Kunstmarkt organisieren: Schritt für Schritt zum gelungenen Markttag

Bei einem Kunstmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Beginne mit Veranstaltungsort, Genehmigungen und der Zahl der Standbetreiber, bevor du Einladungen und Anmeldungen organisierst. Danach folgen Lageplan, Programm, Helfer, Ausstattung und Einkauf. Besonders oft werden Strom, Zeltgewichte, Lieferzeiten und eine wetterfeste Lösung zu spät geklärt. Plane die letzten 48 Stunden deshalb für Kontrolle, Aufbau und kurzfristige Änderungen ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Genehmigung prüfen
3
Künstler einladen
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Programm veröffentlichen
9
Lageplan erstellen
2 Personen
10
Standplätze zuweisen
2 Personen
11
Reservierungen vornehmen
12
Standbetreiber informieren
2 Personen
13
Freiwillige einplanen
2 Personen
14
Kontaktliste ausdrucken
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Materialien abholen
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Drucksachen sortieren
21
Wettervorhersage prüfen
22
Gelände inspizieren
2 Personen
23
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
24
Tische ausladen
4 Personen
25
Zelte aufbauen
6 Personen
26
Zeltgewichte anbringen
4 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Künstlerstände einrichten
8 Personen
30
Displays aufstellen
4 Personen
31
Tischdecken auslegen
3 Personen
32
Infotresen aufbauen
2 Personen
33
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Schilder aufhängen
3 Personen
37
Wegweiser aufstellen
2 Personen
38
Beleuchtung anschließen
3 Personen
39
Kabel sicher abdecken
2 Personen
40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
2 Personen
42
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

43
Aussteller empfangen
4 Personen
44
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
45
Besucher begrüßen
3 Personen
46
Programm verteilen
2 Personen
47
Infostand besetzen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks auffüllen
2 Personen
51
Abfallrunden durchführen
2 Personen
52
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
53
Besucherströme lenken
2 Personen
54
Lichtpunkte prüfen
55
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
56
Letzte Besucher informieren
2 Personen
57
Verkaufstische schließen
4 Personen
58
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Kunstwerke sicher verpacken
6 Personen
60
Displays abbauen
4 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
62
Zelte abbauen
6 Personen
63
Beleuchtung abkoppeln
3 Personen
64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Gelände reinigen
4 Personen
67
Materialien inventarisieren
2 Personen
68
Materialien zurückbringen
2 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 12
KlappischeAnz. 45
KlappstühleAnz. 80
TischdeckenAnz. 45
ZeltgewichteAnz. 48
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
HockerAnz. 8
PräsentationspaneeleAnz. 24
PutztafelnAnz. 3
KünstlerstühleAnz. 45

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
KabelkanäleAnz. 12
Akku-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 48
Handmikrofon
Mobiler Lautsprecher
KassenboxenAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TortenplattenAnz. 100
Wiederverwendbare LöffelAnz. 100
Wiederverwendbare GabelnAnz. 100
Wiederverwendbare MesserAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
VorratsboxenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
SpülwannenAnz. 6

Dekoration

WillkommensschilderAnz. 3
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
StandnummernschilderAnz. 40
PfeiltafelhalterAnz. 12
KlebebandAnz. 10
KabelbinderAnz. 200
SeilAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12
NamensschilderAnz. 60
BadgehalterAnz. 60

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LampenstativeAnz. 8
Ersatz-LED-LampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandpumpenAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre den Veranstaltungsort und mögliche Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Ohne diese Grundlage solltest du weder Künstler verbindlich einladen noch Standplätze vergeben.
Führe eine Anmeldeliste mit Kontaktdaten, Standgröße und Ernährungswünschen. Bestätige jeden Standbetreiber spätestens 7 Tage vor dem Markt und verschicke dann den Lageplan.
Plane Strom und Wege gemeinsam: Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelkanäle müssen zur Standanordnung passen. Teste Lautsprecher, Handmikrofon und Kaffeemaschinen vor dem Aufbau statt erst am Veranstaltungstag.
Lege für Zelte und Präsentationsflächen eine wetterfeste Variante fest. Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher, kontrolliere Zeltgewichte und halte Akku-Lampen sowie Batterien für den Abend oder dunkle Bereiche bereit.
Teile Aufbau und Empfang zeitlich auf: Zelte, Tische und Stühle sollten vor dem Eintreffen der Künstler stehen. Drucke Kontaktliste und Namensschilder am Vortag aus und reserviere am Markttag mindestens 30 Minuten für verspätete Lieferungen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Kunstmarkt organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location und Genehmigungen. Künstler und Standbetreiber sollten 6 bis 8 Wochen vorher eingeladen werden, damit Anmeldungen und Standplätze rechtzeitig geklärt sind.
Wie viele Helfer braucht man für einen Kunstmarkt?: Plane mindestens 1 Person für die Koordination, 2 bis 4 Helfer für Aufbau und Abbau sowie 1 Ansprechperson für die Standbetreiber ein. Bei mehr als 20 Ständen ist zusätzlich etwa 1 Helfer pro 10 Stände sinnvoll.
Wann soll ich den Lageplan für den Kunstmarkt verschicken?: Verschicke den fertigen Lageplan spätestens 7 Tage vor dem Termin. Aktualisiere ihn noch einmal 24 bis 48 Stunden vorher, falls Absagen, Wetteränderungen oder Lieferprobleme auftreten.
Was wird bei einem Kunstmarkt am häufigsten vergessen?: Oft fehlen Zeltgewichte, Kabelkanäle, Kassenboxen und eine klare Stromplanung. Prüfe diese Punkte spätestens 48 Stunden vor dem Aufbau und kontrolliere zusätzlich, ob genug wiederverwendbare Becher und Geschirr vorhanden sind.

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