Kunstmarkt organiseren: complete checklist

Een kunstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kunstenaars en tafels regelen. Je plant tegelijk de locatie, vergunning, standplaatsen, bezoekersinformatie, techniek en ontvangst van leveringen. Begin enkele weken vooraf met de aanmeldingen en leg de plattegrond vast voordat je standhouders informeert. Controleer in de laatste week het weer, printwerk en materiaal. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde: terrein inspecteren, tenten en tafels plaatsen, aansluitingen veilig wegwerken en de stands per nummer klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunning controleren
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Programma publiceren
Plattegrond maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Reserveringen maken
Standhouders informeren
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Contactlijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Printwerk sorteren
Weersverwachting controleren
Terrein inspecteren
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Tafels uitladen
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tentgewichten plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kunstenaarsstands inrichten
8 personen
Displays opstellen
4 personen
Tafelkleden leggen
3 personen
Informatiebalie opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Borden ophangen
3 personen
Routepijlen plaatsen
2 personen
Verlichting aansluiten
3 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
4 personen
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalrondes uitvoeren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Lichtpunten controleren
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkooptafels sluiten
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kunstwerken veilig verpakken
6 personen
Displays afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Verlichting loskoppelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 12
Klaptafelsaantal 45
Klapstoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 45
Tentgewichtenaantal 48
Statafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Presentatiepanelenaantal 24
Schoonmaaktafelsaantal 3
Kunstenaarsstoelenaantal 45

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Acculampenaantal 12
Batterijenaantal 48
Handmicrofoon
Mobiele speaker
Kassaboxenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Herbruikbare lepelsaantal 100
Herbruikbare vorkenaantal 100
Herbruikbare messenaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Afwasteilenaantal 6

Decoratie

Welkomstbordenaantal 3
Routepijlenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Standnummerbordenaantal 40
Pijlbordhoudersaantal 12
Plakbandaantal 10
Tie-wrapsaantal 200
Touwaantal 4
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Lampstatievenaantal 8
Reserve-ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handpompjesaantal 8
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond zodra de standhouders zijn bevestigd. Reserveer per kunstenaar een vaste plek en houd ruimte vrij voor looproutes, presentatiepanelen, bezoekers en eventuele kabelgoten.
Controleer uiterlijk een week vooraf welke standhouders nog ontbreken en verzamel dieetwensen op één overzicht. Zo kun je boodschappen, bekers, koffie en gebaksbordjes in één keer afstemmen.
Plan de opbouw in deze volgorde: terrein inspecteren, leveringen ontvangen, tenten met gewichten vastzetten, tafels uitladen en daarna verlichting en stroom aansluiten. Test elke kabelhaspel, stekkerdoos en acculamp vóór opening.
Print contactlijst, naambadges, programma en plattegrond niet pas op de ochtend zelf. Sorteer het printwerk per stand of vrijwilliger en leg minstens één extra exemplaar van de contactlijst klaar.
Maak een aparte afsluitronde voor kassaboxen, materialen en afval. Controleer na afloop alle tentgewichten, verlengkabels, herbruikbare bekers en presentatiepanelen voordat de locatie wordt opgeleverd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en uitnodigingen voor kunstenaars. Plan de definitieve standindeling en het programma uiterlijk 2 weken voor de markt.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een kunstmarkt?: Tel per standhouder de afgesproken tafelruimte op en voeg minimaal 10% reserve toe voor ontvangst, presentatie of een last-minute wijziging. Zet daarnaast aparte tafels klaar voor koffie, schoonmaak en registratie.
Wanneer moet ik de plattegrond van een kunstmarkt maken?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en leg de definitieve plattegrond ongeveer 2 weken vooraf vast. Informeer standhouders daarna direct over hun plaats, aankomsttijd en opbouwregels.
Wat moet ik de dag vóór een kunstmarkt controleren?: Controleer de weersverwachting, leveringen, stroompunten, tentgewichten, printwerk en gekoelde dranken uiterlijk de avond ervoor. Leg naambadges, contactlijst, programma en plattegrond per onderdeel klaar zodat de opbouw niet stilvalt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.