Checklist para organizar un mercado de artistas

Organizar un mercado de artistas requiere coordinar participantes, puestos, permisos y logística en un orden concreto. Esta checklist reúne las tareas necesarias desde la confirmación de la fecha y el lugar hasta el montaje y la atención durante el evento. También contempla detalles que suelen quedar para el último momento, como recopilar teléfonos, preparar el cambio, comprobar el tiempo y enviar instrucciones claras a cada artista. Úsala para avanzar por fases y llegar al día del mercado con la distribución, el material y la comunicación resueltos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Crear el listado de artistas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución del mercado
2 personas
Asignar números de stand
Confirmar participantes
Hacer reservas
Desarrollar el plano
Planificar la ruta al mercado
Diseñar la señalización
Hacer carteles del programa
2 personas
Publicar la promoción en redes sociales
Enviar nota de prensa
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar kits de maternidad
2 personas
Preparar etiquetas con nombres
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Enfriar comida y bebida
2 personas
Recopilar los números de teléfono de los participantes
Gestionar llaves y acceso
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir la entrega
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Probar los puntos de pago
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Asignar las ubicaciones de los puestos
3 personas
Repartir las mesas de puesto
3 personas

Evento

Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar las mesas y los pasillos
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Anunciar las partes del programa
Encender la iluminación
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Anunciar la hora de finalización
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
Ayudar a desmontar a los artistas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recoger objetos olvidados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Mesas de mercadocant. 32
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Taburetes de barcant. 12
Paredes del standcant. 16
Faldones para mesascant. 32
Sombrillascant. 4
Carros de transportecant. 2

Equipo

Terminales de pagocant. 4
Baterías externascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Adaptadores de cargacant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Linternas de manocant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 6
Cinta americanacant. 4
Martilloscant. 3
Destornilladorescant. 3
Niveles de burbujacant. 2
Cintas métricascant. 3
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Calculadorascant. 2
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Grapadorascant. 3
Tijerascant. 6
Tableros de corchocant. 4
Bridascant. 100

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de exteriorcant. 6
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Arreglos floralescant. 8
Pizarrascant. 8
Paños decorativoscant. 8
Decoración de mesacant. 16
Marcos de fotoscant. 10
Portacarteles de nacimientocant. 32

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 160
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 40

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Jarras de aguacant. 8
Jarras de servircant. 6
Abrebotellascant. 6
Bandejascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y los permisos antes de invitar a artistas. Sin esos datos no podrás confirmar puestos ni enviar información fiable a los participantes.
Define la distribución y asigna un número a cada stand con varios días de antelación. Incluye mesas, carpas, sillas, paredes del puesto y espacio para los carros de transporte.
Envía a cada participante un único resumen con horario, plano, número de stand, ruta de llegada y teléfono de contacto. Hazlo al menos 3 días antes y guarda también los números en una lista operativa.
Prepara los pagos y la alimentación el día anterior: comprueba los terminales, carga las baterías externas, prepara la caja con cambio y enfría la comida y la bebida con tiempo suficiente.
No dejes la señalización para el montaje. Ten listos los carteles del programa, las pizarras y las indicaciones de acceso antes de abrir, y vuelve a comprobar el pronóstico del tiempo para decidir el uso de sombrillas o carpas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artistas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y listado de artistas. Reserva las carpas, mesas y otros materiales en cuanto conozcas aproximadamente el número de participantes.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas participantes?: Confirma la lista definitiva al menos 10 días antes del mercado. Después envía el plano, el número de stand, el horario, la ruta de llegada y un teléfono de contacto como mínimo 3 días antes.
¿Cuánto cambio hay que preparar para un mercado de artistas?: Calcula el cambio según cuántos puestos cobren en efectivo y el precio habitual de sus productos. Como referencia operativa, prepara al menos 50 monedas y billetes pequeños por cada caja y revisa el importe el día anterior.
¿Qué hay que comprobar el día antes del mercado?: Revisa permisos, previsión meteorológica, distribución, carteles, materiales, terminales de pago y baterías. Deja enfriadas la comida y la bebida, preparados los kits y etiquetados los nombres antes de cerrar la jornada.

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