So organisierst du einen Kunstmarkt
Ein Kunstmarkt steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Zuerst legst du Ort und Datum fest, dann klärst du Genehmigungen und gewinnst passende Künstler. Sobald die Anmeldungen eingehen, brauchst du eine belastbare Teilnehmerliste und einen Standplan mit festen Nummern. In den letzten Tagen geht es um Beschilderung, Verpflegung, Bargeld, Technik und die Wetterlage. Plane außerdem genügend Zeit für Aufbau, Einweisung und kurzfristige Änderungen ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Künstler ansprechen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular versenden
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Teilnehmerliste aktualisieren
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Lageplan erstellen
2 Personen
- 9
Standnummern zuweisen
- 10
Bestätigung an Künstler senden
- 11
Werbetext schreiben
- 12
Plakate gestalten
- 13
Einladungen verschicken
2 Personen
- 14
Plakate verteilen
3 Personen
- 15
Social-Media-Beiträge posten
- 16
Catering bestellen
- 17
Tische und Stühle reservieren
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Teilnehmerinformationen versenden
- 20
Bargeld abheben
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 23
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 24
Standnummern drucken
- 25
Wegweiser erstellen
2 Personen
- 26
Künstler telefonisch informieren
- 27
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 28
Gelände kontrollieren
2 Personen
- 29
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 30
Tische aufstellen
4 Personen
- 31
Stühle aufstellen
3 Personen
- 32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 33
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 34
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 35
Standnummern aufhängen
3 Personen
- 36
Künstler empfangen
3 Personen
- 37
Künstler zu den Ständen verweisen
2 Personen
- 38
Ausstellungstische dekorieren
4 Personen
- 39
Preisliste prüfen
2 Personen
- 40
Zahlstelle einrichten
2 Personen
- 41
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 42
Mülleimer aufstellen
2 Personen
- 43
Toilettenanlagen prüfen
Event
- 44
Eröffnung ankündigen
- 45
Besucher begrüßen
3 Personen
- 46
Infostand besetzen
2 Personen
- 47
Künstler unterstützen
2 Personen
- 48
Zahlungen abwickeln
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 50
Snacks servieren
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Tische und Laufwege kontrollieren
2 Personen
- 54
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 55
Fotos vom Markt machen
- 56
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 57
Künstler beim Einpacken helfen
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Kasse abschließen
2 Personen
- 59
Nicht verwendetes Catering einsammeln
2 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 63
Partyzelte abbauen
6 Personen
- 64
Beleuchtung entfernen
3 Personen
- 65
Dekoration entfernen
2 Personen
- 66
Gelände reinigen
4 Personen
- 67
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 69
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 70
Vorräte trocken lagern
2 Personen
- 71
Location sauber übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 6
- MessetischeAnz. 30
- KlappstühleAnz. 40
- BiertischeAnz. 6
- BarhockerAnz. 8
- Informationsstand
- Abschließbare GeldkasseAnz. 2
- KleiderständerAnz. 6
- PräsentationspaneeleAnz. 12
- KlappischeAnz. 4
Ausstattung
- KartenterminalsAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LadestationenAnz. 2
- MobiltelefoneAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- Handmikrofon
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierplattenAnz. 80
- KuchenplattenAnz. 100
- TeelöffelAnz. 80
- ServierzangenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- MessbecherAnz. 2
- KühltaschenAnz. 6
Dekoration
- StandtücherAnz. 30
- TischdeckenAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 12
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
- StandnummernschilderAnz. 30
- PinnwändeAnz. 6
- KlebestreifenAnz. 4
- TischdekorationAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- BesenAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Anmeldung der Künstler nicht erst kurz vor der Veranstaltung. Verschicke das Formular frühzeitig und aktualisiere die Teilnehmerliste nach jeder Zu- oder Absage, damit Standnummern und Lageplan stimmen.
- Erstelle den Lageplan erst, wenn die Standflächen und benötigten Tische feststehen. Weise jedem Stand eine Nummer zu und sende Künstlern die Bestätigung mit Ankunftszeit und Aufbauhinweisen spätestens 7 Tage vorher.
- Plane den Informationsstand als Anlaufstelle ein. Lege dort Lageplan, Wegweiser, Namensschilder und eine aktuelle Teilnehmerliste bereit; Funkgeräte oder Mobiltelefone erleichtern die Abstimmung während des Aufbaus.
- Prüfe die Wettervorhersage 3 bis 5 Tage vorher und entscheide dann über Partyzelte, zusätzliche Tische und den Schutz für Kunstwerke. Verlängerungskabel, Ladestationen und Kartenterminals solltest du am Vortag testen.
- Trenne Einnahmen und Verpflegung organisatorisch: Eine abschließbare Geldkasse, Bargeld und Kartenterminals gehören an einen kontrollierten Platz. Kaffee, Wasser und Kuchen lassen sich mit Kaffeemaschinen, Thermoskannen und wiederverwendbaren Bechern auch bei hohem Andrang ausgeben.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Künstleranfragen und die Anmeldung brauchen am meisten Vorlauf; Werbung kann starten, sobald Ort, Datum und grober Ablauf feststehen.
- Wann müssen sich Künstler für einen Kunstmarkt anmelden?
- Setze die Anmeldefrist etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So bleiben dir mindestens 2 Wochen für die Bearbeitung, den Lageplan, die Standnummern und die Bestätigungen.
- Wie viele Tische braucht man für einen Kunstmarkt?
- Plane mindestens einen Messetisch oder Klapptisch pro Stand und rechne für Informationsstand, Verpflegung und Kasse zusätzliche Flächen ein. Eine endgültige Zahl ergibt sich erst aus der bestätigten Teilnehmerliste; reserviere sie spätestens 3 Wochen vorher.
- Was muss man am Tag vor dem Kunstmarkt prüfen?
- Kontrolliere am Vortag Standnummern, Wegweiser, Verlängerungskabel, Kartenterminals, Geldkasse und Ladestationen. Stelle außerdem Materialien, Namensschilder und die Teilnehmerinformationen zusammen, damit der Aufbau am Veranstaltungstag nicht durch Kleinigkeiten ins Stocken gerät.
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