Checklist para organizar un mercado de arte sin imprevistos

Un mercado de arte necesita más que invitar a artistas y colocar unas mesas. Hay que cerrar el espacio y los permisos, coordinar inscripciones, distribuir los puestos y preparar el montaje con tiempo. Esta checklist reúne el trabajo desde la planificación hasta la apertura: programa, plano, voluntarios, compras, entregas y atención a los participantes. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las acreditaciones, las bebidas frías y la revisión del pronóstico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Comprobar el permiso
Invitar a artistas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el programa
Hacer el plano
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Hacer reservas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar el material impreso
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Descargar las mesas
4 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar pesos para carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar los puestos de los artistas
8 personas
Montar los expositores
4 personas
Colocar los manteles
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar carteles
3 personas
Colocar flechas de ruta
2 personas
Conectar la iluminación
3 personas
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
4 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Realizar rondas de residuos
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Comprobar puntos de luz
Encender la iluminación nocturna
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar las mesas de venta
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Empaquetar las obras de arte de forma segura
6 personas
Desmontar los displays
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Desconectar la iluminación
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 12
Mesas plegablescant. 45
Sillas plegablescant. 80
Mantelescant. 45
Pesos para carpascant. 48
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8
Paneles de presentacióncant. 24
Mesas de limpiezacant. 3
Sillas para artistascant. 45

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Canaletas para cablescant. 12
Lámparas con bateríacant. 12
Bateríascant. 48
Micrófono de mano
Altavoz portátil
Cajas de cajacant. 4
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platos de postrecant. 100
Cucharas reutilizablescant. 100
Tenedores reutilizablescant. 100
Cuchillos reutilizablescant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras para servircant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Abrebotellascant. 4
Cubetas para lavarcant. 6

Decoración

Carteles de bienvenidacant. 3
Flechas de rutacant. 12
Pósteres del programacant. 8
Carteles con número de standcant. 40
Soportes para paneles de flechascant. 12
Cinta adhesivacant. 10
Bridascant. 200
Cuerdacant. 4
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Credencialescant. 60
Portabadgescant. 60

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Soportes para lámparascant. 8
Lámparas LED de repuestocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Bomba de manocant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el espacio y confirma el permiso antes de enviar las invitaciones. Reserva al menos 6 semanas para resolver cambios de aforo, horarios o condiciones del recinto.
No asignes los puestos solo por orden de inscripción. Haz el plano y comunica a cada responsable su espacio, soporte y horario de llegada como mínimo 7 días antes.
Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y calcula la compra separando bebidas, café y vajilla. Enfría las bebidas el día anterior y deja las neveras listas antes del montaje.
Prepara un turno de voluntarios con nombres, teléfonos y tareas concretas. Imprime la lista de contactos y las acreditaciones al menos 2 días antes, porque el día del mercado habrá poco margen para buscar información.
Revisa el recinto y el pronóstico 24 horas antes. Comprueba especialmente carpas, pesos, cables, regletas, canaletas y lámparas con batería antes de recibir entregas y descargar las mesas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite reservar el lugar, comprobar el permiso, invitar a artistas, gestionar inscripciones y publicar el programa sin concentrar todo en los últimos días.
¿Cuándo debo asignar los puestos de un mercado de arte?: Haz el plano y asigna los espacios al menos 7 días antes del evento. Envía entonces a cada responsable la ubicación, los soportes disponibles y la hora prevista de montaje.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior conviene enfriar las bebidas, clasificar el material impreso, imprimir contactos y acreditaciones, revisar la compra y comprobar el pronóstico. También debes confirmar las entregas y el horario de descarga.
¿Cuándo se montan las carpas y las mesas?: Monta las carpas, mesas y paneles siguiendo un plano cerrado y deja tiempo para fijar los pesos y ordenar los cables. La inspección final debe hacerse antes de abrir, no mientras llegan los visitantes.

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