So organisierst du einen Kunstmarkt

Ein Kunstmarkt steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst sicherst du Datum, Ort und Genehmigungen, danach planst du die Fläche und öffnest die Anmeldung. Sobald die Aussteller feststehen, folgen Standnummern, Helferplan, Werbung und Besucherinformationen. Plane außerdem früh genug Strom, Beleuchtung, Kartenzahlung und eine Lösung für schlechtes Wetter ein. Viele Organisatoren kümmern sich zu spät um Zufahrten, Kabelwege und die verbindliche Teilnehmerliste.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Genehmigung und Meldungen prüfen
3
Marktaufteilung maßstabsgetreu erstellen
2 Personen
4
Standplätze festlegen
2 Personen
5
Teilnehmer einladen
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
8
Teilnehmende auswählen
2 Personen
9
Teilnehmer bestätigen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige anmelden
12
Materialreservierungen erstellen
13
Werbetext schreiben
14
Promotionsbilder erstellen
15
Einladungen verschicken
2 Personen
16
In sozialen Medien veröffentlichen
17
Poster verteilen
3 Personen
18
Teilnehmerliste aktualisieren
19
Standnummern zuweisen
20
Teilnehmerinformationen versenden
21
Freiwilligenplan erstellen
22
Anfahrt und Parken kommunizieren
23
Wettervorhersage prüfen
24
Notfallplan für schlechtes Wetter festlegen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Materialien abholen
3 Personen
27
Kunstwerke sicher verpacken
4 Personen
28
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
29
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
30
Getränke kalt stellen
2 Personen
31
Location öffnen
2 Personen
32
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
33
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
34
Partyzelte aufbauen
6 Personen
35
Tische aufstellen
4 Personen
36
Stühle aufstellen
3 Personen
37
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
38
Standnummern anbringen
2 Personen
39
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Künstler empfangen
3 Personen
42
Standplätze zuweisen
3 Personen
43
Kunstwerke ausladen
6 Personen
44
Stände einrichten
8 Personen
45
Preisschilder kontrollieren
2 Personen
46
Catering vorbereiten
3 Personen
47
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
48
Kasse einrichten
2 Personen
49
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
50
Toiletten kontrollieren
51
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen

Event

52
Besucher begrüßen
3 Personen
53
Infostand besetzen
2 Personen
54
Kasse bedienen
2 Personen
55
Getränke servieren
3 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten zwischendurch kontrollieren
61
Stände zwischendurch kontrollieren
2 Personen
62
Beleuchtung einschalten
63
Endsignal an die Teilnehmenden geben
64
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
65
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

66
Kunstwerke sorgfältig verpacken
6 Personen
67
Kunstwerke zur Ladezone bringen
6 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
69
Partyzelte abbauen
6 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Abfall sammeln
4 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
74
Location reinigen
5 Personen
75
Strom ausschalten
2 Personen
76
Fundsachen sammeln
77
Materialien zurückbringen
3 Personen
78
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
79
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
80
Teilnehmer über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarkttischeAnz. 40
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 12
StehtischeAnz. 6
KünstlerhockerAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 20
TransportwagenAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 10
LED-BaustrahlerAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12

Ausstattung

Mobile KartenzahlungsgeräteAnz. 3
Smartphones für ZahlungenAnz. 3
KassenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
HandmegafoneAnz. 2
PowerbanksAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 45
StandnummernAnz. 40
NamensschilderAnz. 50
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
PosterAnz. 30
KlebestreifenAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
WäscheklammernAnz. 100
PreisschildständerAnz. 80
BilderrahmenAnz. 20
PräsentationswürfelAnz. 20
StaffeleienAnz. 25
HintergrundtafelnAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
GeschirrtücherAnz. 12
HandtücherAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
Thermobehälter für SpeisenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
BesenAnz. 4
BlickfängerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher und prüfe sofort, ob eine Genehmigung oder Meldung erforderlich ist. Ohne diese Klärung solltest du keine Einladungen verschicken.
Erstelle den Flächenplan maßstabsgetreu, bevor du Standplätze vergibst. Berücksichtige mindestens einen klaren Weg für Besucher, einen Transportweg und ausreichend Platz für Partyzelte, Markttische und Absperrgitter.
Öffne die Anmeldung mit einer festen Frist von 10 bis 14 Tagen. Frage neben Kontaktdaten auch Tischbedarf, Strombedarf und besondere Ernährungswünsche ab, damit du Reservierungen und Verpflegung nicht nachträglich improvisieren musst.
Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Markt. Standnummer, Aufbauzeit, Anfahrt, Parkmöglichkeiten und der genaue Standort der Kasse oder mobilen Kartenzahlung gehören in eine Nachricht.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann nach einem festgelegten Notfallplan. Sichere Zelte, Kabel und Beleuchtung frühzeitig; Verlängerungskabel, LED-Baustrahler und Powerbanks werden oft erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Kunstmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum lassen sich Genehmigungen, Flächenplan, Ausstelleranmeldung, Materialreservierungen und Werbung ohne Zeitdruck erledigen.
Wie viele Aussteller passen auf einen Kunstmarkt?: Das hängt von der verfügbaren Fläche und der Standgröße ab, nicht von einer festen Zahl. Zeichne zuerst alle Standplätze maßstabsgetreu ein und halte zusätzlich Wege, Notausgänge sowie Flächen für Tische und Zelte frei.
Wann sollte man die Aussteller für einen Kunstmarkt bestätigen?: Bestätige die ausgewählten Teilnehmer spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Markt. Eine verbindliche Liste lässt dir genug Zeit für Standnummern, Teilnehmerinformationen, Beschilderung und den Helferplan.
Was braucht man für einen Kunstmarkt bei schlechtem Wetter?: Lege mindestens 48 Stunden vorher fest, ob der Markt verschoben, teilweise überdacht oder abgesagt wird. Für eine überdachte Durchführung brauchst du passende Partyzelte, sichere Beleuchtung, trockene Aufbewahrungsboxen und einen kontrollierten Kabelweg.

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