Organiser un marché de l’art, étape par étape

Un marché de l’art se prépare d’abord avec un lieu adapté, un programme clair et des exposants confirmés. Commence par vérifier les autorisations, puis traite les inscriptions avant d’attribuer les emplacements. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les besoins alimentaires, les bénévoles, les livraisons et le matériel. Le jour venu, prévois assez de temps pour monter les tentes, décharger les tables et tester l’électricité avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier le permis
3
Inviter les artistes
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les exposants
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le programme
9
Créer le plan
2 personnes
10
Attribuer les emplacements
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Informer les exposants
2 personnes
13
Planifier les bénévoles
2 personnes
14
Imprimer la liste de contacts
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Récupérer le matériel
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Trier les impressions
21
Vérifier les prévisions météo
22
Inspecter le site
2 personnes
23
Réception des livraisons
3 personnes
24
Décharger les tables
4 personnes
25
Monter les tentes
6 personnes
26
Installer les poids de tente
4 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Aménager les stands des artistes
8 personnes
30
Installer les écrans
4 personnes
31
Déployer les nappes
3 personnes
32
Monter le comptoir d'information
2 personnes
33
Monter la table de catering
2 personnes
34
Mettre en place le point café
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Accrocher les panneaux
3 personnes
37
Installer les flèches d'orientation
2 personnes
38
Brancher l’éclairage
3 personnes
39
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

43
Accueillir les exposants
4 personnes
44
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
51
Effectuer les rondes de déchets
2 personnes
52
Soutenir les exposants
2 personnes
53
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
54
Vérifier les points lumineux
55
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Fermer les stands de vente
4 personnes
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
6 personnes
60
Démonter les présentoirs
4 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
62
Démonter les tentes
6 personnes
63
Débrancher l'éclairage
3 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Rapporter le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 12
Tables pliantesqté 45
Chaises pliantesqté 80
Nappesqté 45
Lests de tenteqté 48
Tables hautesqté 6
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 8
Panneaux de présentationqté 24
Tables de nettoyageqté 3
Chaises d'artisteqté 45

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Lampes sur batterieqté 12
Pilesqté 48
Microphone à main
Haut-parleur portable
Caissesqté 4
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Cuillères réutilisablesqté 100
Fourchettes réutilisablesqté 100
Couteaux réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 6
Bacs de stockageqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à vaisselleqté 6

Décoration

Panneaux de bienvenueqté 3
Flèches de directionqté 12
Affiches du programmeqté 8
Panneaux numérotés des standsqté 40
Supports de panneaux de directionqté 12
Ruban adhésifqté 10
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Pieds de lampeqté 8
Ampoules LED de rechangeqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Pompes à mainqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et vérifie le permis au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Sans cette validation, évite d’envoyer les invitations ou de confirmer définitivement les exposants.
Attribue les emplacements après avoir recueilli les besoins de chaque artiste. Garde une copie imprimée du plan et de la liste de contacts : le téléphone ne suffit pas toujours sur le terrain.
Prévois une arrivée des livraisons au moins 2 heures avant l’ouverture. Les tentes, tables, chaises, panneaux de présentation et lestes doivent être installés avant de gérer l’accueil des artistes.
Pour les installations électriques, compte les rallonges, multiprises et goulottes de câbles par zone, puis teste chaque branchement sur place. Ajoute des lampes sur batterie et des piles en secours si la lumière baisse.
Refroidis les boissons la veille et regroupe le matériel par usage : accueil, artistes, café et nettoyage. Vérifie aussi la météo 48 heures avant afin d’ajuster les tentes et leur lestage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?: Prévois généralement 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, vérifier le permis, inviter les artistes et traiter les inscriptions. Les confirmations finales, le plan des stands et les bénévoles doivent être bouclés au plus tard 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de l’art ?: Confirme les exposants environ 3 semaines avant le marché, une fois les inscriptions examinées et les besoins connus. Envoie ensuite leur emplacement, les horaires d’installation et les consignes au moins 10 jours avant.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de l’art ?: Réserve au minimum 3 heures avant l’ouverture pour inspecter le site, réceptionner les livraisons, monter les tentes et décharger les tables. Ajoute 30 minutes pour tester le son, l’éclairage et les branchements électriques.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de l’art ?: Vérifie les prévisions météo, la liste des courses, les réservations et les contacts des exposants. Refroidis les boissons, trie les impressions et prépare les badges au moins la veille pour éviter ces tâches pendant l’installation.

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