Checklist para organizar una feria del libro de arte

Organizar una feria del libro de arte requiere coordinar expositores, autores, visitantes y muchos detalles técnicos en el mismo espacio. Empieza por cerrar la fecha y el recinto; después puedes abrir las inscripciones, distribuir los stands y preparar el programa. Reserva tiempo para probar el proyector, el micrófono y los terminales de pago antes de la apertura. Esta checklist reúne las 70 tareas y 48 materiales del plan para que sepas qué preparar y cuándo hacerlo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Hacer reservas para la ubicación
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Crear formulario de inscripción para expositores
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar a libreros de arte
2 personas
Contactar con artistas y editores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Recopilar las preferencias dietéticas de los participantes
Abrir registro de visitantes
Crear el plano del recinto ferial
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Preparar el programa de charlas
2 personas
Confirmar a los ponentes y autores firmantes
Publicar promoción en redes sociales
Enviar nota de prensa
Diseñar la señalización
Elaborar listas de precios y expositores
2 personas
Asignar voluntarios para el mostrador de atención al público
Pedir el catering
Probar la técnica para las presentaciones
2 personas
Comprobar las mesas y sillas de libros
2 personas
Encargar material impreso
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enviar información práctica a los expositores
Imprimir listas de registro y badges
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir y revisar el lugar
2 personas
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas y zonas de lectura
3 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el punto de catering
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Comprobar la iluminación y los cables
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas
Comprobar las mesas de libros
3 personas
Abrir la taquilla
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa y el mapa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Acompañar la charla del primer ponente
2 personas
Coordinar la sesión de firmas
2 personas
Gestionar el buffet y el punto de bebidas
2 personas
Acompañar la charla del segundo ponente
2 personas
Cobrar los libros vendidos
2 personas
Cerrar el mostrador de atención al público
2 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Empacar libros y materiales
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
2 personas
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Gestionar la fianza y el material de los expositores
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes al finalizar

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 32
Sillascant. 80
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 4
Estanteríascant. 8
Postes separadorescant. 12
Cajas de almacenamientocant. 24
Mantelcant. 32

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarracant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátilcant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 4
Terminales de pagocant. 3
Caja registradora
Caja registradora
Impresora de etiquetas

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 16
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Carteles con número de standcant. 32
Flechas direccionalescant. 20
Carteles del programacant. 6
Cartelescant. 20
Plantas ornamentalescant. 12
Marcos de fotoscant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y las condiciones de participación antes de enviar invitaciones. Así los libreros de arte, artistas y editores reciben desde el principio la información necesaria para inscribirse.
No esperes a tener todas las inscripciones para dibujar el plano. Asigna números de stand en cuanto conozcas la distribución y comprueba que mesas, sillas, estanterías y soportes caben realmente en cada puesto.
Prepara el programa de charlas con antelación y confirma a ponentes y autores firmantes por escrito. Haz una prueba técnica completa, con portátil, proyector, pantalla, altavoz, micrófono, cables y regletas, antes del día de la feria.
Calcula la atención al público por turnos y deja responsables concretos para el mostrador. Abre el registro de visitantes con tiempo suficiente para imprimir listas, preparar la señalización y evitar colas al entrar.
Encarga pronto el material impreso y revisa precios, expositores y números de stand antes de enviarlos a imprimir. Recopila también las preferencias dietéticas antes de pedir el catering y comprueba que hay tazas, vasos, platos y cubiertos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del libro de arte?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar el recinto, redactar las condiciones, invitar a expositores y abrir las inscripciones. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar el plano, imprimir materiales y probar la técnica.
¿Qué hay que preparar para los stands de una feria del libro de arte?: Prepara mesas, sillas, estanterías o soportes según las necesidades de cada expositor, además de cajas de almacenamiento y carteles con el número del stand. Asigna los puestos antes de imprimir el plano y la señalización.
¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes y probar el equipo?: Confirma a ponentes y autores firmantes como mínimo 3 semanas antes. Haz una prueba con el portátil, proyector, pantalla, altavoz y micrófono entre 3 y 7 días antes, y vuelve a revisar cables y regletas al montar.
¿Qué cantidad de catering necesito para una feria del libro de arte?: Calcula las raciones según el número confirmado de participantes y añade un margen del 10 % para imprevistos. Pide las preferencias dietéticas al menos 7 días antes para que el proveedor pueda adaptar el pedido.

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