Kunstboekenbeurs organiseren: checklist en planning

Een kunstboekenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en boeken regelen. Je werft standhouders, deelt de beursvloer logisch in en legt lezingen, signeersessies en publieksregistratie tijdig vast. Begin met datum en locatie, werk daarna naar aanmeldingen, programma en promotie toe. In de laatste week controleer je vooral drukwerk, techniek, betaalmiddelen en de opbouw. Met deze checklist houd je de 70 taken en 48 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Reserveringen voor locatie maken
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Aanmeldformulier voor standhouders maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kunstboekhandelaren benaderen
2 personen
Kunstenaars en uitgevers benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Dieetwensen van deelnemers verzamelen
Bezoekersregistratie openen
Plattegrond van beursvloer maken
2 personen
Standnummers toewijzen
2 personen
Programma met lezingen samenstellen
2 personen
Sprekers en signerende auteurs bevestigen
Promotie op sociale media plaatsen
Persbericht versturen
Bewegwijzering ontwerpen
Prijs- en standhouderslijsten maken
2 personen
Vrijwilligers voor publieksbalie inroosteren
Catering bestellen
Techniek voor presentaties testen
2 personen
Boekentafels en stoelen controleren
2 personen
Drukwerk laten maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Standhouders praktische informatie sturen
Registratielijsten en badges printen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen en leesplekken plaatsen
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Verlichting en kabels controleren
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen
Boekentafels controleren
3 personen
Publieksbalie openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma en plattegrond uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Lezing eerste spreker begeleiden
2 personen
Signeersessie begeleiden
2 personen
Buffet en drankpunt bijhouden
2 personen
Lezing tweede spreker begeleiden
2 personen
Verkochte boeken laten afrekenen
2 personen
Publieksbalie sluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Boeken en materialen inpakken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Standhouders borg en materialen afhandelen
2 personen
Bezoekersvragen na afloop beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Boekenkastenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Opbergkrattenaantal 24
Tafelkleedaantal 32

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 3
Kassa
Geldkist
Labelprinter

Verlichting

Bureaulampenaantal 16
Lichtslingersaantal 6
LED-lampenaantal 12

Decoratie

Standnummerbordenaantal 32
Richtingpijlenaantal 20
Programmabordenaantal 6
Postersaantal 20
Sierplantenaantal 12
Fotolijstenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en deelnemersvoorwaarden minstens 12 weken vooraf vast. Geef standhouders daarna 2 tot 3 weken om zich aan te melden, zodat je de indeling en standnummers op tijd kunt maken.
Benader kunstboekhandelaren, kunstenaars en uitgevers niet pas nadat de promotie is gestart. Reserveer 4 tot 6 weken voor reacties en stuur bevestigingen zodra het minimale aantal stands bekend is.
Maak de plattegrond op basis van looproutes, niet alleen op basis van beschikbare tafels. Houd bij de publieksbalie, lezingen en signerende auteurs extra ruimte vrij en gebruik standnummerborden en bewegwijzering.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en speaker uiterlijk 2 dagen vooraf samen. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; een presentatie zonder passende aansluiting kost op de beursdag direct tijd.
Bestel catering op basis van het verwachte bezoekersaantal en verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf. Regel daarnaast betaalterminals, kassa en geldkist vóór de opbouw, zodat standhouders niet op het laatste moment zelf oplossingen zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstboekenbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en reserveringen. Plan de werving van standhouders en sprekers in de eerste 6 weken, zodat je daarna nog tijd hebt voor promotie, drukwerk en de beursvloer.
Wanneer moet ik standhouders voor een kunstboekenbeurs benaderen?: Benader kunstboekhandelaren, kunstenaars en uitgevers ongeveer 10 tot 12 weken voor de beurs. Geef 2 tot 3 weken aanmeldtijd en bevestig de deelnemers uiterlijk 6 weken vooraf.
Wanneer maak je de plattegrond van een kunstboekenbeurs?: Maak een eerste plattegrond zodra de aanmeldingen binnenkomen, meestal 5 tot 6 weken vooraf. Werk de definitieve versie 2 weken voor de beurs af, nadat standnummers en het programma zijn bevestigd.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kunstboekenbeurs?: Reken voor tafels, stoelen, boekenkasten, bewegwijzering en techniek op minimaal 3 uur opbouwtijd. Plan een extra uur als je ook lezingen test, catering klaarzet en de publieksbalie inricht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.