Kunstmarkt organiseren: checklist en planning

Een kunstmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: leg eerst datum, locatie en vergunningen vast en werk daarna de marktindeling uit. Regel deelnemers niet alleen via een aanmeldformulier, maar houd ook selectie, bevestigingen, dieetwensen en kraamnummers bij. Plan materiaal, vrijwilligers, promotie en betaalmogelijkheden ruim voor de opbouw. Controleer in de laatste week het weer en stuur bezoekers en deelnemers duidelijke informatie over route, parkeren en het noodscenario.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunning en meldingen controleren
Marktindeling op schaal maken
2 personen
Kraamplaatsen bepalen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Deelnemers selecteren
2 personen
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inschrijven
Reserveringen voor materialen maken
Promotietekst schrijven
Promotiebeelden maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media publiceren
Posters verspreiden
3 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Kraamnummers toewijzen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligersrooster maken
Route en parkeren communiceren
Weersverwachting controleren
Noodscenario voor slecht weer bepalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
3 personen
Kunstwerken veilig verpakken
4 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kraamnummers plaatsen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kunstenaars ontvangen
3 personen
Kraamplaatsen aanwijzen
3 personen
Kunstwerken uitladen
6 personen
Kramen inrichten
8 personen
Prijskaartjes controleren
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
EHBO-middelen klaarleggen
Toiletten controleren
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Kramen tussentijds controleren
2 personen
Verlichting inschakelen
Eindsignaal aan deelnemers geven
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Kunstwerken zorgvuldig inpakken
6 personen
Kunstwerken naar laadzone brengen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Stroom uitschakelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Markttafelsaantal 40
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 12
Statafelsaantal 6
Kunstenaarskrukkenaantal 20
Opbergboxenaantal 20
Transportkarrenaantal 4
Afzethekkenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 10
Ledbouwlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12

Apparatuur

Mobiele pinapparatenaantal 3
Smartphones voor betalingenaantal 3
Kassa'saantal 2
Portofoonsaantal 6
Handmegafonenaantal 2
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 45
Kraamnummersaantal 40
Naamkaartjesaantal 50
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Postersaantal 30
Kleefstripsaantal 6
Kabelbindersaantal 200
Wasclipsaantal 100
Prijskaartstandaardsaantal 80
Fotolijstenaantal 20
Presentatiekubussenaantal 20
Schildersezelsaantal 25
Achtergrondpanelenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Thermische voedselbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsaantal 4
Blikvangersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling op schaal voordat je kraamplaatsen toewijst. Houd ruimte vrij voor looproutes, afzethekken, transportkarren en eventuele partytenten.
Open het aanmeldformulier uiterlijk enkele weken voor de markt en geef een vaste sluitingsdatum. Bevestig deelnemers pas nadat je de selectie en beschikbare kraamplaatsen hebt gecontroleerd.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin hun kraamnummer, opbouwtijd, route, parkeermogelijkheden, betaalafspraken en wat zij zelf moeten meenemen.
Maak het vrijwilligersrooster per tijdsblok, bijvoorbeeld voor opbouw, ontvangst, toezicht en afbouw. Plan per taak minstens één aanspreekpunt en geef de organisatie portofoons of telefoons met opgeladen powerbanks.
Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting en neem dan een besluit over het noodscenario. Test ledlichtsnoeren, verlengkabels, stekkerdozen en mobiele pinapparaten vóór de opbouw, niet pas wanneer de markt opent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken datum, locatie, vergunningen en de marktindeling; daarna volgen deelnemers, materialen, promotie en vrijwilligers.
Wanneer moet ik deelnemers voor een kunstmarkt uitnodigen?: Open de inschrijving ongeveer 6 tot 8 weken voor de markt en sluit die na 2 tot 3 weken. Verwerk de aanmeldingen vervolgens binnen 7 dagen, zodat geselecteerde deelnemers nog tijd hebben om te reageren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kunstmarkt?: Reken voor een kleine markt op minimaal 1 coördinator en 1 vrijwilliger per belangrijke taak, zoals ontvangst, opbouw en toezicht. Bij meerdere rijen kramen is één aanspreekpunt per zone praktisch, met een rooster in blokken van 2 tot 3 uur.
Wanneer moet ik een plan voor slecht weer maken?: Bepaal het noodscenario uiterlijk 48 uur vooraf, zodra de weersverwachting betrouwbaar genoeg is. Leg vast of je tenten gebruikt, de markt verplaatst of afzegt, en informeer deelnemers en bezoekers direct na dat besluit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.