Kunstmarkt organiseren: checklist van plan tot opbouw
Een kunstmarkt organiseren vraagt meer dan kunstenaars uitnodigen en tafels neerzetten. Je moet stands logisch indelen, deelnemers op tijd informeren en vooraf controleren of stroom, verlichting en betaalmiddelen werken. Ook de informatiebalie, catering en afvalpunten worden vaak pas tijdens de opbouw geregeld. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar promotie, voorbereiding en een overzichtelijke inrichting op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Stands indelen
2 personen
Reserveringen maken
Deelnemersinformatie versturen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Vergunningen controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Voorraad kunstmarkt controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Stroomkabels aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Tafels met doeken bekleden
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Broodjes en hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Event
Kunstenaars ontvangen
3 personen
Kunstenaars naar stands verwijzen
2 personen
Laatste standcontrole uitvoeren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Broodjes en hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting inschakelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kunstenaars uitchecken
3 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 6
- Klaptafelsaantal 20
- Klapstoelenaantal 40
- Tafelkledenaantal 20
- Statafelsaantal 4
Decoratie
- Welkomstbannersaantal 2
- Standnummerbordenaantal 20
- Prijskaarthoudersaantal 100
- Naamkaartjesaantal 30
- Tafeldecoratieaantal 12
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
Apparatuur
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Pinapparaat
- Kassa
- Kleingeldkist
- Portofoonsaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
Organisatie
- Clipboardsaantal 4
- Balpennenaantal 20
- Schilderstapeaantal 6
- Scharenaantal 4
- Tie-wrapsaantal 100
- Kabelmattenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Recyclingbakkenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffers
- Brandblussersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de deelnemerslijst uiterlijk twee weken voor de kunstmarkt definitief. Gebruik die lijst meteen voor de standindeling, naamkaartjes en de informatie die je naar kunstenaars verstuurt.
- Controleer stroompunten vóór je de stands indeelt. Tel hoeveel verlenghaspels en stekkerdozen nodig zijn en leg verlichting zo aan dat kabels geen looproutes kruisen.
- Plan de opbouw niet alleen rond tafels en stoelen. Reken ook tijd voor partytenten, tafelkleden, standnummerborden, de informatiebalie en het cateringpunt.
- Test het pinapparaat, de kassa en de kleingeldkist minimaal één dag vooraf. Een betaalprobleem op de markt zelf kost meer tijd dan het controleren van de apparatuur.
- Zet de catering en afvalpunten op een duidelijke plek, maar niet direct naast kunstwerken. Controleer vóór opening of herbruikbare bekers, servies, thermoskannen en koelboxen klaarstaan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en kunstenaars. Plan de deelnemersinformatie en de eerste promotie uiterlijk 3 tot 4 weken voor de markt.
- Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een kunstmarkt?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 8 weken vooraf en geef minimaal 2 weken aanmeldtijd. Werk daarna de deelnemerslijst bij voordat je de stands indeelt en informatie verstuurt.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een kunstmarkt op te bouwen?
- Reken voor een kleine tot middelgrote kunstmarkt op 3 tot 4 uur opbouwtijd. Daarin moeten tenten, tafels, verlichting, standnummers, de informatiebalie en catering worden ingericht.
- Wat moet ik de dag voor een kunstmarkt controleren?
- Controleer uiterlijk de dag ervoor vergunningen, stroompunten, betaalapparatuur en de voorraad materialen. Leg ook naamkaartjes, clipboards, balpennen en standnummerborden per onderdeel klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!