Kunstenaarsmarkt organiseren: checklist en planning

Een kunstenaarsmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten. Je moet de locatie en vergunningen vastleggen, kunstenaars tijdig bevestigen en bezoekers naar de juiste kramen leiden. Ook stroom, betaalmogelijkheden, weersbescherming en contactgegevens worden snel vergeten. Gebruik deze checklist om de markt stap voor stap op te bouwen, van de eerste reserveringen tot de laatste controle op de marktdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Kunstenaarsbestand opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Marktindeling maken
2 personen
Kraamnummers toewijzen
Deelnemers bevestigen
Reserveringen maken
Plattegrond uitwerken
Route naar markt uitwerken
Bewegwijzering ontwerpen
Programmaborden maken
2 personen
Sociale promotie plaatsen
Persbericht versturen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Kraampakketten samenstellen
2 personen
Naamlabels voorbereiden
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Telefoonnummers deelnemers verzamelen
Sleutels en toegang regelen
Terrein inspecteren
2 personen
Levering ontvangen
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Kraamnummers ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Betaalpunten testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Kraamlocaties aanwijzen
3 personen
Kraamtafels uitdelen
3 personen

Event

Opening aankondigen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels en looppaden controleren
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Verlichting inschakelen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Eindtijd aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Kunstenaars uitchecken
2 personen
Kunstenaars helpen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Tenten afbouwen
4 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Achtergebleven goederen ophalen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Markttafelsaantal 32
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Kraamwandenaantal 16
Tafelrokkenaantal 32
Parasolsaantal 4
Transportkarrenaantal 2

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadadaptersaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Handlampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Tiewrapsaantal 200
Gaffer tapeaantal 6
Ducttapeaantal 4
Hamersaantal 3
Schroevendraaiersaantal 3
Waterpassenaantal 2
Meetlintenaantal 3
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Nietmachinesaantal 3
Scharenaantal 6
Prikbordenaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Buitenlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 16
Fotolijstenaantal 10
Kraambordhoudersaantal 32

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 120
Herbruikbare drinkglazenaantal 160
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffielepelsaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Waterkannenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Flessenopenersaantal 6
Dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling vast voordat je deelnemers definitief bevestigt. Geef iedere kunstenaar een kraamnummer en stuur een plattegrond mee, zodat niemand op de opbouwdag nog hoeft te zoeken.
Controleer vergunningen en locatievoorwaarden minimaal 6 weken vooraf. Vraag ook na waar partytenten, markttafels, afval en stroom mogen staan.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de markt. Zet daarin de aanrijroute, opbouwtijd, kraamnummer, contactpersoon en een telefoonnummer voor problemen op de dag zelf.
Maak per kraam een pakket met naamlabel, bewegwijzering en benodigde materialen. Controleer daarnaast betaalterminals, powerbanks, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 1 dag vooraf.
Bereid eten en drinken niet pas tijdens de opbouw. Koel wat gekoeld moet blijven vooraf, zet thermoskannen en koffiezetapparaten klaar en houd rekening met dieetwensen die je bij de aanmeldingen hebt verzameld.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een kunstenaarsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de datum, locatie en vergunningen; daarna kun je kunstenaars uitnodigen en de marktindeling opbouwen.
Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een markt?: Stuur uitnodigingen ongeveer 8 weken voor de markt. Geef 2 tot 3 weken inschrijftijd en bevestig daarna snel wie deelneemt, zodat je kraamnummers en reserveringen kunt vastleggen.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kunstenaarsmarkt?: Plan minimaal 3 uur opbouwtijd voor tenten, tafels, kraamwanden, bewegwijzering en stroom. Bij een grote markt of meerdere partytenten is 4 tot 5 uur veiliger.
Wat moet ik een week voor de kunstenaarsmarkt controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de weersverwachting, deelnemerslijst, plattegrond, route en telefoonnummers. Doe de laatste materiaalcontrole 1 dag vooraf, inclusief wisselgeld, betaalterminals, batterijen en verlengsnoeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.