Checklist para organizar un mercado de arte

Un mercado de arte necesita más que mesas y artistas: hay que encajar puestos, permisos, pagos, circulación y montaje en un mismo plan. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y dibuja el plano antes de abrir las inscripciones. Después selecciona a los participantes, asigna los números de puesto y envía instrucciones claras sobre horarios, aparcamiento y montaje. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los puntos que suelen quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Revisar permisos y notificaciones
Hacer un plano a escala del mercado
2 personas
Asignar los lugares de los puestos
2 personas
Invitar a los participantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Procesar las inscripciones
2 personas
Seleccionar participantes
2 personas
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Inscribir voluntarios
Hacer reservas de material
Escribir texto promocional
Crear imágenes promocionales
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Actualizar la lista de participantes
Asignar números de stand
Enviar información a los participantes
Crear el horario de voluntarios
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Definir un plan de emergencia por mal tiempo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
3 personas
Empaquetar las obras de arte de forma segura
4 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar los números de puesto
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Recibir a los artistas
3 personas
Asignar puestos del mercado
3 personas
Descargar las obras de arte
6 personas
Montar los puestos
8 personas
Comprobar etiquetas de precio
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Preparar materiales de primeros auxilios
Comprobar los baños
Realizar el control de apertura
3 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Inspeccionar los puestos periódicamente
2 personas
Encender la iluminación
Dar la señal final a los participantes
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Empaquetar cuidadosamente las obras de arte
6 personas
Llevar las obras de arte a la zona de carga
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Informar a los participantes sobre los objetos encontrados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Mesas de mercadocant. 40
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 6
Percheroscant. 12
Mesas altascant. 6
Taburetes para artistascant. 20
Cajas de almacenajecant. 20
Carros de transportecant. 4
Vallas de separacióncant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Focos LED de montajecant. 6
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12

Equipo

Datáfonos móvilescant. 3
Smartphones para pagoscant. 3
Cajas registradorascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Megáfonos de manocant. 2
Baterías externascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 45
Números de puestocant. 40
Tarjetas de nombrecant. 50
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Cartelescant. 30
Tiras adhesivascant. 6
Bridascant. 200
Pinzas para la ropacant. 100
Soportes para etiquetas de precioscant. 80
Marcos de fotoscant. 20
Cubos de presentacióncant. 20
Caballetescant. 25
Paneles de fondocant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 4
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 20
Paños de cocinacant. 12
Toallascant. 8
Abrebotellascant. 4
Recipientes térmicos para alimentoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Escobascant. 4
Puntos de atraccióncant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de promocionar el mercado. Calcula también el tiempo de montaje y desmontaje, porque las carpas, mesas y vallas necesitan espacio para entrar y salir.
Haz el plano a escala antes de asignar los puestos. Deja pasillos suficientemente anchos para el público, una ruta de carga y descarga y una zona visible para los carteles direccionales.
No esperes a tener todas las inscripciones para preparar la comunicación. Envía a cada participante su número de stand, horario de llegada, ruta de aparcamiento y necesidades de mesa o silla al menos 7 días antes.
Prepara los pagos con antelación: prueba los datáfonos móviles, smartphones, cajas registradoras y baterías externas como mínimo 48 horas antes. Lleva también regletas y cables alargadores revisados, colocados fuera de las zonas de paso.
Comprueba la previsión meteorológica 72 horas antes y define qué ocurrirá si llueve o hace viento. Comunica el plan de emergencia a participantes y voluntarios antes de abrir el recinto, no cuando ya estén llegando.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si vas a seleccionar artistas y tramitar permisos. Reserva el material y confirma a los participantes al menos 3 semanas antes; envía las instrucciones finales 7 días antes.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un mercado de arte?: Abre el formulario cuando la fecha, la ubicación y las condiciones básicas del puesto estén confirmadas, normalmente entre 6 y 10 semanas antes. Mantén las inscripciones abiertas entre 10 y 14 días para poder revisar las solicitudes con tiempo.
¿Qué información hay que enviar a los artistas antes del mercado?: Envía al menos 7 días antes el número de puesto, el plano, la hora de llegada, la ruta de aparcamiento, las normas de montaje y los medios de pago disponibles. Si recoges preferencias dietéticas, incluye también el plazo para comunicarlas.
¿Qué hacer si llueve en un mercado de arte?: Define el plan alternativo 72 horas antes, según la previsión: mantener el mercado con carpas, cambiar de espacio o aplazarlo. Comunica la decisión a participantes y voluntarios como mínimo 24 horas antes, salvo que el tiempo cambie de forma repentina.

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