Kunstcongres organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een kunstcongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, presentaties, aanmeldingen, exposanten, catering en techniek op elkaar afstemmen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet gebeuren en wat je vlak voor de ontvangst controleert. Denk naast de inhoud ook aan badges, routebeschrijving, expositiewanden, kunstwerken en een registratiebalie. Zo voorkom je dat praktische zaken op de congresdag nog tussen de inhoudelijke onderdelen door moeten worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotiemateriaal publiceren
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties ontvangen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Badges voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes afdrukken
Routebeschrijving versturen
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Exposanten informeren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Badges sorteren
2 personen
Presentatieruimte indelen
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Expositieruimte inrichten
4 personen
Kunstwerken plaatsen
4 personen
Catalogi klaarleggen
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumtafel aankleden
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Licht op kunstwerken richten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Catering controleren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Briefing techniekteam geven
2 personen
Briefing cateringteam geven
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Badges uitdelen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties bedienen
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Expositie toelichten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

Kunstwerken veiligstellen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Expositieruimte afbouwen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Sprekersbestanden archiveren
Deelnemerslijst exporteren
Bedankberichten versturen
2 personen
Foto's met toestemming delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratietafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 8
Stoelenaantal 180
Podiumtafelaantal 2
Spreekstoel
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8
Expositiewandenaantal 20
Sokkelblokkenaantal 12
Presentatietafelsaantal 12
Loungezetelsaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 250
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerplateausaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Koffiekannenaantal 8
Theepottenaantal 6

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
HDMI-kabelsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 3
USB-sticksaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Staande lampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 6

Decoratie

Naambordjesaantal 20
Richtingbordenaantal 12
Programmapostersaantal 10
Bannerstandaardsaantal 4
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotolijstenaantal 20
Kunsthakenaantal 120
Montagetapeaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 10
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Voedselbakkenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 8 weken vooraf definitief vast en bevestig daarna alle sprekers met hun spreektijd, technische wensen en deadline voor de presentatie.
Open het aanmeldformulier zodra programma en locatie vaststaan. Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor het congres, zodat de catering daarop kan worden afgestemd.
Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en test iedere presentatie met de laptop, projector, HDMI-kabels, presentatieklikker en draadloze microfoons.
Maak badges en naamkaartjes niet pas op de congresdag. Sorteer ze vooraf op alfabet of registratienummer en richt de registratiebalie in met minstens 2 registratietafels.
Plan de opbouw in blokken: eerst expositiewanden, sokkelblokken en kunstwerken, daarna presentatieruimte en techniek, en als laatste catering, catalogi en de registratiebalie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Plan het programma en bevestig sprekers in de eerste 4 weken, zodat uitnodigingen, promotie en aanmeldingen op tijd kunnen starten.
Wanneer moet ik de catering voor een kunstcongres bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf en geef de definitieve aantallen en dieetwensen 7 tot 10 dagen voor het congres door. Plan koffie, thee en servies voor zowel ontvangst als pauzes.
Wanneer test ik de techniek voor een kunstcongres?: Voer minimaal 1 volledige technische test uit op de dag vóór het congres. Controleer projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, stekkerdozen, microfoons, speakers en mengpaneel met de daadwerkelijke presentaties.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kunstcongres op te bouwen?: Reken voor een congres met registratie, presentatieruimte en expositie op minimaal 4 tot 6 uur opbouw. Zet kunstwerken en expositiewanden eerst veilig neer en test daarna de techniek voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.