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Kunstkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kunstkongress braucht früh klare Zuständigkeiten: Programm und Referenten müssen stehen, bevor Einladungen und Anmeldungen starten. Danach folgen Teilnehmerdaten, Präsentationen, Catering und die Planung der Ausstellungsflächen. Kurz vor dem Termin entscheidet eine technische Probe, ob Projektor, Leinwand, Mikrofone und Präsentationslaptop tatsächlich zusammenspielen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung bis zum Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Werbematerial veröffentlichen

    2 Personen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen entgegennehmen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Badges vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

  • Wegbeschreibung versenden

  • Reservierungen bestätigen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Aussteller informieren

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Badges sortieren

    2 Personen

  • Präsentationsbereich einteilen

    3 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Ausstellungsraum einrichten

    4 Personen

  • Kunstwerke platzieren

    4 Personen

  • Kataloge bereitlegen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bühnentisch dekorieren

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Licht auf Kunstwerke richten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Catering prüfen

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    2 Personen

  • Briefing für das Technikteam geben

    2 Personen

  • Briefing für das Catering-Team geben

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Ausstellung erläutern

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Netzwerk-Getränke servieren

    3 Personen

  • Besucher über die Abreise informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kunstwerke sichern

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Ausstellungsraum abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Sprecherdaten archivieren

  • Teilnehmerliste exportieren

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

  • Fotos mit Zustimmung teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • RegistrierungstischeAnz. 3
  • BuffetischeAnz. 8
  • StühleAnz. 180
  • PodiumstischAnz. 2
  • Rednerpult
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 8
  • AusstellungswändeAnz. 20
  • SockelblöckeAnz. 12
  • PräsentationstischeAnz. 12
  • Lounge-SesselAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 180
  • GläserAnz. 250
  • TellerAnz. 220
  • BestecksetsAnz. 220
  • ServierplattenAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 16
  • KaffeekannenAnz. 8
  • TeekannenAnz. 6

Ausstattung

  • ProjektorAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • LaptopAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • PräsentationsklickerAnz. 3
  • USB-SticksAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • StehlampenAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 20
  • RichtungsschilderAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 10
  • BannerständerAnz. 4
  • TischläuferAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BilderrahmenAnz. 20
  • KunsthakenAnz. 120
  • MontagebandAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 10
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 12
  • LebensmittelboxenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • WischsetsAnz. 3
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe das Programm ab, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige die Referenten schriftlich und sammle ihre Präsentationen spätestens eine Woche vor dem Kongress, damit Format, Reihenfolge und Technik geprüft werden können.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und frage Ernährungswünsche direkt ab. Verschicke Wegbeschreibung und Reservierungsbestätigungen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin, damit Rückfragen nicht am Veranstaltungstag entstehen.
  • Plane die Registrierung nicht erst beim Aufbau. Bereite Badges und Namensschilder anhand der Anmeldeliste vor, sortiere sie alphabetisch und stelle mindestens zwei Registrierungstische bereit, wenn mehr als 50 Personen erwartet werden.
  • Führe die Technikprobe mit dem tatsächlichen Präsentationslaptop durch. Teste Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult mindestens am Vortag; ein Ersatzkabel gehört griffbereit an den Präsentationsbereich.
  • Richte Ausstellung und Kongressbereich getrennt voneinander ein. Stelle Ausstellungswände und Sockelblöcke zuerst auf, platziere danach die Kunstwerke und lege Kataloge bereit, damit Möbel, Absperrpfosten und Besucherwege nicht nachträglich verschoben werden müssen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Kunstkongress organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Programm, Referenten und Veranstaltungsort. Einladungen und Anmeldungen können starten, sobald das Programm belastbar ist; Catering und Technik sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin bestätigt werden.
Wann sollte man die Referenten für einen Kunstkongress bestätigen?
Bestätige Referenten 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress schriftlich und frage Thema, Vortragstitel sowie technische Anforderungen ab. Die endgültigen Präsentationen sollten spätestens 7 Tage vorher vorliegen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Kunstkongress?
Plane für den Empfang und die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person. Für Kaffee und Tee rechne mit ungefähr 0,4 bis 0,6 Litern pro Person über einen halben Kongresstag und bestelle zusätzlich Wasser für alle Programmpunkte.
Wann sollte die Technik für einen Kunstkongress getestet werden?
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult mindestens 24 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag reicht zusätzlich ein 30-minütiger Funktionstest vor dem Einlass, sofern sich Raum und Geräte nicht geändert haben.

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