Boodschappenlijst voor een kunstexpositie

Een kunstexpositie vraagt om meer dan alleen kunstwerken en een lege ruimte. Je hebt materiaal nodig om werken veilig te presenteren, bezoekers te ontvangen en informatie duidelijk zichtbaar te maken. Denk aan verlichting, kabelbeheer, labels, garderobe en servies voor koffie, water of een openingsmoment. Deze boodschappenlijst helpt je controleren wat je moet kopen, lenen of vooraf naar de locatie moet brengen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Plintenaantal 8
Kledingrek
Garderobehangersaantal 60
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

LED-spotsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Servies

Wijnglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Tangenaantal 4
Kannenaantal 4

Decoratie

Ingelijste postersaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord
Programma-overzicht
Garderobebord
Guestbook
Naamkaartjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Dienbladenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4
Papieren handdoekhouderaantal 2

Kantoor

Prikbordaantal 2
Inschrijfformulierenaantal 80
Pennenaantal 12
Kleefgumaantal 4
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Schilderstapeaantal 6
Schaaraantal 4
Nietmachineaantal 2
Documentmappenaantal 6
Prijskaartjesaantal 40
Kunstenaarslabelsaantal 40

Transport

Transportdekensaantal 12
Bubbelfolieaantal 2
Spanbandenaantal 8
Steekwagen

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Thee - 4 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroen - 6 stuks
- Plat water - 8 flessen
- Bruisend water - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Appelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- Appels - 30 stuks
- Druiven - 3 kilo
- Komkommer - 4 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 bakjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1,5 kilo
- Olijven - 4 potten
- Notenmix - 1 kilo
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Stokbroden - 10 stuks
- Toastjes - 8 pakken
- Crackers - 6 pakken
- Roomboter - 500 gram
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Servetten - 250 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Vloeibare handzeep - 4 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen

Tips

Controleer per kunstwerk of het ophang- of presentatiemateriaal aanwezig is voordat je gaat transporteren. Plan dit uiterlijk één week voor de opbouw, zodat ontbrekende onderdelen nog geregeld kunnen worden.
Tel glazen, kopjes en borden op basis van het verwachte aantal bezoekers. Voor een opening met 50 gasten heb je bijvoorbeeld minimaal 50 waterglazen en voldoende extra servies voor bijvullen en afwas nodig.
Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten vóór de opbouw klaar. Test LED-spots en projectieapparatuur minimaal één dag eerder, zodat je defecte apparatuur niet pas bij het uitladen ontdekt.
Maak voor labels, naamkaartjes en programma-overzichten een reserve van ongeveer 10 procent. Bij 40 kunstwerken betekent dat vier extra exemplaren voor fouten, beschadiging of een last-minute wijziging.
Zet welkomstbord, garderobebord en route-informatie bij de ingang voordat bezoekers arriveren. Regel ook garderobehangers en afzetpalen vooraf; die worden vaak pas gemist wanneer jassen en publieksstromen zich ophopen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een kunstexpositie?: Reken naast de kunstwerken op presentatiemateriaal, verlichting, kabelbeheer, labels, een programma-overzicht en ontvangstbenodigdheden. Voor catering zijn onder meer wijnglazen, waterglazen, koffie- of theeservies, kannen en tangen nodig.
Hoeveel glazen heb ik nodig bij een kunstexpositie?: Neem bij een opening minimaal één waterglas per verwachte bezoeker en ongeveer twee wijnglazen per bezoeker als wijn wordt geschonken. Voor 50 gasten betekent dat 50 waterglazen en circa 100 wijnglazen, plus 10 procent reserve.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een expositie testen?: Test LED-spots, verlengkabels, stekkerdozen, laptop, beamer en projectiescherm uiterlijk één dag voor de opening. Controleer tijdens de opbouw opnieuw of alle aansluitingen werken en kabels veilig zijn weggewerkt.
Hoeveel extra labels en naamkaartjes moet ik bestellen?: Bestel of druk ongeveer 10 procent extra. Bij 40 werken zijn dat vier extra labels en bij 20 deelnemende kunstenaars twee extra sets naamkaartjes, zodat een fout of wijziging geen vertraging veroorzaakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.