Organiser un marché de l’art sans rien oublier
Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez rapidement les autorisations nécessaires. Les inscriptions des artistes viennent ensuite : recueillez leurs besoins, attribuez les numéros de stand et envoyez une confirmation complète. Prévoyez enfin l’accueil, le paiement, le catering et la signalétique avant de communiquer largement. Les oublis les plus gênants concernent souvent les branchements, la météo et les informations pratiques envoyées trop tard aux participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Contacter les artistes
2 personnes
- 4
Envoyer le formulaire d’inscription
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Mettre à jour la liste des participants
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Créer le plan
2 personnes
- 9
Attribuer les numéros de stand
- 10
Envoyer la confirmation aux artistes
- 11
Rédiger le texte promotionnel
- 12
Créer des affiches
- 13
Envoyer les invitations
2 personnes
- 14
Distribuer les affiches
3 personnes
- 15
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 16
Commander le catering
- 17
Réserver des tables et des chaises
- 18
Vérifier les prévisions météo
- 19
Envoyer les informations aux participants
- 20
Retirer de l'argent liquide
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Rassembler le matériel
3 personnes
- 23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 24
Imprimer les numéros de stand
- 25
Créer des panneaux de direction
2 personnes
- 26
Informer les artistes par téléphone
- 27
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 28
Contrôler le site
2 personnes
- 29
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 30
Installer les tables
4 personnes
- 31
Installer les chaises
3 personnes
- 32
Installer l'éclairage
3 personnes
- 33
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
- 34
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 35
Accrocher les numéros de stand
3 personnes
- 36
Accueil des artistes
3 personnes
- 37
Indiquer les stands aux artistes
2 personnes
- 38
Décorer les tables d’exposition
4 personnes
- 39
Vérifier les tarifs
2 personnes
- 40
Installer le point de paiement
2 personnes
- 41
Préparer les en-cas
2 personnes
- 42
Installer les poubelles
2 personnes
- 43
Vérifier les installations sanitaires
Événement
- 44
Annoncer l'ouverture
- 45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 46
Tenir le point d'information
2 personnes
- 47
Soutenir les artistes
2 personnes
- 48
Traiter les paiements
2 personnes
- 49
Servir le café et le thé
2 personnes
- 50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 52
Vider les poubelles
2 personnes
- 53
Vérifier les tables et les parcours de circulation
2 personnes
- 54
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 55
Prendre des photos du marché
- 56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 57
Faire emballer les artistes
3 personnes
Suivi
- 58
Clôturer la caisse
2 personnes
- 59
Rassembler le catering non utilisé
2 personnes
- 60
Faire la vaisselle
2 personnes
- 61
Rassembler les déchets
3 personnes
- 62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 63
Démonter les tentes de fête
6 personnes
- 64
Retirer l'éclairage
3 personnes
- 65
Retirer la décoration
2 personnes
- 66
Nettoyer le site
4 personnes
- 67
Inventorier le matériel
2 personnes
- 68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 69
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
- 70
Stocker les fournitures au sec
2 personnes
- 71
Rendre le lieu en parfait état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 6
- Tables de standqté 30
- Chaises pliantesqté 40
- Tables de bièreqté 6
- Tabourets de barqté 8
- Bureau d’information
- Caisse verrouillableqté 2
- Portants à vêtementsqté 6
- Panneaux de présentationqté 12
- Tables pliantesqté 4
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Stations de rechargeqté 2
- Téléphones portablesqté 2
- Talkies-walkiesqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Microphone à main
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Plateauxqté 80
- Assiettes à gâteauqté 100
- Cuillères à caféqté 80
- Pince de serviceqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Verres doseursqté 2
- Sacs isothermesqté 6
Décoration
- Draps de standqté 30
- Nappesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Panneau d’accueil
- Panneaux indicateursqté 8
- Panneaux de numéro de standqté 30
- Panneaux d’affichageqté 6
- Bandes adhésivesqté 4
- Décoration de tableqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 3
- Balaisqté 3
- Pinces à déchetsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le lieu avant de contacter les artistes, puis vérifiez les autorisations au moins 6 semaines à l’avance. Sans cette validation, les inscriptions et la communication peuvent devoir être recommencées.
- À la clôture des inscriptions, mettez à jour une seule liste des participants et attribuez les numéros de stand. Envoyez à chaque artiste son emplacement, l’horaire d’arrivée et les besoins techniques au moins 10 jours avant le marché.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et commandez le catering après avoir consolidé les réponses. Prévoyez aussi les tasses, gobelets, plateaux et thermos : le matériel de service est souvent oublié alors que le café est déjà commandé.
- Préparez un plan avec les tables, les chaises, le bureau d’information, les panneaux de présentation et les rallonges. Imprimez les numéros de stand et les panneaux de direction au moins 2 jours avant, plutôt que le matin de l’événement.
- Consultez les prévisions météo 48 heures avant et confirmez la solution prévue pour les tentes de réception. La veille, rassemblez les terminaux de paiement, multiprises, talkies-walkies, badges et la caisse verrouillable au même endroit.
Questions fréquentes
- Comment organiser un marché de l’art étape par étape ?
- Fixez d’abord la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations. Lancez les inscriptions, attribuez les stands, confirmez les informations aux artistes, organisez le matériel et la communication, puis faites un contrôle final 48 heures avant.
- Quand contacter les artistes pour un marché de l’art ?
- Contactez-les environ 8 à 10 semaines avant la date prévue, afin de laisser au moins 3 semaines pour les inscriptions. Envoyez la confirmation des stands au plus tard 10 jours avant l’événement.
- Combien de temps avant faut-il faire la promotion d’un marché de l’art ?
- Commencez les affiches et les publications 4 à 6 semaines avant le marché. Renforcez la communication pendant les 10 derniers jours, en rappelant la date, les horaires et l’accès.
- Que faut-il vérifier la veille d’un marché de l’art ?
- Contrôlez la météo, les autorisations, le plan des stands, les tables, les chaises, les branchements et les moyens de paiement. Regroupez aussi les badges, numéros de stand, panneaux et talkies-walkies la veille au soir.
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