Cómo organizar un mercado de arte sin perder el control
Organizar un mercado de arte empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba los permisos y confirma cuántos artistas pueden participar. Después ordena las inscripciones, prepara el plano de stands y comunica a cada expositor su número, horario y necesidades. La última semana se centra en difusión, catering, pagos, materiales y una previsión alternativa si el tiempo cambia.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar permisos
- 3
Contactar con artistas
2 personas
- 4
Enviar el formulario de inscripción
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Actualizar la lista de participantes
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Hacer el plano
2 personas
- 9
Asignar números de stand
- 10
Enviar confirmación a los artistas
- 11
Escribir texto promocional
- 12
Diseñar carteles
- 13
Enviar invitaciones
2 personas
- 14
Distribuir carteles
3 personas
- 15
Publicar mensajes en redes sociales
- 16
Pedir el catering
- 17
Reservar mesas y sillas
- 18
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 19
Enviar información a los participantes
- 20
Retirar dinero en efectivo
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Reunir los materiales
3 personas
- 23
Preparar acreditaciones
2 personas
- 24
Imprimir los números de stand
- 25
Hacer carteles de ruta
2 personas
- 26
Informar telefónicamente a los artistas
- 27
Preparar café y té
2 personas
- 28
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 29
Montar las carpas
6 personas
- 30
Montar mesas
4 personas
- 31
Colocar las sillas
3 personas
- 32
Colgar la iluminación
3 personas
- 33
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
- 34
Montar el mostrador de información
2 personas
- 35
Colgar los números de los puestos
3 personas
- 36
Recibir a los artistas
3 personas
- 37
Indicar a los artistas los puestos
2 personas
- 38
Preparar las mesas de exposición
4 personas
- 39
Comprobar las listas de precios
2 personas
- 40
Montar el punto de pago
2 personas
- 41
Preparar los aperitivos
2 personas
- 42
Colocar cubos de basura
2 personas
- 43
Comprobar las instalaciones de aseo
Evento
- 44
Anunciar la apertura
- 45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 46
Atender el punto de información
2 personas
- 47
Apoyar a los artistas
2 personas
- 48
Procesar pagos
2 personas
- 49
Servir café y té
2 personas
- 50
Servir aperitivos
2 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Comprobar las mesas y las rutas de circulación
2 personas
- 54
Comprobar los baños periódicamente
- 55
Tomar fotos del mercado
- 56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 57
Ayudar a los artistas a empaquetar
3 personas
Seguimiento
- 58
Cerrar la caja
2 personas
- 59
Recoger catering no utilizada
2 personas
- 60
Lavar la vajilla
2 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Desmontar las carpas
6 personas
- 64
Retirar la iluminación
3 personas
- 65
Retirar la decoración
2 personas
- 66
Limpiar el recinto
4 personas
- 67
Inventariar materiales
2 personas
- 68
Devolver el material prestado
2 personas
- 69
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 70
Almacenar el stock en seco
2 personas
- 71
Entregar el lugar en orden
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Mesas de puestocant. 30
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cervezacant. 6
- Taburetes de barcant. 8
- Punto de información
- Caja de caudales con cerraduracant. 2
- Percheroscant. 6
- Paneles de presentacióncant. 12
- Mesas plegablescant. 4
Equipo
- Terminales de pagocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Estaciones de cargacant. 2
- Teléfonos móvilescant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Micrófono de mano
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platos para postrecant. 100
- Cucharillascant. 80
- Pinzas para servircant. 4
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Bolsas isotérmicascant. 6
Decoración
- Manteles para puestoscant. 30
- Mantelescant. 12
- Guirnaldascant. 12
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 8
- Carteles con número de standcant. 30
- Tableros de corchocant. 6
- Tiras adhesivascant. 4
- Decoración de mesacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobascant. 3
- Recogedores de basuracant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones. Si el espacio tiene aforo o limitaciones eléctricas, indícalos en el formulario para no aceptar más puestos de los que puedes montar.
- Pide a los artistas sus datos y preferencias dietéticas con suficiente antelación, y actualiza la lista de participantes cada vez que cambie una inscripción. Envía la confirmación final al menos 7 días antes, con número de stand, horario de llegada y plano.
- Haz el plano cuando conozcas el número definitivo de participantes. Deja pasillos claros, sitúa el punto de información en un lugar visible y prepara carteles de ruta; esperar al día del montaje suele provocar cambios y puestos mal señalizados.
- Calcula con tiempo el material técnico: terminales de pago, alargadores, regletas y estaciones de carga deben probarse antes de abrir. Lleva también walkie-talkies o teléfonos cargados para resolver incidencias sin abandonar el punto de información.
- Encarga el catering y reúne compras y materiales varios días antes. Comprueba la previsión meteorológica al menos 48 horas antes y confirma si las carpas, mesas y sillas están disponibles para el montaje previsto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas. Reserva primero el lugar y revisa los permisos; deja cerradas las inscripciones, el plano y la comunicación a los expositores al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo debo enviar la confirmación a los artistas?
- Envíala cuando la lista de participantes y el plano sean definitivos, idealmente 7 días antes del mercado. Incluye el número de stand, la hora de llegada, las indicaciones de montaje y cualquier requisito del lugar.
- ¿Cómo se distribuyen los puestos en un mercado de arte?
- Asigna los puestos después de cerrar las inscripciones y deja pasillos suficientemente amplios para el flujo de visitantes. Numera cada stand, coloca el plano en el punto de información y prepara señalización de ruta antes del día del evento.
- ¿Cuándo hay que comprobar el tiempo y preparar las carpas?
- Consulta la previsión 48 horas antes y vuelve a revisarla la víspera. Si el mercado es exterior, confirma entonces las carpas, mesas y sillas, además de una alternativa clara para lluvia o viento.
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