Organiser un Salon du livre d’art sans rien oublier

Un Salon du livre d’art demande une coordination précise entre libraires, artistes, éditeurs, auteurs et visiteurs. Cette checklist regroupe les étapes du projet, de la réservation du lieu au démontage, avec les points souvent réglés trop tard. Prévoyez notamment le plan des stands, les besoins alimentaires, la signalétique et les essais techniques. Le déroulé vous aide à avancer dans l’ordre et à garder une vue claire sur les 70 tâches et 48 éléments à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Faire des réservations pour le lieu
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription pour les exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les libraires d’art
2 personnes
Contacter les artistes et les éditeurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires des participants
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
Créer le plan du hall d’exposition
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Composer un programme de conférences
2 personnes
Confirmer les intervenants et les auteurs en dédicace
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Envoyer le communiqué de presse
Concevoir la signalétique
Créer les listes de prix et d’exposants
2 personnes
Planifier les bénévoles pour l’accueil du public
Commander le catering
Tester la technique pour les présentations
2 personnes
Vérifier les tables et chaises pour livres
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Envoyer des informations pratiques aux exposants
Imprimer les listes d’inscription et les badges
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises et les espaces de lecture
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes
Vérifier les tables de livres
3 personnes
Ouvrir l'accueil du public
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme et le plan
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Accompagner l'intervention du premier orateur
2 personnes
Encadrer la séance de dédicaces
2 personnes
Gérer le buffet et le point boissons
2 personnes
Encadrer la présentation du deuxième intervenant
2 personnes
Faire encaisser les livres vendus
2 personnes
Fermer l’accueil du public
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Emballer les livres et le matériel
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Gérer la caution et le matériel des exposants
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs après l'événement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Bibliothèquesqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Caisses de rangementqté 24
Nappeqté 32

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Caisse
Caisse
Imprimante d'étiquettes

Éclairage

Lampes de bureauqté 16
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 32
Flèches directionnellesqté 20
Panneaux du programmeqté 6
Affichesqté 20
Plantes d’ornementqté 12
Cadres photoqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 4 à 6 mois avant le salon. Les conditions de participation et le formulaire exposant doivent être prêts avant l’envoi des invitations.
Demandez les besoins alimentaires des exposants, intervenants et bénévoles au plus tard 3 semaines avant l’événement. Le nombre final permet de commander le catering sans multiplier les ajustements de dernière minute.
Finalisez le plan du hall et les numéros de stand 2 à 3 semaines avant l’ouverture. Vérifiez que les tables, chaises, bibliothèques et prises sont compatibles avec les présentations de livres et les dédicaces.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte au moins 2 heures avant la première conférence. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises : elles sont souvent oubliées lors de l’installation.
Préparez les listes d’exposants, les tarifs et la signalétique avant l’impression finale, idéalement 7 jours avant le salon. Gardez une personne à l’accueil pendant toute l’ouverture pour orienter le public et gérer l’enregistrement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon du livre d’art ?: Commencez 4 à 6 mois avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, contacter les libraires, artistes et éditeurs, puis traiter les inscriptions et confirmer les exposants.
Combien de temps prévoir pour installer un Salon du livre d’art ?: Prévoyez au moins 3 heures pour installer les tables, chaises, bibliothèques, panneaux de stands et espaces d’accueil. Ajoutez 2 heures avant les conférences pour tester toute la technique.
Quand confirmer les exposants d’un Salon du livre d’art ?: Confirmez-les environ 3 semaines avant l’événement, après réception des inscriptions et de leurs besoins. Vous pourrez alors attribuer les stands, finaliser le plan du hall et ajuster la restauration.
Quand commander le catering pour un Salon du livre d’art ?: Passez la commande définitive 7 à 10 jours avant le salon, une fois les besoins alimentaires recueillis. Recomptez les participants 48 heures avant pour signaler toute variation importante au prestataire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.