Boodschappenlijst voor een kunstcongres

Voor een kunstcongres heb je meer nodig dan stoelen en een projector. Richt registratie, presentaties, catering en de expositieruimte apart in, zodat bezoekers soepel binnenkomen en sprekers zonder vertraging kunnen starten. Controleer vooraf hoeveel deelnemers, sprekers en exposanten je verwacht. Met deze boodschappenlijst zie je welke voorzieningen je moet regelen of meenemen, inclusief de onderdelen die organisatoren vaak pas op de congresdag missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratietafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 8
Stoelenaantal 180
Podiumtafelaantal 2
Spreekstoel
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8
Expositiewandenaantal 20
Sokkelblokkenaantal 12
Presentatietafelsaantal 12
Loungezetelsaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 250
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerplateausaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Koffiekannenaantal 8
Theepottenaantal 6

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
HDMI-kabelsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 3
USB-sticksaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Staande lampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 6

Decoratie

Naambordjesaantal 20
Richtingbordenaantal 12
Programmapostersaantal 10
Bannerstandaardsaantal 4
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotolijstenaantal 20
Kunsthakenaantal 120
Montagetapeaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 10
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Voedselbakkenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Chocolademelk - 8 liter
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 dozen
- Spa Blauw - 120 flessen
- Spa Rood - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Ice tea - 18 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Gemberbier - 12 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flessen
- Witbier - 48 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Witte wijn - 12 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Citroenen - 3 kilogram
- Limoenen - 2 kilogram
- Verse munt - 10 bosjes
- IJsblokjes - 25 kilogram
- Mini croissants - 180 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 120 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Aardbeienjam - 3 potten
- Kaasplakken - 3 kilogram
- Hamplakken - 2 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte broodjes - 180 stuks
- Krentenbollen - 80 stuks
- Komkommers - 20 stuks
- Tomaten - 4 kilogram
- Rucola - 2 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Olijven - 3 kilogram
- Druiven - 8 kilogram
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Sinaasappels - 60 stuks
- Bosbessen - 3 kilogram
- Notenmix - 4 kilogram
- Mueslirepen - 180 stuks
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Groentesticks - 8 kilogram
- Tzatziki - 4 kilogram
- Kruidenkaas - 2 kilogram
- Bitterballen - 300 stuks
- Vega bitterballen - 180 stuks
- Mini loempia's - 240 stuks
- Mosterd - 4 flessen
- Mayonaise - 4 flessen
- Ketchup - 4 flessen
- Satésaus - 3 kilogram
- Pasta - 12 kilogram
- Pesto - 3 kilogram
- Tomatensaus - 8 liter
- Parmezaanse kaas - 2 kilogram
- Gemengde salade - 10 kilogram
- Saladedressing - 4 liter
- Focaccia - 20 stuks
- Vegan pastasaus - 5 liter
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan beleg - 3 kilogram
- Glutenvrije koekjes - 8 pakken
- Vegan gebak - 40 stuks
- Mini brownies - 180 stuks
- Citroencake - 8 stuks
- Chocoladekoekjes - 12 pakken
- Servetten - 1000 stuks
- Koffiefilters - 3 pakken
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 8 pakken
- Handzeep - 8 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Plan per deelnemer één badge of naamkaartje en bestel daarnaast minimaal 5% extra. Zo kun je last-minute aanmeldingen en foutief afgedrukte kaartjes opvangen.
Voorzie elke presentatieplek van een laptop, HDMI-kabel, presentatieklikker en een werkende aansluiting op de projector. Test alle combinaties uiterlijk 1 dag vooraf, niet pas bij de eerste lezing.
Reken voor koffie, thee en water op minimaal 2 kopjes of glazen per persoon tijdens een ochtendprogramma. Leg servies, serveerplateaus en serveerschalen vóór de opening klaar bij het buffet.
Maak de expositieruimte vóór ontvangst toegankelijk en houd per kunstwerk voldoende vrije loopruimte over. Controleer ook of elk werk een passende expositiewand of sokkelblok heeft.
Zet bij de registratiebalie minstens 2 tafels en 2 stoelen klaar bij grotere groepen. Leg badges op alfabetische volgorde en plaats route-informatie bij de ingang, zodat de balie niet vastloopt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een kunstcongres?: Neem voor iedere aangemelde bezoeker één stoel en tel 5 tot 10% reserve. Bij 100 deelnemers zet je dus 105 tot 110 stoelen klaar; voor sprekers en panelleden controleer je apart of er een podiumtafel en extra stoelen nodig zijn.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een kunstcongres?: Voor een lezing heb je minimaal één draadloze microfoon nodig; bij een panel gebruik je één microfoon per spreker plus één reserve. Test het volledige geluidssysteem uiterlijk 1 dag vooraf met het mengpaneel, de speakers en de microfoonstandaards.
Hoeveel badges moet ik laten drukken voor een congres?: Druk één badge per verwachte deelnemer, spreker, exposant en medewerker en voeg 5% extra toe. Bij 200 geregistreerde bezoekers zijn dat bijvoorbeeld minimaal 210 bezoekersbadges, exclusief badges voor het organisatieteam.
Wanneer moet ik de congresmaterialen controleren?: Controleer meubels, servies, expositiematerialen en techniek 1 tot 2 dagen voor het kunstcongres. Doe op de congresdag zelf nog een korte test van projector, HDMI-kabels, laptop, microfoons en stekkerdozen voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.