Qué necesitas para organizar un congreso de arte
Un congreso de arte necesita más que obras y ponentes: también requiere un registro fluido, una sala bien montada y equipos probados. Esta lista reúne el mobiliario, la vajilla y la tecnología necesarios para recibir a los asistentes, presentar las obras y desarrollar las ponencias. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade margen para sustituciones y roturas. Reserva con antelación las piezas técnicas y las paredes o peanas de exposición, porque suelen ser lo último disponible.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de registrocant. 3
- Mesas de buffetcant. 8
- Sillascant. 180
- Mesa del escenariocant. 2
- Atril
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 8
- Paredes de exposicióncant. 20
- Bloques de peanacant. 12
- Mesas de presentacióncant. 12
- Sillones loungecant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 250
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Bandejas para servircant. 20
- Bandejas de servircant. 16
- Jarras de cafécant. 8
- Teterascant. 6
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilcant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 10
- Cables HDMIcant. 4
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Memorias USBcant. 4
- Canaletas para cablescant. 12
- Linternascant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Lámparas de piecant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 6
Decoración
- Pancartas con nombrescant. 20
- Señales direccionalescant. 12
- Pósteres del programacant. 10
- Soportes para bannerscant. 4
- Manteles runnerscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Marcos de fotoscant. 20
- Ganchos de artecant. 120
- Cinta de montajecant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Jarras de aguacant. 12
- Termoscant. 10
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de comidacant. 20
- Pinzas de servircant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
- Café - 8 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Chocolate caliente - 8 litros
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Azúcar - 3 kilogramos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Ice tea - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Ginger beer - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza blanca - 48 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Limones - 3 kilogramos
- Limones verdes - 2 kilogramos
- Menta fresca - 10 manojos
- Cubitos de hielo - 25 kilogram
- Mini croissants - 180 unidades
- Mini bollos de chocolate - 120 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Lonchas de queso - 3 kilogramo
- Lonchas de jamón - 2 kilos
- Hummus - 3 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 180 unidades
- Bollos de pasas - 80 unidades
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates - 4 kilogramos
- Rúcula - 2 kilogramos
- Pimientos - 3 kilogramo
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Uvas - 8 kilogramos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Naranjas - 60 piezas
- Arándanos - 3 kilogramos
- Mix de frutos secos - 4 kilogramo
- Barritas de muesli - 180 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Palitos de verduras - 8 kilogram
- Tzatziki - 4 kilogram
- Queso con hierbas - 2 kilogramos
- Bitterballen - 300 unidades
- Croquetas veganas - 180 unidades
- Mini rollitos primavera - 240 unidades
- Mostaza - 4 botellas
- Mayonesa - 4 botellas
- Ketchup - 4 botellas
- Salsa satay - 3 kilogram
- Pasta - 12 kilogramos
- Pesto - 3 kilogram
- Salsa de tomate - 8 litros
- Queso parmesano - 2 kilogramos
- Ensalada mixta - 10 kilogramo
- Aliño para ensalada - 4 litros
- Focaccia - 20 unidades
- Salsa vegana para pasta - 5 litros
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Acompañamiento vegano - 3 kilogram
- Galletas sin gluten - 8 paquetes
- Pasteles veganos - 40 unidades
- Mini brownies - 180 unidades
- Pastel de limón - 8 unidades
- Galletas de chocolate - 12 paquetes
- Servilletas - 1000 unidades
- Filtros de café - 3 paquetes
- Agitadores - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 8 paquetes
- Jabón de manos - 8 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Toallas de papel - 12 paquetes
Consejos
- Calcula una acreditación y una tarjeta con nombre por inscrito, más un 10 % adicional para cambios de última hora, ponentes y errores de impresión.
- Prepara al menos una silla por asistente y deja entre un 5 % y un 10 % de margen si esperas invitados de última hora o necesitas recolocar la sala.
- Para el café, cuenta con una taza, un vaso y un plato por persona en cada servicio; añade un 15 % extra si no habrá vajilla suficiente para lavar entre pausas.
- Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y los cables HDMI el día anterior, y lleva al menos dos cables alargadores y dos regletas de reserva.
- Monta las paredes de exposición, los bloques de peana, las mesas y los catálogos antes de abrir el registro; deja las obras protegidas hasta que la distribución de la sala esté confirmada.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un congreso de arte?
- Calcula una silla por asistente confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para 100 inscritos, prepara entre 105 y 110 sillas, además de las necesarias para ponentes y personal.
- ¿Cuánta vajilla hace falta para una pausa de café?
- Para cada servicio, cuenta una taza, un vaso, un plato y un juego de cubiertos por persona. Con 80 asistentes, prepara al menos 80 unidades de cada pieza y añade un 15 % extra: 92 unidades aproximadamente.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo técnico?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes del congreso y repítela 60 minutos antes de la primera ponencia. Comprueba también los cables HDMI, las regletas y las pilas o baterías de los micrófonos.
- ¿Cuándo debo encargar el mobiliario y las paredes de exposición?
- Confirma el mobiliario, las peanas y las paredes de exposición al menos 2 semanas antes. Si la fecha coincide con una temporada de muchos eventos, reserva con 3 o 4 semanas de margen.
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