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Kunstmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Ein Kunstmarkt steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller, Helfer und Besucher. Kläre zuerst Standort und Genehmigung, danach Einladungen, Anmeldungen und Standverteilung. In der letzten Woche werden Programm, Lageplan, Material und Versorgung festgezurrt. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein früher Geländerundgang, ein verlässlicher Aufbauplan und eine erreichbare Kontaktperson.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Genehmigung prüfen

  • Künstler einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Programm veröffentlichen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Standbetreiber informieren

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Drucksachen sortieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Tische ausladen

    4 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Zeltgewichte anbringen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Künstlerstände einrichten

    8 Personen

  • Displays aufstellen

    4 Personen

  • Tischdecken auslegen

    3 Personen

  • Infotresen aufbauen

    2 Personen

  • Catering-Tisch aufbauen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Schilder aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    3 Personen

  • Kabel sicher abdecken

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    4 Personen

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Abfallrunden durchführen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Besucherströme lenken

    2 Personen

  • Lichtpunkte prüfen

  • Abendbeleuchtung einschalten

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkaufstische schließen

    4 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kunstwerke sicher verpacken

    6 Personen

  • Displays abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung abkoppeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 12
  • KlappischeAnz. 45
  • KlappstühleAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 45
  • ZeltgewichteAnz. 48
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • HockerAnz. 8
  • PräsentationspaneeleAnz. 24
  • PutztafelnAnz. 3
  • KünstlerstühleAnz. 45

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 12
  • Akku-LampenAnz. 12
  • BatterienAnz. 48
  • Handmikrofon
  • Mobiler Lautsprecher
  • KassenboxenAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TortenplattenAnz. 100
  • Wiederverwendbare LöffelAnz. 100
  • Wiederverwendbare GabelnAnz. 100
  • Wiederverwendbare MesserAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • VorratsboxenAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • SpülwannenAnz. 6

Dekoration

  • WillkommensschilderAnz. 3
  • WegweiserAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 8
  • StandnummernschilderAnz. 40
  • PfeiltafelhalterAnz. 12
  • KlebebandAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 200
  • SeilAnz. 4
  • KreidetafelnAnz. 6
  • KreidestifteAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 60
  • BadgehalterAnz. 60

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LampenstativeAnz. 8
  • Ersatz-LED-LampenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • HandfegerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • HandpumpenAnz. 8
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Standort möglichst mehrere Wochen vorher und prüfe die Genehmigung, bevor du Aussteller verbindlich einlädst. So vermeidest du Absagen, wenn Auflagen oder Öffnungszeiten nicht passen.
  • Bestätige die Standbetreiber spätestens 7 Tage vorher und weise jedem einen festen Platz zu. Verschicke den Lageplan zusammen mit Ankunftszeit, Aufbauhinweisen und einer Telefonnummer für Rückfragen.
  • Plane für je 10 Aussteller mindestens eine Ansprechperson während des Aufbaus ein. Gedruckte Kontaktlisten und Namensschilder helfen, wenn mehrere Helfer gleichzeitig Lieferungen, Tische und Zelte koordinieren.
  • Prüfe Strom und Beleuchtung nicht erst am Veranstaltungstag: Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Kabelkanäle, Akku-Lampen und Batterien gehören am Vortag auf eine gemeinsame Kontrollliste. Teste Lautsprecher und Handmikrofon ebenfalls vor dem Einlass.
  • Kontrolliere die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und inspiziere das Gelände am Morgen. Zelte brauchen passende Gewichte; Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein, und angekündigte Lieferungen müssen einer konkreten Person zugeordnet werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Kunstmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Standort, Genehmigung und der Einladung von Künstlern. In der letzten Woche bestätigst du Aussteller, Programm, Standplan, Helfer und Material.
Wann sollte ich die Standplätze auf einem Kunstmarkt vergeben?
Verteile die Standplätze spätestens 7 Tage vor dem Markt, sobald die Anmeldungen geprüft sind. Sende den Lageplan danach an alle Standbetreiber und drucke zusätzlich eine Version für das Aufbau-Team aus.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Kunstmarkt?
Plane als Richtwert eine Ansprechperson pro 10 Aussteller während des Aufbaus ein. Zusätzlich brauchst du mindestens eine Person für Lieferungen und eine erreichbare Kontaktperson während der Öffnungszeit.
Was muss ich am Tag vor dem Kunstmarkt vorbereiten?
Sortiere Drucksachen, Namensschilder und Material, hole bestellte Ausstattung ab und prüfe Kabel, Beleuchtung und Ton. Stelle außerdem sicher, dass Kühlboxen, Tassen, Mehrweg-Besteck und Getränke am nächsten Morgen direkt bereitstehen.

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