Kunstmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstmesse steht und fällt mit guter Vorbereitung: Künstler, Werke, Standflächen, Verkauf und Besucherführung müssen zusammenpassen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Termin, Öffnungszeiten und verbindlichen Zusagen. Danach folgen Anmeldungen, Kunstwerkdaten, Standaufteilung, Catering und Drucksachen. In den letzten Tagen zählen vor allem Beschilderung, Technik, Beleuchtung und ein klarer Einsatzplan für Helfer. Die Checkliste mit 78 Aufgaben und 56 benötigten Dingen führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten veröffentlichen
Teilnehmende Künstler bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Veranstaltungsseite veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
Liste der Kunstwerke prüfen
2 Personen
Standaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Cateringbestellung aufgeben
Druckauftrag erteilen
Besucherplan erstellen
Künstler-Info versenden
Freiwillige einplanen
2 Personen
Zahlungsart für den Verkauf festlegen
2 Personen
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
Namensschilder erstellen
Beschilderung entwerfen
Genehmigungen und Bedingungen prüfen
2 Personen
Versicherungsunterlagen bereitlegen
Kontaktliste ausdrucken
Künstleretiketten drucken
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Kunstwerke ausladen
4 Personen
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
Skulpturen sicher aufstellen
3 Personen
Künstleretiketten anbringen
3 Personen
Beleuchtung ausrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Bezahlgeräte testen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Programmhefte auslegen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Eröffnungscheck durchführen
2 Personen

Event

Besucher empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Künstler begleiten
2 Personen
Verkaufsprotokoll führen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber und aufgefüllt halten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Mülleimer leeren
Fotos vom Event machen
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
Verkaufsdaten sammeln
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Kunstwerke sicher verpacken
4 Personen
Kunstwerke ausladen
4 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringreste aufräumen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Ausrüstung prüfen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Verkaufsübersichten an Künstler schicken
Dankesnachricht versenden
Fundsachen bearbeiten
Fotos archivieren
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StandwändeAnz. 24
TischeAnz. 20
StühleAnz. 60
BarhockerAnz. 8
Registrierungstheke
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
SkulpturensockelAnz. 12
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 4
TabletsAnz. 4
LadekabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
LeiternAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 2
MessbänderAnz. 3
WasserwaagenAnz. 2
HandkarrenAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 24
StehlampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
ErsatzglühbirnenAnz. 12

Dekoration

Kunststoff-TischdeckenAnz. 20
WegweiserAnz. 12
Willkommensschild
NamensschildhalterAnz. 40
BilderrahmenAnz. 6
PflanzenAnz. 10
Draht und HakenAnz. 100
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Reinigung

ReinigungsschwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Hole Künstlerzusagen frühzeitig verbindlich ein und sammle danach sofort die Informationen zu Personen und Kunstwerken. So stimmen Künstleretiketten, Programmhefte und Preisschilder später überein.
Plane die Standaufteilung nicht erst am Aufbautag. Miss Standwände, Tische und Skulpturensockel aus und zeichne Wege, Registrierungstheke sowie Besucherplan maßstabsgetreu ein.
Lege den Verkaufsprozess vor dem Druck der Beschilderung fest: Entscheide, ob Kartenlesegeräte oder Tablets genutzt werden, und prüfe Ladekabel, Verlängerungskabel sowie eine stabile Internetverbindung.
Bestelle Catering erst, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Rechne die Bestellung anhand der bestätigten Personenzahl und halte eine kleine Reserve für Nachmeldungen zurück.
Teste Beleuchtung und Beschilderung bei der Aufbauprobe. LED-Spots, Stehlampen, Wegweiser und Willkommensschild müssen aus der Entfernung lesbar sein; Ersatzglühbirnen, Gaffer Tape und Werkzeug gehören griffbereit an den Aufbauort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstmesse organisieren?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Öffnungszeiten und Künstleranfragen. Drucksachen, Catering, Genehmigungen und Versicherungsunterlagen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher geklärt sein.
Wann sollte ich die Einladungen für eine Kunstmesse verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Messe. So bleibt genug Zeit für Anmeldungen, Rückfragen und die Erfassung von Ernährungswünschen.
Wie plane ich die Standaufteilung bei einer Kunstmesse?: Erstelle die Standaufteilung spätestens 3 Wochen vor dem Aufbau und berücksichtige Standwände, Tische, Skulpturensockel sowie ausreichend breite Besucherwege. Prüfe die Maße anschließend direkt vor Ort.
Wann müssen Programmhefte, Künstleretiketten und Preisschilder fertig sein?: Setze eine interne Druckfrist 10 bis 14 Tage vor der Kunstmesse. Vorher sollten Künstlerdaten, Kunstwerkliste, Preise und Standzuordnung vollständig geprüft und freigegeben sein.

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