Checklist para organizar un mercado de arte sin olvidos
Organizar un mercado de arte implica coordinar artistas, stands, permisos y montaje en un orden concreto. Primero fija la fecha y el lugar, confirma quién participa y distribuye los puestos; después comunica los detalles y promociona el evento. En los últimos días tendrás que comprobar la electricidad, el inventario y las necesidades dietéticas. Esta checklist también te ayuda a preparar carpas, mesas, iluminación, cobro, información y catering antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Invitar a artistas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir los stands
2 personas
Hacer reservas
Enviar información a los participantes
Publicar promoción en redes sociales
Colgar pósters
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el inventario de la feria de arte
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Conectar los cables de alimentación
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar números de stand
2 personas
Cubrir las mesas con telas
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar café y té
2 personas
Preparar bocadillos y aperitivos
3 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
3 personas
Dirigir a los artistas a los stands
2 personas
Realizar la inspección final del montaje
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Proporcionar información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir bocadillos y aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Encender la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
3 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Mesas plegablescant. 20
- Sillas plegablescant. 40
- Mantelescant. 20
- Mesas altascant. 4
Decoración
- Banners de bienvenidacant. 2
- Carteles con número de standcant. 20
- Portatarjetas de preciocant. 100
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Decoración de mesacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
Equipo
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 8
- Máquina de sellado
- Caja registradora
- Caja para cambio
- Walkie-talkiescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
Cocina
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 6
Organización
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Cinta de pintorcant. 6
- Tijerascant. 4
- Bridascant. 100
- Alfombrillas para cablescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de reciclajecant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilios
- Extintorescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar con varias semanas de margen. Antes de invitar a los artistas, comprueba el aforo, los puntos de electricidad y si necesitas permisos específicos para montar carpas o conectar equipos.
- Mantén una lista de participantes actualizada hasta el cierre de inscripciones. Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y envía después un único documento con horarios, ubicación, carga y descarga y número de stand.
- Distribuye los stands antes de preparar los carteles. Deja pasillos suficientemente amplios y asigna los números con antelación para que cada artista encuentre su mesa sin depender del mostrador de información.
- Haz una prueba de montaje al menos un día antes. Comprueba carpas, mesas, sillas, telas, iluminación, regletas y enrollacables; los cables deben quedar protegidos y fuera de las zonas de paso.
- Prepara por separado la zona de cobro, información y catering. Ten listas la caja registradora, la caja para cambio, los walkie-talkies, los vasos reutilizables y los recipientes de servicio antes de que lleguen los primeros visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, invitar a artistas y gestionar las inscripciones. Reserva la última semana para permisos, promoción, compras y confirmaciones.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?
- Cierra las inscripciones como mínimo 10 días antes del mercado. Así tendrás tiempo para distribuir los stands, preparar los números, confirmar las preferencias dietéticas y enviar la información final.
- ¿Cuándo se debe montar un mercado de arte?
- Monta carpas, mesas, sillas, iluminación y señalización al menos 3 horas antes de la apertura. Haz una comprobación final de electricidad, cobro, catering y limpieza 30 minutos antes de recibir al público.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes del mercado de arte?
- Revisa el inventario completo, los permisos, los puntos de electricidad y el material de montaje. También conviene preparar las tarjetas con nombres, los carteles de stand y la caja para cambio con 24 horas de antelación.
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