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Kunstbuchmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstbuchmesse braucht früh klare Zusagen von Händlern, Künstlern und Verlagen. Lege zuerst Datum, Ort und Teilnahmebedingungen fest, bevor du Anmeldungen öffnest und Einladungen verschickst. In den letzten Wochen kommen Hallenplan, Standnummern, Vortragsprogramm, Drucksachen und Pressearbeit hinzu. Plane außerdem Zeit für Techniktests, Catering, Kassen, Beschilderung und die Einweisung des Publikumsservice ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen für die Location vornehmen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular für Aussteller erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Kunstbuchhändler ansprechen

    2 Personen

  • Künstler und Verlage ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche der Teilnehmer sammeln

  • Besucherregistrierung öffnen

  • Übersichtsplan der Messehalle erstellen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

    2 Personen

  • Vortragsprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Redner und signierende Autoren bestätigen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Pressemitteilung versenden

  • Beschilderung entwerfen

  • Preis- und Ausstellerlisten erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige für den Publikumsservice-Schalter einplanen

  • Catering bestellen

  • Präsentationstechnik testen

    2 Personen

  • Büchertische und Stühle kontrollieren

    2 Personen

  • Drucksachen anfertigen lassen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Standbetreiber mit praktischen Informationen versorgen

  • Registrierungslisten und Badges ausdrucken

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Ort öffnen und kontrollieren

    2 Personen

  • Notausgänge freihalten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Leseplätze aufstellen

    3 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Beleuchtung und Kabel prüfen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    3 Personen

  • Büchertische kontrollieren

    3 Personen

  • Publikums-Schalter öffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Programm und Lageplan verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Ersten Redner des Vortrags begleiten

    2 Personen

  • Signierstunde begleiten

    2 Personen

  • Buffet und Getränkestation betreuen

    2 Personen

  • Vortrag des zweiten Redners begleiten

    2 Personen

  • Verkaufte Bücher abrechnen

    2 Personen

  • Publikumsservice-Schalter schließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

  • Letzte Besucher begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Bücher und Materialien einpacken

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr und Küchenutensilien abwaschen

    2 Personen

  • Müll sammeln und sortieren

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration und Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Kaution und Materialien der Standbetreiber abwickeln

    2 Personen

  • Besucherfragen im Anschluss beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 32
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4
  • BücherregaleAnz. 8
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AufbewahrungsboxenAnz. 24
  • TischdeckeAnz. 32

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaraffeAnz. 6

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 3
  • Kasse
  • Geldkassette
  • Etikettendrucker

Beleuchtung

  • SchreibtischlampenAnz. 16
  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 12

Dekoration

  • StandnummernschilderAnz. 32
  • RichtungspfeileAnz. 20
  • ProgrammschilderAnz. 6
  • PosterAnz. 20
  • ZierpflanzenAnz. 12
  • BilderrahmenAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6
  • KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Standbetreiber spätestens zwei bis drei Wochen vor der Messe und erstelle danach den Hallenplan mit Standnummern. So kannst du Preislisten, Ausstellerlisten und Beschilderung mit korrekten Angaben drucken lassen.
  • Öffne die Besucherregistrierung nicht erst in der letzten Woche. Sammle Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung, damit das Catering angepasst und die Menge realistisch bestellt werden kann.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vor Beginn gemeinsam mit dem Vortragsprogramm. Prüfe dabei auch alle Verlängerungskabel und die Stromwege.
  • Plane den Publikumsservice in Schichten von zwei bis drei Stunden und besetze den Schalter während der gesamten Öffnungszeit. Lege Kasse, Geldkassette, Kartenterminals und Etikettendrucker vor Einlass an einem festen Platz bereit.
  • Kontrolliere Büchertische, Stühle, Bücherregale und Beleuchtung am Vortag statt am Morgen der Messe. Beschriftungen, Standnummernschilder und ein Übersichtsplan sollten dann bereits angebracht oder griffbereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstbuchmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort, Teilnahmebedingungen und der Ansprache von Ausstellern. Für eine größere Messe mit Vorträgen und Pressearbeit sind 3 bis 4 Monate realistischer.
Wann sollte die Anmeldung für Aussteller öffnen?
Öffne das Anmeldeformular, sobald Teilnahmebedingungen, Standangebot und Frist feststehen, meist etwa 8 Wochen vor der Messe. Schließe die Anmeldung spätestens 3 Wochen vorher, damit Standnummern und Hallenplan noch rechtzeitig erstellt werden können.
Wie viele Helfer braucht eine Kunstbuchmesse?
Plane mindestens 2 Personen gleichzeitig am Publikumsservice-Schalter ein und ergänze je nach Größe 1 bis 2 Personen für Saal, Technik und Nachschub. Bei parallelen Vorträgen sollte zusätzlich mindestens eine Person den Vortragsbereich betreuen.
Wann muss das Catering für eine Kunstbuchmesse bestellt werden?
Bestelle das Catering etwa 7 bis 10 Tage vorher, nachdem Besucherzahlen und Ernährungswünsche erfasst sind. Getränke, Tassen, Gläser, Teller und Besteck solltest du spätestens am Vortag anhand der erwarteten Gästezahl kontrollieren.

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