Checklist pour organiser un marché des artistes

Un marché des artistes demande une coordination précise entre les exposants, le lieu et le public. Commencez par confirmer la date, le site et les autorisations, puis structurez les inscriptions et l’agencement des stands. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier le matériel, préparer les badges, les kits de stand et la monnaie. Prévoyez aussi un itinéraire clair, une signalétique visible et un plan météo pour éviter les décisions improvisées le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Établir la liste des artistes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer l'agencement du marché
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Confirmer les participants
Faire les réservations
Élaborer le plan
Élaborer l’itinéraire vers le marché
Concevoir la signalétique
Créer les panneaux du programme
2 personnes
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
Envoyer le communiqué de presse
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Composer les kits de stand
2 personnes
Préparer les badges nominaux
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
Collecter les numéros de téléphone des participants
Organiser les clés et l’accès
Inspecter le site
2 personnes
Réceptionner la livraison
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Tester les points de paiement
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Désigner les emplacements des stands
3 personnes
Distribuer les tables de stand
3 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les tables et les zones de passage
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Allumer l’éclairage
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Annoncer l'heure de fin
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Enregistrer le départ des artistes
2 personnes
Aider les artistes à démonter
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Tables de marchéqté 32
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Tabourets de barqté 12
Parois de standqté 16
Jupes de tableqté 32
Parasolsqté 4
Chariots de transportqté 2

Équipement

Terminaux de paiementqté 4
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Adaptateurs de chargeqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Passe-câblesqté 12
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 6
Ruban adhésifqté 4
Marteauxqté 3
Tournevisqté 3
Niveaux à bulleqté 2
Mètres rubansqté 3
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Agrafeusesqté 3
Ciseauxqté 6
Panneaux d’affichageqté 4
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8
Tissus décoratifsqté 8
Décoration de tableqté 16
Cadres photoqté 10
Porte-étiquettes de standqté 32

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 160
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pains de glaceqté 24
Carafes d’eauqté 8
Carafesqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Plateauxqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires. Sans cette confirmation, les invitations et les réservations risquent d’être envoyées trop tôt.
Fixez une date limite d’inscription située 3 à 4 semaines avant le marché. Demandez à chaque artiste son numéro de téléphone, ses besoins alimentaires et ses besoins pratiques avant d’attribuer les numéros de stand.
Finalisez l’agencement au moins 10 jours avant l’événement. Prévoyez les dimensions des tables, les espaces de circulation, les parois de stand et l’accès des chariots de transport pour éviter un montage bloqué.
Envoyez aux participants un dossier récapitulatif 5 à 7 jours avant l’ouverture : heure d’arrivée, itinéraire, numéro de stand, stationnement, contact sur place et consignes météo. C’est souvent l’information d’accès qui manque le jour J.
Faites une vérification complète du matériel la veille, notamment les terminaux de paiement, rallonges, multiprises, batteries externes, lampes et piles. Préparez aussi la caisse et la monnaie avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché des artistes ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations et la liste des artistes doivent être sécurisées avant de lancer la communication.
Quand clôturer les inscriptions des artistes ?: Fixez la clôture 3 à 4 semaines avant le marché. Ce délai permet de confirmer les participants, recueillir leurs besoins et créer un agencement réaliste.
Que faut-il envoyer aux artistes avant le marché ?: Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant : horaire d’installation, itinéraire, numéro de stand, contact téléphonique et consignes concernant la météo. Renvoyez un rappel la veille si l’horaire d’arrivée est strict.
Quand préparer le matériel et les kits de stand ?: Vérifiez le matériel la veille et composez les kits de stand avant l’ouverture du site. Gardez une marge d’au moins 60 minutes pour résoudre un câble manquant, une batterie vide ou un élément de signalétique oublié.

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