Cómo organizar un mercado de arte sin perder el control

Un mercado de arte se organiza mejor en este orden: primero se fija el lugar y la fecha, después se diseña el plano y se abre la inscripción. Cuando ya sabes cuántos artistas participarán, puedes asignar puestos, calcular mesas, carpas, iluminación y necesidades de pago. La comunicación debe llegar con tiempo: incluye número de puesto, horarios, aparcamiento y ruta de carga. Reserva también voluntarios y un plan alternativo para el mal tiempo antes de anunciar el evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Revisar permisos y notificaciones
3
Hacer un plano a escala del mercado
2 personas
4
Asignar los lugares de los puestos
2 personas
5
Invitar a los participantes
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Procesar las inscripciones
2 personas
8
Seleccionar participantes
2 personas
9
Confirmar participantes
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Inscribir voluntarios
12
Hacer reservas de material
13
Escribir texto promocional
14
Crear imágenes promocionales
15
Enviar invitaciones
2 personas
16
Publicar en redes sociales
17
Distribuir carteles
3 personas
18
Actualizar la lista de participantes
19
Asignar números de stand
20
Enviar información a los participantes
21
Crear el horario de voluntarios
22
Comunicar la ruta y el aparcamiento
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Definir un plan de emergencia por mal tiempo
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Recoger los materiales
3 personas
27
Empaquetar las obras de arte de forma segura
4 personas
28
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
29
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
30
Enfriar las bebidas
2 personas
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
33
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
34
Montar las carpas
6 personas
35
Montar mesas
4 personas
36
Colocar las sillas
3 personas
37
Colgar la iluminación
3 personas
38
Colocar los números de puesto
2 personas
39
Colocar los paneles informativos
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Recibir a los artistas
3 personas
42
Asignar puestos del mercado
3 personas
43
Descargar las obras de arte
6 personas
44
Montar los puestos
8 personas
45
Comprobar etiquetas de precio
2 personas
46
Preparar el catering
3 personas
47
Preparar el rincón del café
2 personas
48
Preparar la caja
2 personas
49
Preparar materiales de primeros auxilios
50
Comprobar los baños
51
Realizar el control de apertura
3 personas

Evento

52
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
53
Atender el punto de información
2 personas
54
Atender la caja
2 personas
55
Servir las bebidas
3 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Reponer café y té
2 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Comprobar los baños periódicamente
61
Inspeccionar los puestos periódicamente
2 personas
62
Encender la iluminación
63
Dar la señal final a los participantes
64
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
65
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

66
Empaquetar cuidadosamente las obras de arte
6 personas
67
Llevar las obras de arte a la zona de carga
6 personas
68
Recoger mesas y sillas
5 personas
69
Desmontar las carpas
6 personas
70
Retirar la decoración
3 personas
71
Recoger la basura
4 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar el rincón del café
2 personas
74
Limpiar el lugar
5 personas
75
Cortar la electricidad
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Devolver los materiales
3 personas
78
Recoger el stock sobrante
2 personas
79
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
80
Informar a los participantes sobre los objetos encontrados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Mesas de mercadocant. 40
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 6
Percheroscant. 12
Mesas altascant. 6
Taburetes para artistascant. 20
Cajas de almacenajecant. 20
Carros de transportecant. 4
Vallas de separacióncant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Focos LED de montajecant. 6
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12

Equipo

Datáfonos móvilescant. 3
Smartphones para pagoscant. 3
Cajas registradorascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Megáfonos de manocant. 2
Baterías externascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 45
Números de puestocant. 40
Tarjetas de nombrecant. 50
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Cartelescant. 30
Tiras adhesivascant. 6
Bridascant. 200
Pinzas para la ropacant. 100
Soportes para etiquetas de precioscant. 80
Marcos de fotoscant. 20
Cubos de presentacióncant. 20
Caballetescant. 25
Paneles de fondocant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 4
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 20
Paños de cocinacant. 12
Toallascant. 8
Abrebotellascant. 4
Recipientes térmicos para alimentoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Escobascant. 4
Puntos de atraccióncant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el espacio y los permisos antes de invitar a artistas. Deja al menos 8 semanas para tramitar notificaciones y corregir problemas de acceso o aforo.
Dibuja un plano a escala antes de asignar puestos. Cuenta los metros para carpas, mesas, percheros y pasillos, y reserva espacio para carros de transporte y una zona de almacenamiento.
Abre la inscripción con una fecha límite clara, idealmente 4 semanas antes del mercado. Pide nombre, tipo de obra, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas para no resolverlo por mensajes sueltos.
Envía a cada participante su número de puesto, horario de montaje, ruta de llegada y aparcamiento entre 7 y 10 días antes. Reenvía los cambios en una lista única para evitar versiones contradictorias.
Comprueba la previsión 48 horas antes y activa el plan de lluvia si es necesario. Prueba datáfonos, cajas registradoras, walkie-talkies, alargadores y baterías externas el día anterior, no al abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las carpas y el mobiliario al principio, y deja las últimas 2 semanas para confirmar participantes, voluntarios, señalización y pagos.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un mercado de arte?: Ábrelas unas 6 semanas antes y fija el cierre 4 semanas antes. Así tendrás tiempo para revisar solicitudes, seleccionar participantes, asignar puestos y enviar confirmaciones.
¿Qué información hay que enviar a los artistas antes del mercado?: Envíala entre 7 y 10 días antes e incluye número de puesto, medidas disponibles, horario de montaje, ruta, aparcamiento, conexión eléctrica y contacto de emergencia. Si cambia el plano, manda una actualización única a todos.
¿Qué hacer si llueve durante un mercado de arte?: Decide el procedimiento al menos 48 horas antes, según la previsión. Define si el mercado se mantiene bajo carpas, se retrasa o se cancela, y comunica la decisión a participantes, voluntarios y visitantes por el mismo canal.

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