Organiser un marché de l’art : la méthode

Un marché de l’art se prépare d’abord sur plan, puis avec un calendrier précis. Commencez par confirmer la date et le lieu, vérifier les autorisations et dessiner l’implantation des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Vous pourrez ainsi sélectionner les exposants selon l’espace disponible et leurs besoins. Les oublis les plus fréquents concernent le plan de repli, les branchements électriques, le stationnement et les informations envoyées trop tard aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Réaliser un plan de marché à l'échelle
2 personnes
4
Définir les emplacements des stands
2 personnes
5
Inviter les participants
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Sélectionner les participants
2 personnes
9
Confirmer les participants
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Inscrire les bénévoles
12
Faire les réservations de matériel
13
Rédiger le texte promotionnel
14
Créer les visuels promotionnels
15
Envoyer les invitations
2 personnes
16
Publier sur les réseaux sociaux
17
Distribuer les affiches
3 personnes
18
Mettre à jour la liste des participants
19
Attribuer les numéros de stand
20
Envoyer les informations aux participants
21
Établir le planning des bénévoles
22
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
23
Vérifier les prévisions météo
24
Définir le plan de repli en cas de mauvais temps
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Récupérer le matériel
3 personnes
27
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
4 personnes
28
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
29
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
33
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
34
Monter les tentes de réception
6 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises
3 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Installer les numéros de stand
2 personnes
39
Placer les panneaux d’information
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Accueil des artistes
3 personnes
42
Attribuer les emplacements des stands
3 personnes
43
Décharger les œuvres d’art
6 personnes
44
Aménager les stands
8 personnes
45
Vérifier les étiquettes de prix
2 personnes
46
Préparer le service traiteur
3 personnes
47
Préparer le point café
2 personnes
48
Installer la caisse
2 personnes
49
Préparer le matériel de premiers secours
50
Vérifier les toilettes
51
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

52
Accueillir les visiteurs
3 personnes
53
Tenir le point d'information
2 personnes
54
Tenir la caisse
2 personnes
55
Servir les boissons
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
61
Contrôler les stands en cours de route
2 personnes
62
Allumer l’éclairage
63
Donner le signal de fin aux participants
64
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
65
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

66
Emballer soigneusement les œuvres d'art
6 personnes
67
Apporter les œuvres à la zone de chargement
6 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
69
Démonter les tentes de fête
6 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Rassembler les déchets
4 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le point café
2 personnes
74
Nettoyer le lieu
5 personnes
75
Couper l’électricité
2 personnes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Rapporter le matériel
3 personnes
78
Ranger les stocks restants
2 personnes
79
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
80
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Tables de marchéqté 40
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 12
Tables hautesqté 6
Tabourets d'artisteqté 20
Boîtes de rangementqté 20
Chariots de transportqté 4
Barrières de sécuritéqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 10
Projecteurs LEDqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12

Équipement

Terminaux de paiement mobilesqté 3
Smartphones pour les paiementsqté 3
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphones manuelsqté 2
Batteries externesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 45
Numéros des standsqté 40
Badges nominatifsqté 50
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Affichesqté 30
Bandes adhésivesqté 6
Serre-câblesqté 200
Pinces à lingeqté 100
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 80
Cadres photoqté 20
Cubes de présentationqté 20
Chevaletsqté 25
Panneaux de fondqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Torchonsqté 12
Serviettesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Bacs alimentaires thermiquesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Dessinez le marché à l’échelle avant de confirmer les exposants : prévoyez l’emplacement des tentes, des tables, des portants, des passages et des barrières de sécurité. Attribuez ensuite un numéro à chaque stand.
Ouvrez les inscriptions après avoir défini les dimensions et l’équipement disponible. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, électriques et de mobilier afin d’éviter les changements pendant la dernière semaine.
Envoyez aux participants leur numéro de stand, l’itinéraire, les possibilités de stationnement et les horaires d’installation au moins 7 jours avant le marché. Un rappel 48 heures avant réduit les arrivées au mauvais endroit.
Planifiez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures et donnez-leur un moyen de communiquer sur place, comme des talkies-walkies. Prévoyez aussi une personne identifiable à l’accueil pendant toute l’ouverture.
Contrôlez la météo 5 à 7 jours avant, puis la veille, et communiquez clairement le plan de repli. Réservez assez tôt les tentes, tables, chaises, éclairages et rallonges : le matériel manquant est difficile à remplacer au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour vérifier le lieu, obtenir les autorisations, recruter les artistes et réserver le matériel. Commencez plus tôt si le marché est en extérieur ou si plusieurs dizaines de stands sont prévus.
Quand ouvrir les inscriptions des artistes ?: Ouvrez-les lorsque le plan du marché et les dimensions des stands sont définis, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant afin de garder du temps pour sélectionner et confirmer les participants.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pour un marché de l’art ?: Décidez du plan de repli au plus tard 7 jours avant et vérifiez les prévisions à 5 jours puis la veille. Indiquez aux exposants quand la décision sera communiquée et vérifiez que les tentes, protections et passages restent utilisables par mauvais temps.
Quand envoyer les informations pratiques aux exposants ?: Envoyez le numéro de stand, les horaires d’installation, l’itinéraire et le stationnement au moins 7 jours avant. Ajoutez un rappel 48 heures avant avec les dernières consignes, notamment la météo et le plan de repli.

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