Checklist pour organiser un marché de l’art

Un marché de l’art demande une organisation précise, surtout lorsque plusieurs artistes exposent au même endroit. Cette checklist suit les étapes dans l’ordre : choix du lieu, inscriptions, attribution des stands, communication, bénévoles et installation. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins électriques, le stationnement des exposants et une solution de repli en cas de pluie. Le plan complet regroupe 80 tâches et 65 fournitures pour préparer la journée sans courir après les derniers éléments.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réaliser un plan de marché à l'échelle
2 personnes
Définir les emplacements des stands
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Sélectionner les participants
2 personnes
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Inscrire les bénévoles
Faire les réservations de matériel
Rédiger le texte promotionnel
Créer les visuels promotionnels
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Attribuer les numéros de stand
Envoyer les informations aux participants
Établir le planning des bénévoles
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Vérifier les prévisions météo
Définir le plan de repli en cas de mauvais temps
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
4 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les numéros de stand
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Accueil des artistes
3 personnes
Attribuer les emplacements des stands
3 personnes
Décharger les œuvres d’art
6 personnes
Aménager les stands
8 personnes
Vérifier les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Contrôler les stands en cours de route
2 personnes
Allumer l’éclairage
Donner le signal de fin aux participants
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Emballer soigneusement les œuvres d'art
6 personnes
Apporter les œuvres à la zone de chargement
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Couper l’électricité
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Tables de marchéqté 40
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 12
Tables hautesqté 6
Tabourets d'artisteqté 20
Boîtes de rangementqté 20
Chariots de transportqté 4
Barrières de sécuritéqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 10
Projecteurs LEDqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12

Équipement

Terminaux de paiement mobilesqté 3
Smartphones pour les paiementsqté 3
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphones manuelsqté 2
Batteries externesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 45
Numéros des standsqté 40
Badges nominatifsqté 50
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Affichesqté 30
Bandes adhésivesqté 6
Serre-câblesqté 200
Pinces à lingeqté 100
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 80
Cadres photoqté 20
Cubes de présentationqté 20
Chevaletsqté 25
Panneaux de fondqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Torchonsqté 12
Serviettesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Bacs alimentaires thermiquesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour sélectionner les artistes, réserver le matériel et lancer la communication.
Attribuez les emplacements seulement après avoir confirmé les participants. Envoyez ensuite à chacun son numéro de stand, le plan du marché, les horaires d’arrivée, l’itinéraire et les possibilités de stationnement.
Demandez lors de l’inscription les besoins particuliers des exposants : alimentation électrique, table supplémentaire, portant ou espace pour des œuvres volumineuses. Cela évite de modifier le plan la veille.
Prévoyez les paiements et l’alimentation électrique avant l’installation. Testez chaque terminal mobile, smartphone, rallonge et multiprise, puis rechargez les batteries externes le matin de l’événement.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant l’ouverture et communiquez la décision aux participants. Si le marché est en extérieur, définissez dès le départ où déplacer les stands et comment protéger les œuvres sous les tentes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, gérer les autorisations, ouvrir les inscriptions, sélectionner les artistes et réserver le mobilier.
Quand faut-il envoyer les informations aux exposants ?: Envoyez le plan, le numéro de stand, les horaires d’arrivée et les consignes de stationnement 7 à 10 jours avant le marché. Renvoyez un rappel 48 heures avant l’installation.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de l’art ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 personne pour la coordination pendant l’installation, puis ajoutez environ 1 bénévole par tranche de 10 à 15 stands. Adaptez ce nombre si le site comporte plusieurs accès ou zones.
Que prévoir en cas de pluie pour un marché de l’art ?: Décidez au moins 48 heures à l’avance si l’événement est maintenu, déplacé ou reporté. Prévoyez un emplacement de repli, des tentes adaptées et une communication claire aux exposants et au public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.