Kunstbeurs organiseren: checklist en planning

Een kunstbeurs vraagt om meer dan stands en kunstwerken klaarzetten. Je moet kunstenaars, kunstwerken, bezoekersinformatie, verkoop en catering op elkaar afstemmen. Begin met datum, openingstijden en deelnemers en werk daarna toe naar de inrichting, communicatie en briefing. In de laatste week controleer je onder meer labels, prijskaarten, betaalmiddelen, plattegrond en bewegwijzering. Deze checklist geeft je de volgorde, zodat je minder op de opbouwdag hoeft op te lossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden publiceren
Deelnemende kunstenaars bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online evenementpagina publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kunstenaarsinformatie verzamelen
2 personen
Kunstwerkenlijst controleren
2 personen
Standindeling uitwerken
2 personen
Reserveringen maken
Cateringbestelling plaatsen
Drukwerkbestelling plaatsen
Plattegrond voor bezoekers maken
Kunstenaarsbriefing versturen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Betaalwijze voor verkoop bepalen
2 personen
Prijskaarten voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
Bewegwijzering ontwerpen
Vergunningen en voorwaarden controleren
2 personen
Verzekeringsdocumenten klaarleggen
Contactlijst afdrukken
Kunstenaarslabels afdrukken
2 personen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Standwanden opstellen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Kunstwerken uitladen
4 personen
Kunstwerken ophangen
4 personen
Sculpturen veilig plaatsen
3 personen
Kunstenaarslabels bevestigen
3 personen
Verlichting richten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Betaalapparatuur testen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Programmaboekjes neerleggen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Kunstenaars begeleiden
2 personen
Verkoopregistratie bijhouden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en aangevuld houden
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
Foto's van het evenement maken
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen
Verkoopgegevens verzamelen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Kunstwerken veilig verpakken
4 personen
Kunstwerken uitladen
4 personen
Standwanden demonteren
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringresten opruimen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verkoopoverzichten naar kunstenaars sturen
Bedankbericht versturen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Foto's archiveren
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standwandenaantal 24
Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 8
Registratiebalie
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Sculptuur sokkelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Pinapparatenaantal 4
Tabletsaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Laddersaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Meetlintenaantal 3
Waterpassenaantal 2
Handtrolleysaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 24
Staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 6
Reserve gloeilampenaantal 12

Decoratie

Kunststof tafelkledenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Naamkaarthoudersaantal 40
Fotolijstenaantal 6
Plantenaantal 10
Draad en hakenaantal 100
Kabelbindersaantal 100

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaaksponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig kunstenaars en kunstwerken uiterlijk 4 weken voor de beurs. Verzamel per werk de titel, naam van de maker, afmetingen, verkoopprijs en eventuele bijzonderheden voor labels en de kunstwerkenlijst.
Werk de standindeling minstens 2 weken vooraf uit. Houd rekening met standwanden, tafels, sokkels, loopruimte en zichtlijnen; markeer op de plattegrond waar registratiebalie, catering en verkoop komen.
Plan de communicatie in twee momenten: publiceer de online evenementpagina en verstuur uitnodigingen zodra datum en openingstijden vaststaan, en stuur de kunstenaarsbriefing uiterlijk 7 dagen vooraf.
Test verkoop en registratie 1 dag voor opening. Laad tablets en pinapparaten op, leg oplaadkabels en stekkerdozen klaar en controleer of prijskaarten, naamkaartjes en kunstenaarslabels bij de juiste werken horen.
Maak de opbouwvolgorde op tijd bekend aan vrijwilligers en leveranciers. Richt eerst stands, tafels en verlichting in, plaats daarna kunstwerken en bewegwijzering en reserveer minimaal 60 minuten voor een gezamenlijke eindcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Plan deelnemers, locatievoorwaarden en communicatie in de eerste 4 weken; gebruik de laatste 2 weken voor indeling, drukwerk, catering en vrijwilligers.
Wat moet er op een kunstenaarslabel staan?: Zet minimaal de naam van de kunstenaar, titel van het werk en verkoopprijs op het label. Controleer de volledige set uiterlijk 2 dagen voor opening tegen de definitieve kunstwerkenlijst.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kunstbeurs?: Reken voor een gemiddelde beurs op minimaal 4 uur opbouw en 1 uur eindcontrole. Voeg extra tijd toe als standwanden, verlichting, sokkels of meerdere verkoop- en registratietafels geplaatst moeten worden.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een kunstbeurs?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en plaats de cateringbestelling daarna. Controleer 2 dagen voor de beurs het aantal aanwezigen, de bezorgtijd en de plaats van de buffettafels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.