Congrès d’art : la liste des achats et du matériel

Pour un congrès d’art, les achats ne se limitent pas au buffet et aux boissons. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, l’installation des œuvres, le mobilier d’exposition et tout le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste rassemble les éléments à commander ou à apporter, des badges aux câbles HDMI. Vérifiez les quantités en fonction du nombre d’inscrits, des intervenants et de la durée du programme.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 8
Chaisesqté 180
Table de scèneqté 2
Pupitre
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 8
Murs d’expositionqté 20
Blocs de socleqté 12
Tables de présentationqté 12
Fauteuils loungeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 250
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 8
Théièresqté 6

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Câbles HDMIqté 4
Cliques de présentationqté 3
Clés USBqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampadairesqté 6
Pieds d’éclairageqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 20
Panneaux de directionqté 12
Affiches du programmeqté 10
Supports de bannièreqté 4
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 20
Crochets d’artqté 120
Ruban de montageqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 10
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 12
Bacs alimentairesqté 20
Pinces de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Lait chocolaté - 8 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Ginger beer - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière blanche - 48 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Citrons - 3 kilogrammes
- Citrons verts - 2 kilogrammes
- Menthe fraîche - 10 bottes
- Glaçons - 25 kilogrammes
- Mini croissants - 180 pièces
- Mini pains au chocolat - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Confiture de fraises - 3 pots
- Tranches de fromage - 3 kilogrammes
- Tranches de jambon - 2 kilogram
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 180 pièces
- Petits pains aux raisins - 80 pièces
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Roquette - 2 kilogram
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Raisins - 8 kilogrammes
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Oranges - 60 pièces
- Myrtilles - 3 kilogram
- Mélange de noix - 4 kilogrammes
- Barres de céréales - 180 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Bâtonnets de légumes - 8 kilogrammes
- Tzatziki - 4 kilogrammes
- Fromage aux fines herbes - 2 kilogrammes
- Bitterballen - 300 pièces
- Bitterballen véganes - 180 pièces
- Mini nems - 240 pièces
- Moutarde - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Sauce satay - 3 kilogrammes
- Pâtes - 12 kilogrammes
- Pesto - 3 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 litres
- Parmesan - 2 kilogrammes
- Salade composée - 10 kilogrammes
- Sauce salade - 4 litres
- Focaccia - 20 pièces
- Sauce tomate végétalienne - 5 liter
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garniture vegan - 3 kilogrammes
- Biscuits sans gluten - 8 paquets
- Pâtisseries vegan - 40 pièces
- Mini brownies - 180 pièces
- Gâteaux au citron - 8 pièces
- Biscuits au chocolat - 12 paquets
- Serviettes - 1000 pièces
- Filtres à café - 3 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 8 paquets
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez un badge nominatif par participant, intervenant, exposant et membre de l’équipe, plus 5 à 10 % d’exemplaires vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Pour le café et le thé, comptez généralement 2 tasses par personne sur une demi-journée, avec des verres et des assiettes en quantité équivalente si une collation est prévue.
Réservez les éléments d’exposition plusieurs jours avant l’installation : murs, socles et tables de présentation doivent correspondre au format et au nombre des œuvres.
Prévoyez au moins 2 rallonges et 2 multiprises pour la zone de présentation, puis testez chaque câble HDMI, microphone et haut-parleur avant l’arrivée du public.
Gardez 10 à 15 % de chaises en réserve lorsque la jauge est incertaine, surtout si certaines présentations attirent davantage de visiteurs que prévu.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour l’accueil d’un congrès d’art ?: Prévoyez une ou plusieurs tables d’inscription, les badges imprimés, des indications d’accès et des poteaux de balisage. Pour 100 participants, comptez au moins 2 personnes à l’accueil pendant la première heure.
Combien de chaises faut-il pour un congrès d’art ?: Prévoyez une chaise par participant attendu dans la salle de présentation, plus 10 % de réserve. Pour 80 personnes, cela représente environ 88 chaises si l’espace le permet.
Quand commander le catering pour un congrès d’art ?: Passez la commande au moins 7 jours avant l’événement, puis confirmez les quantités et les besoins alimentaires 48 à 72 heures avant. Gardez quelques portions adaptées aux régimes signalés tardivement.
Quel matériel technique faut-il pour les présentations ?: Prévoyez un projecteur, un écran, un ordinateur portable, des câbles HDMI, un cliqueur et un système audio avec microphones sans fil. Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture.

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