Organiser un congrès d’art : la checklist complète

Un congrès d’art demande de coordonner les intervenants, les présentations, les inscriptions et l’exposition sans laisser les détails techniques au dernier moment. Commence par finaliser le programme et confirmer les intervenants, puis ouvre les inscriptions et rassemble les informations nécessaires. Dans les dernières semaines, vérifie les présentations, les besoins alimentaires, le matériel audiovisuel et l’aménagement des espaces. Le jour J, l’accueil, les badges, les œuvres et les pauses doivent pouvoir fonctionner en parallèle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le matériel promotionnel
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Envoyer les indications d'accès
Confirmer les réservations
Commander le catering
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Informer les exposants
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier les badges
2 personnes
Aménager la salle de présentation
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager l’espace d’exposition
4 personnes
Installer les œuvres d’art
4 personnes
Préparer les catalogues
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser la table de scène
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Diriger la lumière sur les œuvres d’art
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Donner le briefing à l’équipe technique
2 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Animer les présentations
2 personnes
Animer les questions de la salle
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Présenter l’exposition
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Informer les visiteurs du départ
2 personnes

Suivi

Mettre les œuvres en sécurité
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Démantèlement de l’espace d’exposition
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Archiver les fichiers des intervenants
Exporter la liste des participants
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 8
Chaisesqté 180
Table de scèneqté 2
Pupitre
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 8
Murs d’expositionqté 20
Blocs de socleqté 12
Tables de présentationqté 12
Fauteuils loungeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 250
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 8
Théièresqté 6

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Câbles HDMIqté 4
Cliques de présentationqté 3
Clés USBqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampadairesqté 6
Pieds d’éclairageqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 20
Panneaux de directionqté 12
Affiches du programmeqté 10
Supports de bannièreqté 4
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 20
Crochets d’artqté 120
Ruban de montageqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 10
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 12
Bacs alimentairesqté 20
Pinces de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Finalise le programme et confirme les intervenants au moins 6 à 8 semaines avant le congrès. Demande dès ce moment leurs biographies, visuels et besoins techniques afin d’éviter les relances tardives.
Ouvre les inscriptions dès que les horaires sont stables, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Prévois un suivi hebdomadaire des inscriptions et collecte les besoins alimentaires dans le même formulaire.
Fixe une date limite pour recevoir les présentations, environ 7 jours avant le congrès. Teste ensuite le projecteur, l’écran, les microphones, les câbles HDMI et les rallonges avec les fichiers définitifs.
Prépare les badges nominatifs 2 à 3 jours avant l’accueil et trie-les par ordre alphabétique. Installe le comptoir d’enregistrement avec les indications d’accès et garde quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Aménage séparément la salle de présentation et l’espace d’exposition la veille. Vérifie l’emplacement des chaises, du pupitre, des murs d’exposition, des socles, des catalogues et des œuvres avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès d’art ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un congrès d’art avec plusieurs intervenants et une exposition. Ce délai permet de finaliser le programme, gérer les inscriptions, recevoir les présentations et confirmer le traiteur et les réservations.
Quand ouvrir les inscriptions à un congrès d’art ?: Ouvre les inscriptions 4 à 6 semaines avant l’événement, une fois les horaires et les principaux intervenants confirmés. Ferme-les 3 à 5 jours avant le congrès pour préparer les badges et transmettre le nombre final au traiteur.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demande les présentations au plus tard 2 semaines avant le congrès et fixe une échéance ferme à 7 jours. Tu auras ainsi le temps de vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec l’ordinateur et le projecteur.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès d’art ?: La veille, teste toute la technique, installe l’accueil, trie les badges et aménage les espaces de présentation et d’exposition. Contrôle aussi les œuvres, les catalogues, les chaises, les boissons et les indications d’accès pour éviter les ajustements pendant l’arrivée des participants.

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