Checklist pour organiser un Marché de l’art
Un Marché de l’art demande une coordination précise entre les artistes, les exposants, le lieu et l’installation. Cette checklist rassemble 70 tâches et 63 éléments à prévoir, depuis la réservation du site jusqu’au montage des tentes. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : permis, besoins alimentaires, répartition des emplacements, branchements électriques et réception des livraisons. Suivez les étapes dans l’ordre pour arriver au jour J avec un plan clair.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Vérifier le permis
Inviter les artistes
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le programme
Créer le plan
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Faire les réservations
Informer les exposants
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les impressions
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Décharger les tables
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les poids de tente
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager les stands des artistes
8 personnes
Installer les écrans
4 personnes
Déployer les nappes
3 personnes
Monter le comptoir d'information
2 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Accrocher les panneaux
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
2 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les exposants
4 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Effectuer les rondes de déchets
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Vérifier les points lumineux
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les stands de vente
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
6 personnes
Démonter les présentoirs
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Débrancher l'éclairage
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 12
- Tables pliantesqté 45
- Chaises pliantesqté 80
- Nappesqté 45
- Lests de tenteqté 48
- Tables hautesqté 6
- Porte-manteauxqté 2
- Tabouretsqté 8
- Panneaux de présentationqté 24
- Tables de nettoyageqté 3
- Chaises d'artisteqté 45
Équipement
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Goulottes de câblesqté 12
- Lampes sur batterieqté 12
- Pilesqté 48
- Microphone à main
- Haut-parleur portable
- Caissesqté 4
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Tasses à caféqté 100
- Assiettes à pâtisserieqté 100
- Cuillères réutilisablesqté 100
- Fourchettes réutilisablesqté 100
- Couteaux réutilisablesqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 8
Cuisine
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pince de serviceqté 6
- Bacs de stockageqté 12
- Tire-bouchonsqté 4
- Bacs à vaisselleqté 6
Décoration
- Panneaux de bienvenueqté 3
- Flèches de directionqté 12
- Affiches du programmeqté 8
- Panneaux numérotés des standsqté 40
- Supports de panneaux de directionqté 12
- Ruban adhésifqté 10
- Attaches-câblesqté 200
- Cordeqté 4
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Marqueurs craieqté 12
- Badges nominatifsqté 60
- Porte-badgesqté 60
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Pieds de lampeqté 8
- Ampoules LED de rechangeqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Balais à mainqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 12
- Pompes à mainqté 8
- Trousses de premiers secoursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et vérifiez le permis plusieurs semaines avant l’événement. Sans cette vérification, l’installation des tentes, l’accueil du public ou la diffusion de musique peuvent être retardés.
- Confirmez les exposants après réception des inscriptions, puis attribuez chaque emplacement sur un plan. Communiquez à chacun son espace, les horaires d’arrivée et ses besoins en tables, chaises ou électricité.
- Prévoyez l’électricité avant de louer ou d’installer le matériel : rallonges, multiprises, enrouleurs et goulottes de câbles doivent couvrir les distances entre les prises et les stands. Testez chaque branchement pendant l’inspection du site.
- Vérifiez la météo avant le montage et prévoyez un lest pour chaque tente de réception. Les tentes, tables pliantes, panneaux de présentation et boissons doivent être placés de façon à ne pas gêner les passages.
- Préparez les badges, la liste de contacts et le planning des bénévoles avant le jour J. Le jour de l’événement, réceptionnez les livraisons, déchargez les tables, montez les tentes et refroidissez les boissons avant l’arrivée des visiteurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un Marché de l’art ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, vérifier le permis, inviter les artistes et traiter les inscriptions. Gardez les 2 dernières semaines pour confirmer les exposants, publier le programme et finaliser le matériel.
- Quand faut-il confirmer les exposants d’un Marché de l’art ?
- Confirmez les exposants environ 3 à 4 semaines avant l’événement, une fois les inscriptions vérifiées. Envoyez ensuite leur emplacement, les horaires d’installation et les besoins logistiques.
- Combien de temps avant faut-il monter les tentes et les stands ?
- Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’ouverture au public. Prévoyez ensuite 30 à 60 minutes pour les contrôles : stabilité des tentes, circulation, branchements, éclairage et réception des dernières livraisons.
- Que faut-il prévoir pour les boissons et le café ?
- Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’ouverture et installez les machines à café et bouilloires 60 à 90 minutes avant. Comptez aussi les gobelets réutilisables, tasses, cuillères et une zone de nettoyage accessible.
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