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Künstlermarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Künstlermarkt braucht früh eine klare Struktur: Termin und Ort stehen fest, bevor du Künstler einlädst oder Genehmigungen beantragst. Danach folgen Anmeldungen, Standverteilung, Lageplan und Besucherinformationen. Kurz vor dem Termin zählen praktische Details wie Standpakete, Namensschilder, Wechselgeld, Kühlung und Stromversorgung. Diese Checkliste ordnet die 72 Aufgaben so, dass du nichts Wesentliches erst am Veranstaltungstag bemerkst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Genehmigungen prüfen

  • Künstlerverzeichnis erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Marktaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Lageplan ausarbeiten

  • Route zum Markt ausarbeiten

  • Beschilderung entwerfen

  • Programmtafeln erstellen

    2 Personen

  • Social-Media-Werbung posten

  • Pressemitteilung versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Standpakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Essen und Getränke kühlen

    2 Personen

  • Telefonnummern der Teilnehmenden sammeln

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Lieferung annehmen

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Zahlungspunkte testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Standorte der Stände festlegen

    3 Personen

  • Standtische verteilen

    3 Personen

Event

  • Eröffnung ankündigen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische und Laufwege kontrollieren

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Programmpunkte ankündigen

  • Beleuchtung einschalten

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Endzeit ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Künstler auschecken

    2 Personen

  • Künstler beim Abbau helfen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Zurückgebliebene Gegenstände abholen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 8
  • MarkttischeAnz. 32
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 6
  • BarhockerAnz. 12
  • StandwändeAnz. 16
  • TischröckeAnz. 32
  • SonnenschirmeAnz. 4
  • TransportwagenAnz. 2

Ausstattung

  • KartenterminalsAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadeadapterAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • HandlampenAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 6
  • KegelAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 200
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • GewebeklebebandAnz. 4
  • HämmerAnz. 3
  • SchraubendreherAnz. 3
  • WasserwaagenAnz. 2
  • MessbänderAnz. 3
  • KassenAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 2
  • TaschenrechnerAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StifteAnz. 30
  • TackerAnz. 3
  • ScherenAnz. 6
  • PinnwändeAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 10
  • LED-LampenAnz. 12
  • AußenlampenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 8
  • Dekorative StoffeAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 16
  • BilderrahmenAnz. 10
  • StändeschilderhalterAnz. 32

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 120
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 160
  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeelöffelAnz. 40

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24
  • WasserkannenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • TablettsAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Standverteilung erst fest, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Weise danach jedem Aussteller eine Standnummer zu und verschicke den finalen Lageplan zusammen mit den Teilnehmerinformationen.
  • Plane Strom und Bezahlmöglichkeiten pro Stand: Prüfe Verlängerungskabel, Ladeadapter, Powerbanks und Kartenterminals mindestens 48 Stunden vor dem Aufbau. So bleibt Zeit, fehlendes Zubehör zu ersetzen.
  • Packe die Standpakete nach Standnummern, nicht nach Materialart. Lege Namensschild, Tischzubehör und benötigte Ausstattung zusammen und kontrolliere jedes Paket beim Verladen mit einer Liste.
  • Kläre Essen und Getränke spätestens am Vortag. Erfasse Ernährungswünsche, kühle verderbliche Produkte rechtzeitig und stelle Thermoskannen sowie Kaffeemaschinen erst nach der Stand- und Aufbauplanung bereit.
  • Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vor Beginn und entscheide dann über Partyzelte, Sonnenschirme und zusätzliche Beleuchtung. Handlampen, Batterien und Außenlampen gehören für den Abbau ebenfalls an einen leicht erreichbaren Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Künstlermarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und dem Künstlerverzeichnis. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Markt laufen, damit Standplan und Teilnehmerbestätigungen rechtzeitig fertig werden.
Wann sollte die Standaufteilung für einen Künstlermarkt feststehen?
Erstelle die vorläufige Standaufteilung etwa 4 Wochen vorher und vergib die endgültigen Standnummern nach Anmeldeschluss. Verschicke Lageplan und Standinformationen spätestens 7 Tage vor dem Markt.
Was muss am Tag vor dem Künstlermarkt vorbereitet werden?
Kontrolliere Materialien, Standpakete, Namensschilder, Kasse, Wechselgeld und Technik am Vortag. Getränke sollten dann bereits gekühlt und mindestens eine vollständige Aufbaukontrolle mit Transportwagen, Kabeln und Beleuchtung abgeschlossen sein.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Künstlermarkt?
Plane als Startbestand mindestens 50 bis 100 Euro Wechselgeld pro Verkaufskasse ein, vor allem in 5-, 10- und 20-Euro-Scheinen sowie Münzen. Ergänze Kartenterminals und prüfe deren Akkus spätestens 24 Stunden vorher.

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