Cómo organizar un mercado de arte sin perder el control
Un mercado de arte necesita mucho más que reunir artistas y colocar mesas. La organización funciona mejor si avanzas en este orden: lugar y permisos, participantes, distribución de puestos, programa y logística del montaje. El plano debe estar cerrado antes de informar a los responsables de los stands, porque de él dependen las mesas, carpas, paneles y conexiones eléctricas. Reserva también tiempo para revisar entregas, bebidas, acreditaciones y previsión meteorológica.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Comprobar el permiso
- 3
Invitar a artistas
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
2 personas
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar el programa
- 9
Hacer el plano
2 personas
- 10
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 11
Hacer reservas
- 12
Informar a los responsables de los stands
2 personas
- 13
Programar voluntarios
2 personas
- 14
Imprimir la lista de contactos
- 15
Preparar acreditaciones
2 personas
- 16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Recoger los materiales
2 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Clasificar el material impreso
- 21
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 22
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 23
Recibir entregas
3 personas
- 24
Descargar las mesas
4 personas
- 25
Montar tiendas
6 personas
- 26
Colocar pesos para carpas
4 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
3 personas
- 29
Montar los puestos de los artistas
8 personas
- 30
Montar los expositores
4 personas
- 31
Colocar los manteles
3 personas
- 32
Montar el mostrador de información
2 personas
- 33
Montar la mesa de catering
2 personas
- 34
Montar el punto de café
2 personas
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Colgar carteles
3 personas
- 37
Colocar flechas de ruta
2 personas
- 38
Conectar la iluminación
3 personas
- 39
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
- 40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 41
Comprobar los baños
2 personas
- 42
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 43
Recibir a los expositores
4 personas
- 44
Atender la mesa de registro
2 personas
- 45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 46
Repartir el programa
2 personas
- 47
Atender el mostrador de información
2 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Reponer los aperitivos
2 personas
- 51
Realizar rondas de residuos
2 personas
- 52
Apoyar a los expositores
2 personas
- 53
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
- 54
Comprobar puntos de luz
- 55
Encender la iluminación nocturna
2 personas
- 56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 57
Cerrar las mesas de venta
4 personas
- 58
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 59
Empaquetar las obras de arte de forma segura
6 personas
- 60
Desmontar los displays
4 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 62
Desmontar las tiendas
6 personas
- 63
Desconectar la iluminación
3 personas
- 64
Recoger la basura
4 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Limpiar el recinto
4 personas
- 67
Inventariar materiales
2 personas
- 68
Devolver los materiales
2 personas
- 69
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 70
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 12
- Mesas plegablescant. 45
- Sillas plegablescant. 80
- Mantelescant. 45
- Pesos para carpascant. 48
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 8
- Paneles de presentacióncant. 24
- Mesas de limpiezacant. 3
- Sillas para artistascant. 45
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Canaletas para cablescant. 12
- Lámparas con bateríacant. 12
- Bateríascant. 48
- Micrófono de mano
- Altavoz portátil
- Cajas de cajacant. 4
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Cucharas reutilizablescant. 100
- Tenedores reutilizablescant. 100
- Cuchillos reutilizablescant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras para servircant. 8
Cocina
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas para servircant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Abrebotellascant. 4
- Cubetas para lavarcant. 6
Decoración
- Carteles de bienvenidacant. 3
- Flechas de rutacant. 12
- Pósteres del programacant. 8
- Carteles con número de standcant. 40
- Soportes para paneles de flechascant. 12
- Cinta adhesivacant. 10
- Bridascant. 200
- Cuerdacant. 4
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
- Credencialescant. 60
- Portabadgescant. 60
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Soportes para lámparascant. 8
- Lámparas LED de repuestocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Bomba de manocant. 8
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por el lugar y el permiso: confírmalos antes de invitar a artistas o publicar la fecha. Deja al menos 4 semanas para resolver cambios de aforo, horarios o condiciones del recinto.
- Cierra las inscripciones antes de hacer el plano. Asigna a cada stand un espacio concreto y comunica a sus responsables el acceso, la mesa disponible y la hora de montaje al menos 7 días antes.
- Calcula la infraestructura por puesto, no de forma general: mesas plegables, sillas, paneles de presentación y pesos para carpas deben aparecer en una lista con cantidades. Si habrá exterior, prepara una alternativa para lluvia y revisa el pronóstico 48 horas antes.
- Organiza la electricidad por zonas y prueba cables, regletas, enrollacables y canaletas antes de abrir. Las lámparas con batería y las baterías externas evitan que un stand o el punto de información dependa de una sola toma.
- Programa el montaje como una operación aparte: recibe las entregas, descarga primero mesas y carpas, y deja las bebidas para enfriar con tiempo. Ten impresas la lista de contactos y las acreditaciones; buscar teléfonos durante la llegada de los artistas retrasa todo el inicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, comprobar el permiso, invitar a artistas, gestionar inscripciones y publicar el programa sin hacer cambios de última hora.
- ¿Cuándo hay que cerrar el plano de los puestos?
- Ciérralo al menos 7 días antes del mercado, cuando las inscripciones ya estén confirmadas. Así puedes asignar espacios, informar a los responsables de los stands y comprobar si caben todas las mesas, carpas y paneles.
- ¿Cuándo se revisa la previsión del tiempo para un mercado de arte?
- Haz una primera revisión 48 horas antes y otra la mañana del evento. Si montas carpas, confirma también que tienes pesos suficientes y comunica cualquier cambio de acceso o distribución a los artistas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el recinto?
- Reserva como mínimo 3 horas para descargar mesas, montar carpas, colocar puestos, conectar equipos y preparar bebidas. Añade 30 minutos para una inspección final, probar el micrófono y verificar que los pasillos queden libres.
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