Zo organiseer je een kunstmarkt

Begin met de datum, locatie en regels voordat je kunstenaars uitnodigt. Maak daarna een schaalindeling van de markt, zodat je weet hoeveel kraamplaatsen, tafels, tenten en stroompunten passen. Open een aanmelding met een duidelijke sluitingsdatum en bevestig deelnemers pas nadat je de indeling hebt gecontroleerd. In de laatste week draait alles om informatie, roosters, betalingen, bewegwijzering en een concreet plan voor regen of harde wind.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunning en meldingen controleren
3
Marktindeling op schaal maken
2 personen
4
Kraamplaatsen bepalen
2 personen
5
Deelnemers uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Inschrijvingen verwerken
2 personen
8
Deelnemers selecteren
2 personen
9
Deelnemers bevestigen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers inschrijven
12
Reserveringen voor materialen maken
13
Promotietekst schrijven
14
Promotiebeelden maken
15
Uitnodigingen versturen
2 personen
16
Sociale media publiceren
17
Posters verspreiden
3 personen
18
Deelnemerslijst bijwerken
19
Kraamnummers toewijzen
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Vrijwilligersrooster maken
22
Route en parkeren communiceren
23
Weersverwachting controleren
24
Noodscenario voor slecht weer bepalen
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Materialen ophalen
3 personen
27
Kunstwerken veilig verpakken
4 personen
28
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
29
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Laad- en loszone afzetten
2 personen
33
Stroomvoorziening controleren
2 personen
34
Partytenten opbouwen
6 personen
35
Tafels opstellen
4 personen
36
Stoelen plaatsen
3 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Kraamnummers plaatsen
2 personen
39
Informatieborden plaatsen
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Kunstenaars ontvangen
3 personen
42
Kraamplaatsen aanwijzen
3 personen
43
Kunstwerken uitladen
6 personen
44
Kramen inrichten
8 personen
45
Prijskaartjes controleren
2 personen
46
Catering voorbereiden
3 personen
47
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
48
Kassa inrichten
2 personen
49
EHBO-middelen klaarleggen
50
Toiletten controleren
51
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

52
Bezoekers verwelkomen
3 personen
53
Informatiepunt bemannen
2 personen
54
Kassa bemannen
2 personen
55
Dranken serveren
3 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Koffie en thee bijvullen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten tussentijds controleren
61
Kramen tussentijds controleren
2 personen
62
Verlichting inschakelen
63
Eindsignaal aan deelnemers geven
64
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
65
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

66
Kunstwerken zorgvuldig inpakken
6 personen
67
Kunstwerken naar laadzone brengen
6 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Partytenten afbreken
6 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Afval verzamelen
4 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
74
Locatie schoonmaken
5 personen
75
Stroom uitschakelen
2 personen
76
Gevonden voorwerpen verzamelen
77
Materialen terugbrengen
3 personen
78
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
79
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
80
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Markttafelsaantal 40
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 12
Statafelsaantal 6
Kunstenaarskrukkenaantal 20
Opbergboxenaantal 20
Transportkarrenaantal 4
Afzethekkenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 10
Ledbouwlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12

Apparatuur

Mobiele pinapparatenaantal 3
Smartphones voor betalingenaantal 3
Kassa'saantal 2
Portofoonsaantal 6
Handmegafonenaantal 2
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 45
Kraamnummersaantal 40
Naamkaartjesaantal 50
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Postersaantal 30
Kleefstripsaantal 6
Kabelbindersaantal 200
Wasclipsaantal 100
Prijskaartstandaardsaantal 80
Fotolijstenaantal 20
Presentatiekubussenaantal 20
Schildersezelsaantal 25
Achtergrondpanelenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Thermische voedselbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsaantal 4
Blikvangersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling op schaal en reserveer ruimte voor looppaden, afzethekken, transportkarren en eventuele wachtrijen. Geef elke kraam uiterlijk één week vooraf een nummer en stuur dat samen met de route en parkeerinformatie.
Sluit de inschrijving minimaal drie weken voor de markt en houd een reservelijst bij. Vraag in het formulier meteen naar benodigde tafelruimte, stroom, dieetwensen en eventuele extra hulp; achteraf ontbreekt die informatie vaak.
Plan vrijwilligers in blokken van twee tot drie uur en zorg dat tijdens opbouw, markturen en afbouw steeds minimaal twee mensen aanspreekbaar zijn. Gebruik portofoons of een duidelijk meldpunt, zodat vragen over kraamnummers en betalingen niet bij één organisator blijven hangen.
Controleer stroom en betalingen minstens één dag vooraf. Test mobiele pinapparaten, smartphones, kassa's, verlengkabels en stekkerdozen op locatie en leg powerbanks klaar; een lege telefoon is een veelvoorkomende oorzaak van vertraging.
Bepaal uiterlijk 48 uur vooraf wat er gebeurt bij slecht weer. Controleer of partytenten stevig en veilig kunnen staan, leg vast wanneer je de markt aanpast of afgelast en communiceer dat besluit via dezelfde kanalen als de uitnodiging.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een kunstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en deelnemerswerving. Open de inschrijving uiterlijk 6 weken voor de markt en bevestig de definitieve deelnemers ongeveer 3 weken vooraf.
Hoeveel ruimte heb je per kraam op een kunstmarkt nodig?: Reken voor een standaard kraam op ongeveer 2 bij 2 meter, plus minimaal 1,5 meter vrije loopruimte ervoor. Tel extra ruimte op voor kledingrekken, stoelen, transportkarren en bezoekers die willen blijven staan.
Wanneer moet je de deelnemersinformatie van een kunstmarkt versturen?: Stuur de eerste praktische informatie uiterlijk 2 weken vooraf met kraamnummer, opbouwtijd, route, parkeren en betalingsafspraken. Verstuur een korte update 2 tot 3 dagen vooraf met de weersverwachting en eventuele wijzigingen.
Wanneer controleer je een vergunning voor een kunstmarkt?: Controleer de vergunning- en meldingsplicht direct bij het vastleggen van de locatie, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Sommige aanvragen hebben meerdere weken verwerkingstijd; wacht daarom niet tot de deelnemers al zijn uitgenodigd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.