Kunstmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kunstmarkt braucht mehr als Tische und Aussteller. Du musst Standflächen planen, Anmeldungen bearbeiten, Helfer einteilen und Besucher rechtzeitig über Anfahrt und Parken informieren. Diese Checkliste ordnet die Vorbereitung so, dass Genehmigungen, Werbung, Ausstattung und der Ablauf nicht erst in der letzten Woche zusammenkommen. Besonders bei schlechtem Wetter, Zahlungen und Stromanschlüssen werden wichtige Details häufig zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Genehmigung und Meldungen prüfen
Marktaufteilung maßstabsgetreu erstellen
2 Personen
Standplätze festlegen
2 Personen
Teilnehmer einladen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
Teilnehmende auswählen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige anmelden
Materialreservierungen erstellen
Werbetext schreiben
Promotionsbilder erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
In sozialen Medien veröffentlichen
Poster verteilen
3 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
Standnummern zuweisen
Teilnehmerinformationen versenden
Freiwilligenplan erstellen
Anfahrt und Parken kommunizieren
Wettervorhersage prüfen
Notfallplan für schlechtes Wetter festlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Kunstwerke sicher verpacken
4 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Standnummern anbringen
2 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Künstler empfangen
3 Personen
Standplätze zuweisen
3 Personen
Kunstwerke ausladen
6 Personen
Stände einrichten
8 Personen
Preisschilder kontrollieren
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
Toiletten kontrollieren
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen

Event

Besucher begrüßen
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Stände zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung einschalten
Endsignal an die Teilnehmenden geben
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Kunstwerke sorgfältig verpacken
6 Personen
Kunstwerke zur Ladezone bringen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Location reinigen
5 Personen
Strom ausschalten
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückbringen
3 Personen
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Teilnehmer über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarkttischeAnz. 40
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 12
StehtischeAnz. 6
KünstlerhockerAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 20
TransportwagenAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 10
LED-BaustrahlerAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12

Ausstattung

Mobile KartenzahlungsgeräteAnz. 3
Smartphones für ZahlungenAnz. 3
KassenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
HandmegafoneAnz. 2
PowerbanksAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 45
StandnummernAnz. 40
NamensschilderAnz. 50
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
PosterAnz. 30
KlebestreifenAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
WäscheklammernAnz. 100
PreisschildständerAnz. 80
BilderrahmenAnz. 20
PräsentationswürfelAnz. 20
StaffeleienAnz. 25
HintergrundtafelnAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
GeschirrtücherAnz. 12
HandtücherAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
Thermobehälter für SpeisenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
BesenAnz. 4
BlickfängerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Standaufteilung maßstabsgetreu fest, bevor du Aussteller bestätigst. Plane zusätzlich Wege für Transportwagen, Fluchtwege und genügend Abstand zwischen den Ständen ein.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Standgrößen, Frist und Auswahlkriterien feststehen. Verschicke die Teilnahmebestätigung anschließend gesammelt mit Standnummer, Aufbauzeit und allen Besucherinformationen.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen frühzeitig und notiere die jeweiligen Fristen in deinem Ablaufplan. Eine fehlende Freigabe kann den gesamten Markt wenige Tage vor dem Termin gefährden.
Plane Beleuchtung und Strom nicht erst beim Aufbau. Verlängerungskabel, LED-Baustrahler und Powerbanks sollten mindestens einmal vorher auf Anzahl, Reichweite und Funktion geprüft werden.
Lege spätestens 48 Stunden vor dem Markt einen Wetter- und Notfallplan fest. Informiere Aussteller und Helfer über die Entscheidung, sobald die Wettervorhersage eine Änderung des Aufbaus oder Orts wahrscheinlich macht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Genehmigungen prüfen, Standplätze planen, Aussteller auswählen und Werbung rechtzeitig vorbereiten.
Wie viele Aussteller passen auf einen Kunstmarkt?: Das hängt von der verfügbaren Fläche und der geplanten Standgröße ab. Rechne zusätzlich zu den Standflächen mit Besucherwegen, Fluchtwegen und Bereichen für Aufbau, Lagerung und Kassen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Kunstmarkt enden?: Setze die Anmeldefrist etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So bleiben dir mindestens 2 Wochen für die Auswahl, Bestätigung, Standnummern und die Teilnehmerinformationen.
Wann muss der Schlechtwetterplan für den Kunstmarkt feststehen?: Lege ihn spätestens 48 Stunden vor Beginn fest und kommuniziere ihn sofort an Aussteller, Helfer und Besucher. Bei Zelten, Beleuchtung oder einem Ausweichort musst du die Verfügbarkeit früher prüfen.

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