Checklist para organizar un congreso de arte

Organizar un congreso de arte exige coordinar un programa, ponentes, asistentes y una exposición sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 72 tareas y 60 elementos para avanzar en orden, desde la confirmación del programa hasta el montaje de la sala. Incluye acreditaciones, presentaciones, catering, obras, catálogos y pruebas técnicas. Úsala para repartir responsabilidades y comprobar qué queda pendiente antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar el material promocional
2 personas
Recopilar información de los ponentes
Recibir presentaciones
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir las tarjetas con nombres
Enviar indicaciones
Confirmar las reservas
Pedir el catering
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Informar a los expositores
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Clasificar acreditaciones
2 personas
Distribuir la sala de presentaciones
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el espacio de exposición
4 personas
Colocar las obras de arte
4 personas
Colocar los catálogos
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Decorar la mesa del escenario
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Dirigir la luz hacia las obras de arte
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Comprobar el catering
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar briefing al equipo técnico
2 personas
Dar briefing al equipo de catering
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Anunciar a los ponentes
Gestionar las presentaciones
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Explicar la exposición
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Servir el bufé
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla usada
3 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Servir el cóctel de networking
3 personas
Informar a los visitantes sobre la salida
2 personas

Seguimiento

Asegurar las obras de arte
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Desmontar el espacio de exposición
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las salas
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Archivar los archivos de los ponentes
Exportar la lista de participantes
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Compartir fotos con permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de registrocant. 3
Mesas de buffetcant. 8
Sillascant. 180
Mesa del escenariocant. 2
Atril
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8
Paredes de exposicióncant. 20
Bloques de peanacant. 12
Mesas de presentacióncant. 12
Sillones loungecant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 250
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas para servircant. 20
Bandejas de servircant. 16
Jarras de cafécant. 8
Teterascant. 6

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Cables HDMIcant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 3
Memorias USBcant. 4
Canaletas para cablescant. 12
Linternascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Lámparas de piecant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 6

Decoración

Pancartas con nombrescant. 20
Señales direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 10
Soportes para bannerscant. 4
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Marcos de fotoscant. 20
Ganchos de artecant. 120
Cinta de montajecant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Jarras de aguacant. 12
Termoscant. 10
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 12
Bandejas de comidacant. 20
Pinzas de servircant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Carros de limpiezacant. 2
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y confirma a todos los ponentes antes de abrir el formulario de inscripción. Necesitarás sus nombres, cargos, biografías, fotografías y requisitos técnicos para preparar la comunicación y las acreditaciones.
Pide las presentaciones con varios días de margen, no la víspera. Así puedes revisar vídeos, tipografías y formatos en el portátil, el proyector y la pantalla de proyección que se usarán en cada sesión.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering antes de confirmar el pedido. Prepara una lista final de asistentes para calcular comida, café, tazas, vasos, platos y cubiertos sin improvisar.
Separa el montaje en tres zonas: registro, presentaciones y exposición. Deja preparados el mostrador, las mesas, las sillas, el atril, las paredes de exposición, las peanas y los sillones lounge antes de colocar las obras y los catálogos.
Haz una prueba técnica completa antes de la llegada del público: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, regletas, alargadores y pulsadores de presentación. Comprueba también que cada ponente sepa dónde conectar su portátil.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de arte?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el espacio y confirma el programa y los ponentes; deja al menos 7 días para revisar presentaciones y cerrar el catering.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un congreso de arte?: Ábrelas cuando el programa y los ponentes principales estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario entre 3 y 7 días antes para preparar acreditaciones, tarjetas con nombres y catering.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación de 60 minutos el mismo día. Prueba cada micrófono, el proyector, la pantalla, los altavoces, los cables y las presentaciones reales.
¿Cuándo se monta la exposición de un congreso de arte?: Monta las paredes, peanas y mesas de presentación como mínimo el día anterior. Coloca las obras y los catálogos después de revisar la distribución y deja entre 60 y 90 minutos antes de abrir para una última inspección.

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