Zo organiseer je een kunstmarkt

Begin met de locatie, de vergunning en een realistische indeling van het terrein. Daarna werf je kunstenaars, verwerk je aanmeldingen en leg je standplaatsen vast voordat je het programma publiceert. Plan de praktische voorbereiding ruim voor de openingsdag: van naambadges en printwerk tot tafels, tenten, stroom en dranken. Op de dag zelf werk je met een korte opbouwvolgorde en een contactlijst, zodat leveringen, standhouders en vrijwilligers elkaar niet in de weg lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunning controleren
3
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Standhouders bevestigen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Programma publiceren
9
Plattegrond maken
2 personen
10
Standplaatsen toewijzen
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Standhouders informeren
2 personen
13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
14
Contactlijst afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen ophalen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Printwerk sorteren
21
Weersverwachting controleren
22
Terrein inspecteren
2 personen
23
Leveringen ontvangen
3 personen
24
Tafels uitladen
4 personen
25
Tenten opbouwen
6 personen
26
Tentgewichten plaatsen
4 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Kunstenaarsstands inrichten
8 personen
30
Displays opstellen
4 personen
31
Tafelkleden leggen
3 personen
32
Informatiebalie opbouwen
2 personen
33
Cateringtafel opbouwen
2 personen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Borden ophangen
3 personen
37
Routepijlen plaatsen
2 personen
38
Verlichting aansluiten
3 personen
39
Kabels veilig afdekken
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Toiletten controleren
2 personen
42
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

43
Standhouders ontvangen
4 personen
44
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Informatiebalie bemannen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes aanvullen
2 personen
51
Afvalrondes uitvoeren
2 personen
52
Standhouders ondersteunen
2 personen
53
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
54
Lichtpunten controleren
55
Avondverlichting inschakelen
2 personen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Verkooptafels sluiten
4 personen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Kunstwerken veilig verpakken
6 personen
60
Displays afbreken
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
62
Tenten afbreken
6 personen
63
Verlichting loskoppelen
3 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Materialen terugbrengen
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 12
Klaptafelsaantal 45
Klapstoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 45
Tentgewichtenaantal 48
Statafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Presentatiepanelenaantal 24
Schoonmaaktafelsaantal 3
Kunstenaarsstoelenaantal 45

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Acculampenaantal 12
Batterijenaantal 48
Handmicrofoon
Mobiele speaker
Kassaboxenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Herbruikbare lepelsaantal 100
Herbruikbare vorkenaantal 100
Herbruikbare messenaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Afwasteilenaantal 6

Decoratie

Welkomstbordenaantal 3
Routepijlenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Standnummerbordenaantal 40
Pijlbordhoudersaantal 12
Plakbandaantal 10
Tie-wrapsaantal 200
Touwaantal 4
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Lampstatievenaantal 8
Reserve-ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handpompjesaantal 8
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en controleer de vergunning voordat je kunstenaars uitnodigt. Vraag bij de locatie ook na hoeveel tafels, tenten en bezoekers tegelijk zijn toegestaan; die informatie bepaalt je plattegrond.
Sluit de aanmeldingen af met een vaste datum, bijvoorbeeld vier weken voor de markt. Bevestig daarna pas de standhouders en wijs iedere deelnemer een concrete plek toe, inclusief informatie over laden en lossen.
Maak de plattegrond op schaal en houd ruimte vrij voor looppaden, tentgewichten, kabelgoten en een ontvangstpunt. Zet verkooppunten en presentaties niet zo dicht bij elkaar dat bezoekers elkaar blokkeren.
Plan de opbouw in tijdsblokken: controleer het terrein eerst, laad daarna tafels en panelen uit en bouw vervolgens de partytenten op. Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en leg tentgewichten, acculampen en batterijen klaar.
Print de contactlijst, het programma en de naambadges uiterlijk de dag vóór de markt. Test mobiele speaker, handmicrofoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste standhouder arriveert; ontbrekende stroomvoorziening wordt op de dag zelf snel een knelpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en werving van kunstenaars. Houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen, printwerk, boodschappen, leveringen en de definitieve weerscontrole.
Hoeveel standhouders passen er op een kunstmarkt?: Dat hangt af van het terrein en de maat van de standplaatsen, maar plan naast iedere plek ook looppaden en ruimte voor tentgewichten. Maak de plattegrond op schaal en reserveer minstens één vrije plek voor een late wijziging of een noodzakelijke doorgang.
Wanneer moet je de vergunning voor een kunstmarkt controleren?: Controleer de vergunningseisen zodra de locatie in beeld is, dus vóór je uitnodigingen verstuurt. Vraag uiterlijk 8 weken voor de markt na welke aanvraagtermijn, veiligheidsregels en voorwaarden voor tenten, stroom en geluid gelden.
Wat moet je de dag voor een kunstmarkt klaarzetten?: Sorteer printwerk, maak naambadges, controleer de boodschappen en laad materialen zoals tentgewichten, kabels, verlichting en kassaboxen. Koel houdbare dranken pas vlak voor de markt en leg een contactlijst klaar voor vrijwilligers en standhouders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.