars informeert bij een wijziging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de datum en locatie, controleer vergunningen en benader daarna de kunstenaars. Plan de definitieve indeling en deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de markt.
Hoeveel kunstenaars heb je nodig voor een kunstmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en het aantal kraamtafels. Reken per kunstenaar op één duidelijke verkoop- of presentatieruimte en houd daarnaast loopruimte en een informatiebalie vrij. Maak de plattegrond zodra je ongeveer 80 procent van de aanmeldingen binnen hebt.
Wanneer moet je de vergunning voor een kunstmarkt regelen?: Controleer de vergunningseisen direct nadat de locatie is vastgelegd, dus idealiter 8 tot 12 weken vooraf. De benodigde termijn verschilt per gemeente en locatie; wacht niet met aanvragen tot de promotie al loopt.
Wat moet je een week voor een kunstmarkt controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, kraamnummers, plattegrond, catering, tafels, stoelen, betaalterminals en routebordjes. Controleer daarnaast dieetwensen en stuur alle kunstenaars de definitieve praktische informatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.